Wie Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden positiv beeinflussen können

Hohe Debitoren-Ausstände der Kunden gehören leider bei vielen KMU zum Alltag. Die Zahlungsmoral wird seit einiger Zeit auch in der Schweiz immer schlechter. Verspätete Zahlungen oder gar Debitorenverluste sind ein erhebliches Risiko für viele Unternehmen geworden. Jede ausgefallene Zahlung braucht sehr viele korrekt bezahlende Kunden um kompensiert werden zu können.

Ein hoher Debitoren-Ausstand ist teuer, weil er Kapital bindet. Der Unternehmung werden dadurch flüssige Mittel entzogen, welche für die Bezahlung der eigenen Löhne und der Lieferanten überlebenswichtig sind. Oftmals müssen sich Unternehmen über Bankkredite finanzieren oder brauchen mehr Eigenkapital, was die unternehmerische Freiheit einschränkt.

Als Buchführungs-Dienstleister von mittlerweile sehr vielen Unternehmen haben wir einen tiefen Einblick in die Problematik (Kunden welche sowohl Rechungen schreiben und auch bezahlen). Der Umgang mit schlecht zahlenden Kunden gehört sicher zum unangenehmeren im Geschäftsleben. Eine professionelle und bestimmte Abwicklung solcher Fälle hilft, das Risiko zu vermindern.

Wir sehen immer wieder, dass nachfolgende Massnahmen helfen, schneller und mit grösserer Wahrscheinlichkeit zum Geld zu kommen. Dabei gibt es Punkte, die vor Vertragsabschluss und nach der Rechnungsstellung greifen.

Im Vorfeld können Sie das Zahlungsverhalten Ihrer zukünftigen Kunden über folgende Massnahmen beeinflussen:

  • Vorausgehende umfassende Abklärung der Kreditwürdigkeit von potentiellen Kunden: Wer die Bonität seiner möglichen Partner vor Vertragsabschluss abklären lässt, kann das Risiko vermindern, mit schlechten Zahlern oder gar Betrügern und Hochstaplern ins Geschäft zu kommen. Es ist aber auch wichtig, über Veränderungen der Kreditwürdigkeit von bestehenden Kunden Informationen zu erhalten. Firmen wie Intrum Justitia AG, Creditreform oder Dun & Bradstreet stellen Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte zur Verfügung.
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen mit Nachteilen für schlechte Zahler: Im Vertrag oder den AGB kann man verschiedene Klauseln aufnehmen, welche die richtigen Anreize setzen. Dazu gehören zum Beispiel Mahngebühren, Verzugszinsen oder eine Klausel, die es einem erlaubt, Leistungen bei fehlenden Zahlungen einzustellen. So kann der Druck aufrecht erhalten werden, nicht säumig zu werden.
  • Leistungen gegen Vorauszahlung / Anzahlung: Manche Geschäftsmodelle eignen sich dafür, Leistungen nur gegen Vorauszahlung oder gegen Anzahlungen zu erbringen. Das Risiko von Zahlungsausfällen wird so verhindert und man erhält erst noch einen „Kredit“ von seinen Kunden.
  • Gute und regelmässige Kundenbeziehungen: Pflegen Sie wenn möglich eine gute, enge und persönliche Beziehung zu Ihren Kunden. Damit steigt der moralische Druck, den Verpflichtungen pünktlich nachzukommen.
  • Gewährung von Vorteilen bei rascher Zahlung: Wenn Sie Ihren Kunden Skonto gewähren, hilft dies, einen raschen Zahlungseingang sicherzustellen. Beachten Sie aber, dass Skonto eine sehr teure Massnahme ist: 2 Prozent innerhalb von 10 Tagen zu gewähren, bedeutet aufs Jahr hochgerechnet 36%!
  • Kreditlinien: Wenn Sie mit wiederkehrenden Kunden Kreditlinien vereinbaren, können Sie sicherstellen, dass sich das Risiko eines grösseren Zahlungsausfalles in engen Grenzen hält. Unser Debitoren-Modul unterstützt Kreditlinien: diese können pro Kunde festgelegt werden.

Nach der Leistungserbringung bieten sich folgende Massnahmen an:

  • Rasche Rechnungsstellung: Bevor die Rechnung gestellt wird, erfolgt kein Zahlungseingang! Stellen Sie sicher, dass Rechnungen unmittelbar nach dem Lieferung oder der Erbringung der Dienstleistungen gestellt werden. Der Nutzen an Ihrem Produkt ist unmittelbar nach der Lieferung grösser und der Kunde fühlt sich stärker verpflichtet, Rechnungen schneller zu bezahlen. Ihr Kunde kann in einer unmittelbaren Rechnungsstellung auch erahnen, dass Sie Ihre Administration professionell führen und dass bald mit Konsequenzen zu rechnen ist, falls die Zahlung nicht pünktlich eingeht.
  • Hohe Qualität in der Rechnungsstellung: Es gibt immer wieder Schlaumeier, die nach der dritten Mahnung die Korrektheit der Rechnung in Zweifel ziehen, um so einen Weg zu finden, die Zahlung zu verzögern. Sie geben diesen Leuten keine Chance dazu, wenn Ihre Rechnungen niet und nagelfest sind. Dazu gehört ein verlässliches Debitoren-Modul, welches Sie beim Erstellen der Rechnungen unterstützt und mindestens die formellen Anforderungen (MWST-Nummer, korrektes Bankkonto, korrekt ausgerechneter MWST-Betrag, …) sicherstellt und die Rechnungsstellung vereinfacht.
  • Aktuelle Buchführung: Die Grundlage für eine schnelle Reaktion beim Überschreiten der Fälligkeit ist eine saubere und aktuell geführte Buchhaltung. Es ist peinlich, wenn Sie einen Kunden mahnen, obwohl er die Rechnung bereits bezahlt hat. Wenn Zahlungseingänge nicht sofort und zielgenau offenen Posten zugeordnet werden, laufen Sie immer Gefahr, im Ungewissen zu sein, welche Kunden nun bezahlt haben und welche nicht. Voraussetzung dafür ist ein aktuell abgestimmtes Bankkonto.
  • Verlässliches Mahnwesen: Mahnungen sind unangenehm. Es gibt sicher Branchen, in denen es angebrachter ist, anstatt zu Mahnen, mit dem Kunden ein Gespräch zu führen und ihn auf den Ausstand hinzuweisen. Wir sehen jedoch auch, dass schnelles Mahnen sehr zielführend ist. Wir empfehlen, die erste Mahnung nach 3-7 Tagen nach Ablauf der Zahlungsfrist zu versenden, die zweite und allenfalls eine dritte Mahnung sollten 2-5 Tage nach Ablauf der Nachfrist versandt werden. Vielen unserer Kunden ist es gelungen, den Debitorenausstand mit einem straffen Mahnwesen um 30 bis 70 Prozent zu verringern.
  • Einsatz eines Inkasso-Büros: Auf der zweiten Mahnung kann der Einsatz eines Inkasso-Büros angedroht werden. Die meisten Inkasso-Stellen bieten hierzu kleine farbige Klebetiketten an, welche auf der Mahnung angebracht werden können. Damit zeigen Sie, dass es Ihnen ernst ist und säumige Kunden mit Nachteilen zu rechnen haben. Die Androhung, dass ein Inkasso-Büro eingesetzt werden soll, wirkt zwar unsympathisch, aber Hand aufs Herz: erbrachte Leistungen einfach nicht zu bezahlen ist auch nicht moralisch.
  • Abzahlungsvereinbarung: Manchmal ist es so, dass Ihre Kunden unverschuldet in Situationen geraten, in denen kurzfristig kein Geld mehr da ist.  In unserem Umfeld hat man gute Erfahrungen mit Abzahlungsvereinbarungen gemacht: Schliessen Sie mit Ihrem Kunden einen Vertrag mit einem Zeitplan ab, wann welche Rate fällig ist.

Haben Sie weitere Tips? Oder haben Sie selber Erfahrungen gemacht? Dann diskutieren Sie mit!

Gra

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