Wiederkehrende Buchungen

Wiederkehrende Buchungen: Allgemeines

Was sind wiederkehrende Buchungen?

Sie erleichtern Ihnen das Erstellen von periodischen Rechnungen. Alternativ können Sie eine bereits erstellte Rechnung oder einen Entwurf als Vorlage verwenden, was allerdings umständlicher ist.

Wann sollten wiederkehrende Buchungen verwendet werden?

Immer dann, wenn Sie periodische Rechnungen mit möglichst wenig Aufwand erstellen möchten. Je höher die Anzahl der zu erstellenden Rechnung ist, umso mehr profitieren Sie davon.

An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

Unser Support steht Ihnen gerne zur Verfügung unter +41 44 500 46 70 oder support@runmyaccounts.com.

Rechnungen terminieren

  1. Unter Kunden- Debitoren – Debitorenrechnung haben Sie in der Eingabemaske für Rechnungen einen Knopf „Buchungstermine“. Über einen Klick auf diesen Knopf, erreichen Sie eine neue Eingabemaske:

  • Referenz:
    • leer lassen, falls immer eine neue Rechnungsnummer mit neuer Einzahlungsschein-Referenznummer generiert werden soll.
    • Ausfüllen, falls immer die selbe Rechnungsnummer und der selbe Einzahlungsschein verwendet werden soll.
  • Beschreibung: z.B. Abo Kunde X
  • 1. Wiederholungsdatum: Datum an dem die erste Nachfolgerechnung erstellt werden soll.
  • Zahlung mitbuchen: Hacken setzten, sofern Ihnen das Zahldatum Ihres Kunden bereits bekannt ist. Die Zahlung wird dann gleichzeitig mitgebucht.
  • Wiederholen: Definition des Rechnungsrhythmus
  • Email: Email Funktionen lassen sich definieren. Achtung: bei Aktivierung werden die Rechnungen beim Auslösen der Wiederkehrenden Buchung via Email automatisch und unverändert an Ihren Kunden versandt. Sie können keine Änderungen mehr vornehmen oder Kontrollen durchführen.
  1. Speichern Sie die Buchungstermine ab.
  2. Fahren Sie mit der Erfassung der ursprünglichen Rechnung fort nach den Angaben unter Rechnung erfassen.

Sie können bei der Erstellung von Wiederkehrenden Buchungen Variablen für Perioden einsetzen.

Terminierte Rechnungen auslösen

 

  1. Im neuen Menupunkt „Periodische Buchungen“ gibt es eine Auflistung aller wiederkehrenden Buchungen.
  2. Rechnungen, die verarbeitet werden sollten (terminiertes Datum erreicht oder überschritten), sind bereits mit einem Hacken markiert. Hacken können auch manuell gesetzt werden. Wiederkehrende Buchungen, deren Zeitplan bereits abgearbeitet ist, haben keine Box, in der ein Hacken gesetzt werden kann.
  3. Mit einem Klick auf „Buchung erstellen“ werden die mit einem Hacken markierten Buchungen abgearbeitet: die Rechnungen werden automatisch generiert und gebucht. Oben links werden die generierten Rechnungsnummern angezeigt.
  4. Die generierten Rechnungen können über Debitoren – Berichte – Offen gesucht und angepasst werden (Rechnung erfassen).
  5. Falls Sie an den Rechnungen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Buchen.

Viele neue Rechnungen können mittels Massenverarbeitungs-Funktion mit einem Klick gedruckt werden.

Anmerkungen

  • Als Template steht immer die Rechnung zur Verfügung, für welche die Buchungstermine gesetzt sind. Wird die ursprüngliche Rechnung abgeändert, dann werden auch die nachfolgenden Rechnungen entsprechend abgeändert.
  • Falsch generierte Rechnungen suchen Sie über Debitoren – Berichte – Offen und löschen diese mit einem Klick auf den Knopf „Löschen“.
  • Buchungstermine können für bereits gebuchte Rechnungen gesetzt werden.
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