In der Lohnbuchhaltung haben selbst kleine Ausrutscher ein hohes Schadenpotential: Eine Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen kann schnell in die Tausende von Franken gehen. Gesamtarbeitsverträge, Quellensteuer, Geschäftsautos, Mitarbeiterbeteiligungen, Kantonale Unterschiede und vieles mehr machen die Lohnbuchhaltung zu einem Expertenjob. Jeder Aspekt muss berücksichtigt werden. Wir zeigen Ihnen sechs Hürden der Lohnbuchhaltung auf und zeigen Ihnen Lösungen auf.
1. Quellensteuer korrekt abrechnen
Fast jeder Kanton hat eine eigene Wegleitung wie man Quellensteuer abzurechnen hat! Zum Glück sind die Unterschiede oft nicht gross. Trotzdem ist es wichtig die jeweiligen Eigenheiten zu berücksichtigen. Die Komplexität steigt laufend, weil sich im Bereich der Quellensteuer vieles entwickelt und verändert. Wenn Sie die Löhne in verschiedenen Kantonen abrechnen, müssen Sie auf dem Laufenden bleiben. Ebenfalls gab es in den vergangenen Jahren eine grössere Revision des Gesetzes im Bereich der Quellensteuern. Das GEsetz ist per 01.01.2021 in Kraft getreten. Speziell zu beachten sind die definitiven Regelungen zu Arbeitnehmern mit mehreren Arbeitgebern und den Einfluss dieses Sachverhaltes auf die Quellensteueransätze. Ausserdem gibt es neue Ansprechstellen in gewissen Bereichen, welche nicht mehr beim Kanton sondern vermehrt bei der Gemeinde ist. Mehr darüber finden Sie in unserem Blog Quellensteuern ab 2021: Das müssen Sie im KMU beachten.
2. Arbeitszeit richtig erfassen
Zeitererfassung gehört im weiteren Sinn ebenfalls zur Lohnbuchhaltung. Grundsätzlich müssen Mitarbeiter in der Schweiz seit einigen Jahren die Arbeitszeit erfassen. Seit 2016 hat es aber gesetzliche Lockerungen gegeben. Das bedeutet, dass Mitarbeitende mit Gestaltungsfreiraum Ihre Arbeitszeit vereinfacht oder überhaupt nicht aufschreiben müssen. Alles muss sich im Rahmen der Arbeitsgesetz und Verordnungen halten. Hier empfehlen wir mit Ihrem KMU eine möglichst praktische Lösung zu finden. Damit die Zeiterfassung einfach von der Hand geht, können moderne Software-Lösungen wie Harvest oder TimeStatement helfen.
3. Herausforderungen im Lohnausweis
Mitarbeitende wie auch Steuerverwaltungen vertrauen darauf, dass die Lohnausweise korrekt ausgefüllt sind. Ein Lohnausweis ist eine Urkunde im strafrechtlichen Sinn nach StGB 110 IV. Das amtliche Formular muss wahrheitsgetreu und fristgerecht ausgestellt werden. Wer diese Bescheinigungspflicht verletzt, dem droht eine Busse bis CHF 10‘000. Schlimmer noch: Eine falsche Deklaration kann als Mithilfe zur Steuerhinterziehung oder Urkundenfälschung geahndet werden. Deshalb ist es entscheidend, dass alles korrekt deklariert ist. Dies beginnt bei der Zuordnung der korrekten Lohnausweisziffer in Ihrer Lohnsoftware. Folgende Hilfsmittel gibt es vom Bund oder der Schweizerischen Steuerkonferenz:
- Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung
- Fragen und Antworten zum Lohnausweis (LA)
- Wegleitung über den massgebeden Lohn in der AHV, IV und EO
4. Geschäftsautos: eine Herausforderung der Lohnbuchhaltung
Verkäufer im Aussendienst, Monteure und Servicetechniker sind Mitarbeitende, die viel unterwegs sind und oft ein Geschäftsauto besitzen. Dieses Detail muss in der Lohnbuchhaltung vermerkt und auf dem Lohnausweis deklariert werden. Bei Ziffer 15 im Lohnausweis müssen Sie den Anteil im Aussendienst bestätigen. So verhindern Sie, dass den Mitarbeitenden eine Aufrechnungen für den Arbeitsweg droht.
5. Taggelder oder Leistungen von Sozialversicherungen korrekt abrechnen
Eine grössere Hürde für viele Arbeitgeber stellen jeweils die Leistungen von Sozialversicherungen, deren Berechnung und auch Bereinigung innerhalb der Lohnbuchhaltung dar. Oft vernachlässigt wird die Verrechnung des Taggeldes mit dem Lohn. Denn der Arbeitnehmer sowie der Arbeitgeberanteil an Sozialversicherungen, welche auf dem normalen Lohn anfallen, entfallen bei EO-/MSE- sowie Kranken-/Unfalltaggeldleistungen auf unterschiedliche Weise. Oft melden die Arbeitgeber eine zu hohe Lohnsumme, respektiv bezahlt man zu hohe Beiträge. Dies sollten Sie vermeiden.
6. Simple Lohnsoftware für die Lohnbuchhaltung finden
Hier gibt es unzählige gute und auch weniger passende Software-Lösungen. Am besten hören Sie sich in Ihrem Netzwerk um was da genutzt wird. Schlussendlich gilt es zwei, drei Anbieter zu testen. Einer unserer meist genutzten Downloads ist das Lohnbuchhaltungs-Excel Pro für bis zu 10 Mitarbeitende. Gerade Startups oder kleinere KMU fahren mit diesem einfachen Excel sehr gut und sicher durch die Lohnbuchhaltung.
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