Key Performance Indicators (KPI) sind für dein KMU von zentraler Bedeutung. Sie messen die entscheidenden Kennzahlen, die den Zustand deines Unternehmens optimal beschreiben. Anstatt Entscheidungen aus dem Bauch heraus zu treffen, kannst du mit einer soliden Datenbasis arbeiten und deine Ziele effektiv erreichen. Dabei geht es nicht nur um Zahlen aus der Buchhaltung, sondern auch um andere Werte, die das gute Funktionieren des Unternehmens widerspiegeln.
Bei Run my Accounts haben wir einen langen Weg in Bezug auf unsere KPI hinter uns. Immer wieder mussten wir feststellen, dass wir entweder die falschen Kennzahlen gemessen haben oder dass unsere Messpunkte nicht aussagekräftig genug waren. Manchmal haben wir zu viele KPI gemessen, manchmal zu wenige. Dieser Findungsprozess ist normal und die KPI sollten sich mit deinem Unternehmen weiterentwickeln.
In diesem Blog möchte ich dir meine Erfahrungen mit KPI als Unternehmer präsentieren und dir ein paar persönliche Tipps mitgeben.
Messen, was wichtig ist!
Jedes KMU ist anders, jede Branche hat ihre eigenen Besonderheiten und jeder Unternehmer verfolgt unterschiedliche Ziele. Es kommt auch darauf an, in welchem Stadium sich dein Unternehmen befindet: Ein Startup hat komplett andere Bedürfnisse als ein etabliertes Unternehmen. Deshalb gibt es auch keine universelle Liste an KPI, die jedes KMU verfolgen sollte.
Unsere Erfahrung zeigt, dass es zentral ist, dass die aktuellen Unternehmensziele in den KPI widerspiegeln. Was willst du erreichen? Dann solltest du genau die Kennzahlen messen, die deinen Erfolg widerspiegeln. Ohne Messung keine Zielerreichung! KPI helfen dir, den richtigen Fokus zu wahren und einen genauen Blick auf die wesentlichen Punkte zu werfen. Wenn dir der Umsatz wichtig ist, dann musst du die Entwicklung des Umsatzes messen. Willst du deine Kundenbasis erweitern, dann miss, wie viele neue Kunden du gewinnst. Legst du Wert auf Qualitätssteigerung, dann finde eine geeignete Kennzahl dafür.
KPI als Motor für den Kulturwandel
Um dein Unternehmen mithilfe von KPI zum Erfolg zu führen, reicht es nicht aus, die wichtigsten Zahlen einmal pro Monat zu prüfen. KPI sollten das Instrument sein, mit dem du deinen Zielen näherkommst. Es ist hilfreich, wenn die verantwortlichen Personen ihre KPI selbst dem Team präsentieren. So hören alle direkt, warum Ziele erreicht wurden oder nicht. Das fördert Diskussionen darüber, was man unternehmen muss, um die Ziele zu erreichen. Verantwortliche Mitarbeiter sind dafür die richtigen Ansprechpartner. Sie fühlen ihre eigene Verantwortung und verstehen, was es bedeutet, die richtigen Ziele zu erreichen.
Stetiger Vergleich mit den Zielen
Gute KPI eignen sich hervorragend dazu, in eine zeitliche Abfolge gestellt und mit Zielen, Budgets oder dem Vorjahr verglichen zu werden. So erkennst du schnell, ob du auf Kurs bist. Manchmal dauert es, bis man erste Erfolge sieht. Etappenziele können hilfreich sein, um erste Erfolge zu feiern und Motivation zu erhalten. Setze die Ziele nicht zu hoch an, um Ohnmachtsgefühle zu vermeiden. Die Zielerreichung darf ruhig mit dem Team zusammen gefeiert werden!
KPI hinterfragen und anpassen
Damit KPI nicht zu einem bürokratischen Monster verkommen, solltest du sie regelmäßig hinterfragen. Was sagt der Wert aus? Wollen wir ihn weiterhin verfolgen? Wie relevant ist er wirklich? Wird er korrekt gemessen? Werte, die nichts Wichtiges aufzeigen, die du nicht solide messen oder vergleichen kannst oder die für deine Zielerreichung irrelevant sind, sollten aus dem KPI-System entfernt werden. Entferne diese, bevor du oder deine Mitarbeiter die Lust an unnützen KPI verlieren.
Rückspiegel oder Blick nach vorne?
Es gibt KPI, die dir einen Blick in die Vergangenheit erlauben und solche, die einen Ausblick in die Zukunft bieten. Beide Perspektiven sind wichtig. Der richtige Mix macht es aus! Mit dem Blick in die Zukunft kannst du versuchen, die Resultate heute zu beeinflussen. Der Blick in die Vergangenheit zeigt dir, was du bereits erreicht hast. Beispielsweise ist die Kundenzufriedenheit ein Wert, der dir hilft, in die Zukunft zu schauen: Zufriedene Kunden werden wieder bei dir kaufen. Der Gewinn hingegen zeigt, wie erfolgreich du in der vergangenen Periode warst.
Das passende Werkzeug für dein KPI-System
Es gibt fantastische Tools, um KPI zu ermitteln und darzustellen. Google Data Studio oder Tableau sind besonders geeignet, Daten in ansprechenden Dashboards intuitiv darzustellen. Allerdings sind diese Tools auch aufwändig aufzusetzen und zu pflegen.
Wir haben die besten Erfahrungen mit einem einfachen Google Sheet gemacht. Die für die KPI verantwortliche Person wird neben dem Namen eingetragen. Sie hat die Aufgabe, den Wert zu ermitteln und ihn bis zum 5. Arbeitstag nach Monatsende einzutragen. In jeder Spalte ist ein Monat aufgeführt und in den Zeilen stehen die jeweiligen KPI.
Unsere Top 10 KPI für heute
Einige Key Performance Indicators haben universellen Charakter und können in den meisten Unternehmen nützlich sein. Hier sind einige aktualisierte und heute relevante Kennzahlen:
Nr. 1: Umsatz Der Umsatz sollte in keinem KPI-Dashboard fehlen. Er zeigt, wie viel in der Unternehmung geleistet wurde und ob die Wachstumsziele erreicht werden konnten. Auch der Umsatz pro Bereich oder Produkt kann interessant sein. Bei Geschäftsmodellen mit wiederkehrenden Umsätzen ist auch der neu hinzugewonnene Umsatz relevant.
Nr. 2: Gewinn Der Gewinn zeigt, ob dein Unternehmen profitabler wird. Schwankungen sind normal, aber der Gewinn zeigt dir, ob dein Unternehmen mehr einnimmt als ausgibt.
Nr. 3: Cashflow Im Bereich des Cashflows gibt es viele KPI. Eine wesentliche Kennzahl ist, wie viel Geld auf den Bankkonten verfügbar ist. Wir messen den höchsten und niedrigsten Wert des Monats. Schwankungen im Jahresverlauf geben gute Einblicke in das Unternehmensgeschehen.
Nr. 4: Anzahl der Kunden Die Anzahl der Kunden ist eine wesentliche Größe. Sie zeigt, ob du neue Kunden gewinnst oder verlierst. Bei Laufkundschaft kann diese Kennzahl die Kundenfrequenz anzeigen.
Nr. 5: Durchschnittsumsatz pro Kunde Diese Kennzahl zeigt, ob es dir gelingt, deinen Kunden mehr Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen.
Nr. 6: Mitarbeiterzufriedenheit Glückliche Mitarbeiter sind produktiver und bleiben länger im Unternehmen. Regelmäßige Mitarbeiterumfragen und der Employee Net Promoter Score (eNPS) können dir helfen, die Zufriedenheit im Team zu messen.
Nr. 7: Mitarbeiterfluktuation Die Fluktuationsrate gibt Aufschluss darüber, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Eine niedrige Rate ist meist ein Zeichen für ein gutes Arbeitsklima.
Nr. 8: Zahlungsverzugsquote Diese Kennzahl zählt alle offenen Rechnungen, die 60 Tage nach Fälligkeitsdatum noch nicht bezahlt sind. Alternativ kannst du die Anzahl der verschickten Mahnungen verfolgen.
Nr. 9: Webseitenbesucher Bei einem Online-Business ist die Anzahl der Webseitenbesucher eine spannende Kennzahl. Google Analytics liefert hierzu viele interessante Zahlen.
Nr. 10: Net Promoter Score (NPS) Die Kundenzufriedenheit sollte in keinem KPI-System fehlen. Der NPS gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass Kunden dich weiterempfehlen. Dies ist ein wichtiger Indikator für zukünftige Erfolge.
Weitere interessante KPI
Abhängig von deiner Branche und deinem Geschäftsmodell könnten diese Kennzahlen ebenfalls relevant sein:
- Produktionseinheiten pro Stunde: Wie viele Einheiten stellst du durchschnittlich pro Stunde her?
- Service-Level: Wie hoch ist die Zufriedenheit deiner Kunden mit deinem Service?
- Durchlaufzeit: Wie schnell durchläuft ein Produkt im Durchschnitt dein Unternehmen?
- Vertriebseffizienz: Wie hoch ist die Erfolgsquote deiner Vertriebsteams?
Fazit
KPI sind ein mächtiges Instrument, um den Erfolg deines Unternehmens zu steuern. Sie helfen dir, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Fokus auf das Wesentliche zu richten. Mit den richtigen Kennzahlen kannst du die Leistung deines Unternehmens verbessern und deine Ziele effektiv erreichen. Bleibe flexibel, hinterfrage regelmäßig deine KPI und passe sie an die aktuellen Bedürfnisse deines Unternehmens an.
Setzen Sie jetzt auf eine tagesaktuelle Buchhaltung!
Mitten in der Krise sind verlässliche Finanzen wichtiger denn je. Entscheiden Sie auf Basis von Zahlen und Fakten, anstatt auf Ihrem Bauchgefühl.
