Kostenstellen, Projekte und TAGs

So kennzeichnen Sie bei Run my Accounts Ihre Kostenstellen, Projekte usw.:

Grundsätzliches

Sie können Ihre Belege bei Run my Accounts markieren („taggen“) und die Buchhaltung über diese Markierungen auswerten.

Run my Accounts bietet dazu folgende Anwendungen:

  • Kostenstellenrechnung / Profit Center
  • Projekterfolgsrechnung
  • TAGs (freie Markierungen), z.B. zur Auswertung von
    • Auswertung von Filialen
    • Auswertung von Geschäftsbereichen

Erstellung von TAGs

Sie können Ihre TAGs selber erstellen. Dazu kaufen Sie selbstklebende Etiketten (z.B. Avery Zweckform Universal-Etiketten 3420 70 mm x 16,9 mm) und bedrucken diese selber. Vorlagen für die bei Run my Accounts genutzten Markierungen finden Sie hier:

Aufkleben von TAGs

Bitte achten Sie darauf, dass Sie die TAGs möglichst oben auf der linken Blattseite und gerade aufkleben! Die TAGs müssen sich zwingend auf der ersten Seite des Beleges befinden.

TAGs

Im Gegensatz zur Nutzung von Kostenstellen/Profit Center oder Projektabrechnungen bleiben Sie bei der Verwendung von TAGs völlig frei und flexibel. TAGs können immer wieder neu definiert werden und passen sich laufend Ihren Bedürfnissen an (z.B. wechselnde Projekte).

Ein TAG besteht immer aus der folgenden Form:

<TAG:tagname>

Wobei „tagname“ das Projekt bezeichnet.

TAGs werden von Run my Accounts automatisch und ohne Zutun eines Mitarbeiters ausgelesen und ins Feld „Bemerkungen“ geschrieben. Über dieses Feld können Sie Ihre Belege auswerten. TAGs können im Kreditoren- als auch im Debitorenmodul ausgewertet werden.

Bemerkungen:

  • Schreiben Sie das auszuwertende Projekt ins Feld „Bemerkungen“. Sie können auch nur ein Teil des Projektes einfügen. Damit können Haupt- und Unterprojekte unterschieden werden.
  • Markieren Sie die Checkbox „Betrag“. Die Spalte Betrag zeigt Ihnen den Nettobetrag der Rechnungen an (Rechnungsbetrag exkl. MWST).
  • Mit Vorteil markieren Sie die Checkbox „Bemerkungen“, damit Ihnen der Projektname auch in der Übersicht angezeigt wird.

Limmitierungen

  • Es kann nur ein TAG pro Beleg verwendet werden. D.h. ein Beleg muss eindeutig einem TAG zugewiesen werden können.
  • Tagging ist nur für Kreditorenbelege und Spesenabrechnungen möglich. FiBu-Buchungen lassen sich nicht mit TAGs auswerten.
  • Im Bereich der Debitoren müssen Sie die TAGs im Feld Bemerkungen erfassen. Alternativ und nach Absprache mit Run my Accounts kann auch ein anderes Feld benutzt werden, falls das Bemerkungen-Feld im Template genutzt wird.

Kostenstellen / Profit Center

Kostenstellen müssen vor der Nutzung von Run my Accounts in Ihrer Buchhaltung implementiert werden.

Projekte

Projekte müssen eingerichtet sein, damit Projekt-TAGs ausgelesen werden können.

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