Wir freuen uns, Ihnen heute ein exklusives Interview mit Yves Helbling, dem Geschäftsführer und Leiter Treuhand bei Run my Accounts AG, präsentieren zu können. Yves Helbling bringt Jahre lange Erfahrung in der digitalen Buchhaltung mit und wird uns spannende Einblicke in aktuelle Trends, Herausforderungen und Lösungen in der Buchhaltungsbranche geben. Das Interview führte Halit Bajrami, Junior Sales und Marketing Manager bei Run my Accounts AG.
Vorteile von Online-Buchhaltungslösungen
Frage: Welche Vorteile bringt die Nutzung von Online-Buchhaltungslösungen im Vergleich zu traditionellen Methoden?
Antwort: Mit einer Online-Buchhaltungslösung hat der Kunde und Treuhänder jederzeit und überall Zugriff auf die Finanzbuchhaltung. Somit ist der Kunde stets über die aktuelle Finanzlage der Unternehmung informiert, kann offene Posten einsehen, Belege zur Verbuchung einreichen, Zahlungen freigeben uvm. Ebenfalls vereinfacht eine Online-Buchhaltungslösung die direkte Integration von Systemen wie bspw. Webshops, Kassenlösungen via API. Eine digitalisierte Buchhaltung steigert zudem die Effizienz und spart Kosten. Abgesehen davon muss sich die Firma nicht um den Betrieb der Buchhaltungs-Software und das Installieren von Updates kümmern.
Herausforderungen für KMUs (Kleine und Mittelständische Unternehmen)
Frage: Welche Herausforderungen sehen Sie für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Buchhaltung, und wie können sie diese überwinden?
Antwort: Das Führen einer Buchhaltung erfordert vertiefte Fachkenntnis in den Bereichen MWST, Sozialversicherungen und Steuern. Speziell im internationalen Austausch, z.B. mit Kunden und Lieferanten aus der Europäischen Union, wird die Regulierungsdichte speziell im Bereich der Buchhaltung immer höher und der Wandel schreitet rasch voran, so dass zusätzliche Kompetenzen erforderlich sind. Soll eine Buchhaltung aussagekräftig und ordnungsgemäss geführt sein, dann muss geschultes Fachpersonal die Aufgabe übernehmen. Doch in Zeiten des Fachkräftemangels erleben mehr und mehr KMU und auch Treuhänder, dass geeignetes Fachpersonal rar ist. Viele KMU können ihre Buchhalter-Stellen nicht mehr besetzen.
Datensicherheit
Frage: Wie hilft Ihre Software den Unternehmen, ihre Buchhaltungsdaten sicher und geschützt zu halten?
Antwort: Sensible Finanz- und Lohndaten müssen stets vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Beginnend mit einer zwei Faktoren Authentifizierung für den Zugriff auf die Buchhaltung. Dank unterschiedlicher User-Rollen kann genau bestimmt werden, wer auf welche Daten Zugriff erhält und welche Rechte hat. Die Daten unserer Kunden liegen gut geschützt in einem Schweizer Rechenzentrum und mit Drittanbietern bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge. Zudem werden alle Belege mit einem GeBüv-Zeitstempel signiert, wodurch grundsätzlich der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gegeben ist.
Vermeidung von Buchhaltungsfehlern
Frage: Was sind die häufigsten Buchhaltungsfehler, die Unternehmen machen, und wie können diese vermieden werden?
Antwort: Gerade fachlich nicht versierte Mitarbeiter oder ungeschultes Personal denkt, dass mit der blossen Erfassung der Buchungsbelege die Buchhaltung erledigt sei. Doch damit die Qualität stimmt, muss der Buchhalter eine Helikopterperspektive einnehmen und die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Konten überprüfen. In der Buchhaltung wird dieser Vorgang „Abstimmung“ genannt: Wurden die Buchungen einheitlich auf einzelne Konten vorgenommen? Sind die MWST-Buchungen korrekt auf den entsprechenden Vorsteuer- und MWST-Konten verbucht? Stimmt der Saldo in der Kasse mit dem vorhandenen Bargeld überein? Sind in der Bilanz aufgeführten Ausstände gegenüber den einzelnen Sozialversicherungen korrekt? Stimmen die Debitoren- und Kreditoren-Salden tatsächlich mit den Nebenbüchern überein? Erst wenn all diese und weitere Fragen mit einem klaren „Ja!“ beantwortet werden kann, dann ist die Buchhaltung fehlerfrei. Die Abstimmung der Buchhaltung ist ein zentraler Aspekt und diese dauert manchmal genau so lange, wie das Erfassen aller Buchungsbelege.
Vorteile tagesaktueller Buchhaltung
Frage: Wie kann eine tagesaktuelle Buchhaltung die Entscheidungsfindung in einem Unternehmen verbessern?
Antwort:
- Verbesserte Liquiditätsplanung, dank aktueller Einsicht auf Banksaldo, offene Kundenguthaben und Lieferantenschulden. Kombiniert mit unserem Zahlungsmodul für die Freigabe von Rechnungen kann die Liquidität sehr gut gesteuert werden.
- Zeitnahes Mahnwesen dank vollständiger Belege und automatisiertem Zahlungsabgleich.
- Margen- und Rentabilitäts-Berechnungen für Produkte und Dienstleistungen können sehr gut auf Monatsbasis durchgeführt werden wodurch rasche Anpassungen von Angebot und Preis erfolgen können.
- Monatlicher Budgetvergleich dank aktueller Daten ohne Verzögerung möglich was wiederum hilft bei Abweichungen unmittelbar Massnahmen zu treffen.
- Neue Kunden, die zu uns kommen, haben vorher zur Unternehmensführung oft Excel Sheets geführt, in der sie die aktuelle Situation ihres Unternehmens darstellen wollten. Wäre die Buchhaltung aktuell geführt worden, hätte man sich den Aufwand für diese trivialen und oftmals wenig aussagekräftigen Tools ersparen können.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz
Frage: Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz (KI) in der modernen Buchhaltung, und wie setzt Run my Accounts AG diese Technologie ein?
Antwort: Run my Accounts hat schon seit der Gründung im Jahr 2008 mit Machine-Learning und KI experimentiert und seit 2010 waren erste solche Systeme bei uns im produktiven Einsatz. Dank diesen Systemen konnten wir uns einen enormen Effizienzvorteil gegenüber anderen Treuhändern und internen Buchhaltern erarbeiten und wir haben einen enormen Erfahrungsschatz angereichert. Heute haben wir in der Infoniqa-Gruppe zahlreiche KI-Ingenieure mit an Bord, die uns helfen, das Potential der Künstlichen Intelligenz weiter zu nutzen und auszubauen. Wir sind überzeugt, dass sich gerade im Bereich der Buchhaltung und Salärabrechnung noch ganz viel tun wird und dass letztlich der Mensch nur noch eine beschränkte Rolle einnehmen werden muss. Damit das so weit kommt, ist jedoch nicht nur eine weitere Entwicklung der KI-Tools erforderlich, gerade auch die Digitalisierung muss über die Einführung von strukturierten Digitalen Belegformaten und API weiter fortschreiten.
Onboarding neuer Kunden
Frage: Wie wichtig ist das Onboarding neuer Kunden, und welche Schritte unternehmen Sie, um sicherzustellen, dass dies reibungslos verläuft?
Antwort: Digitalisierung geht nicht ohne Standardisierung. Gerade deshalb ist das Onboarding neuer Kunden für uns ein sehr wichtiger Prozess, mit dem wir uns bei jedem neuen Kunden intensiv beschäftigen. Das Onbarding besteht aus dem technischen Mandanten Setup, einer Software-Schulung, einem Kickoff Gespräch mit seinem RMA-Treuhänder und einer möglichen Aufarbeitung von Buchhaltungsdaten in unserem System. Ziel ist es, die Buchhaltung des Kunden eng an unsere Standard-Prozesse anzupassen, damit diese so weit wie möglich digitalisiert und automatisiert werden können. Durch erprobte und definierte Arbeitsabläufe sowie der Dokumentation von relevanten Informationen und Tätigkeiten, welche allen Beteiligten zur Verfügung stehen, erreichen wir eine hohe Kunden-Zufriedenheit und die möglichst effiziente Führung und gleichzeitig eine hohe tagesaktuelle Aussagekraft der Kundenbuchhaltungen.
Zukunft der Buchhaltungsbranche
Frage: Wie wird sich die Buchhaltungsbranche Ihrer Meinung nach in den nächsten fünf Jahren entwickeln?
Antwort: Trotz rasch fortschreitender Verbesserung von KI-Tools, wird es auch in Zukunft noch Fachpersonal mit entsprechendem Fachwissen brauchen. Standardisierbare Tätigkeiten werden mehr und mehr automatisiert. Ein funktionierendes Zusammenspiel zwischen Menschen und Maschine sowie Vertrauen in ML (Machine-Learning) & KI werden wichtige Voraussetzungen sein. Das Potenzial ist riesig. Trotz allem: Oftmals bleiben sogenannte Fortschritte teilweise eher Symptom-Bekämpfungen als Ursachen-Behebung. Der Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Entitäten ist nicht einheitlich und oftmals nicht digital – zu vieles basiert in der Buchhaltung noch immer auf Papier oder PDF. Gefragt werden digitale Formate, die mit maschinenlesbaren strukturierten Formaten (XML, JSON, …) angereichert wären. Ein Beispiel wäre das ZUGFeRD Format. Es wird noch eine Weile dauern, bis der Markt nicht mehr digitalisieren muss sondern digital ist. Es geht nicht ausschliesslich um das Vorhandensein von innovativen Produkten und technischem Fortschritt, sondern auch um die Bereitschaft zur Veränderung, was meiner Ansicht nach auch eine Frage der Generationen ist.
Kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistungen
Frage: Welche Massnahmen ergreifen Sie, um Ihre Buchhaltungslösungen ständig zu verbessern und auf dem neuesten Stand zu halten?
Antwort: Run my Accounts ist für Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zertifiziert. Unsere Dienstleistungs-Prozesse sind stark standardisiert. Unsere Prozess-Experten nehmen Feedback von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten auf und setzen entsprechende Massnahmen um. Pro Quartal werden regelmässig über auf allen Ebenen über 300 Verbesserungsvorschläge diskutiert. Unser Product-Manager und unsere Product-Ownerin nehmen ebenfalls Feedbacks zum Produkt entgegen und sind stets über aktuelle Trends und Neuerungen auf dem Markt informiert.
Steigerung der Effizienz und Produktivität
Frage: Wie hilft Ihre Plattform dabei, die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens zu steigern?
Antwort: Dank tagesaktueller Daten, vollständig digitalisierter und standardisierter Abwicklung, der Online-Verfügbarkeit unserer Software, unseren Marktplatzpartnern, einer direkten verantwortlichen Ansprechperson und abgestimmten Prozessen profitiert der Kunde in vielerlei Hinsicht. Wir digitalisieren die Buchhaltungs-Prozesse unserer Kunden. Dank dem Outsourcing kann sich der Kunde auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, muss sich nicht um eigenes Buchhaltungs-Personal kümmern und kann auf Basis von Kennzahlen zeitnahe Entscheidungen treffen.
Zusätzliche Dienstleistungen
Frage: Welche zusätzlichen Dienstleistungen bieten Sie neben der reinen Buchhaltung an, um Unternehmen umfassend zu unterstützen?
Antwort: Wir bieten unseren Kunden Dienstleistungen im Bereich Finanz- und Lohnbuchhaltung an. Dank unserer top ausgebildeten Mitarbeiter können wir Kunden in vielen Fragestellungen rund um die finanzielle Führung ihres Unternehmens unterstützen. Und wo wir ggf. etwas nicht abdecken, stehen unseren Kunden viele Marktplatz-Partner zur Verfügung.
Verwaltung von Spesen
Frage: Wie unterstützt das Spesen-App von Run my Accounts AG Unternehmen bei der effizienten Verwaltung und Abrechnung von Spesen?
Antwort: Unsere Spesen-App eignet sich hervorragend, um Quittungen vor Ort direkt mit einem Smartphone zu scannen und einzureichen. Egal ob privat bezahlt oder über eine Geschäftskreditkarte. Dieses Vorgehen reduziert das Risiko von fehlenden Belegen in der Buchhaltung, digitalisiert und archiviert den Beleg in unserer Software. Dank dem Spesen-Workflow ist die Genehmigung eingereichter Spesen durch den Vorgesetzten einfach und effizient. Barspesen von Mitarbeitern werden ihm direkt über eine Banküberweisung entschädigt. All das ist voll in unseren Buchhaltungs-Prozess und unsere Software integriert.
Vielen Dank, Herr Helbling, für dieses aufschlussreiche Interview und Ihre wertvollen Einblicke. Wir sind sicher, dass unsere Leser davon profitieren werden. Wenn Sie, liebe Leser, Fragen haben oder mehr über unsere Dienstleistungen erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldungen und wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg!
