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QR-Rechnung – Das müssen Sie jetzt wissen!

QR-Rechnung Countdown

QR-Rechnung – am 1. Juli 2020 geht es los. Sie ist die Nachfolgerin des beliebten Einzahlungsscheins. Das Ziel der QR-Rechnung ist, das Bezahlen einfacher zu machen und den Zahlungsverkehr in der Schweiz zu modernisieren. Im sogenannten „Swiss QR Code“ sind alle relevanten Informationen enthalten, die für eine automatische und damit effiziente Zahlung notwendig sind. Als Nebeneffekt lässt sich damit die Buchhaltung um einiges effizienter abwickeln – sofern man denn auch die richtigen Tools dafür einsetzt.

Das ändert sich im Zahlungsverkehr

In erster Linie verändert sich mit der QR-Rechnung das Handling der Zahlung. Anstelle von roten und orangen Einzahlungsscheinen gibt es nur noch eine einheitliche QR-Rechnung. Entweder in einer Aufführung mit oder ohne Rechnungsbetrag. Als Bezahler einer Rechnung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Via Mobile Banking: Die Banken werden ihre Mobile Banking Apps über einen QR-Code Scanner erweitern. Damit werden alle Daten aus der QR-Rechnung automatisch ausgelesen. Weil das Fälligkeitsdatum nicht im QR-Code enthalten ist, muss das Valuta-Datum weiterhin von Hand eingegeben werden.
  2. Zahlung per E-Banking: Ein QR-Reader ist notwendig. Alternativ kann die Rechnung ggf. auch mit der im Computer integrierten Kamera eingelesen werden. Wir bleiben gespannt, welche Umsetzung die Banken implementieren werden.
  3. Per Post: Wer den Papier-Weg bevorzugt, kann die QR-Rechnung auch weiterhin wie die Einzahlungsscheine in der Post bezahlen oder per Zahlungsauftrag im Kuvert an die Bank zur Verarbeitung senden.

Run my Accounts Kunden können wie gewohnt vorgehen:

Einfach die Rechnung an Run my Accounts zur Verarbeitung weiterleiten. Wir lesen die Buchung und die Zahlung aus, verarbeiten alles und laden die Zahlung zur Freigabe durch den Kunden ins E-Banking.

Die lange Geschichte der QR-Rechnung…

Die QR-Rechnung hätte eigentlich bereits im Herbst 2015 die heutigen Einzahlungsscheine ablösen sollen, seither wurde die Spezifikation zahlreiche Male überarbeitet – und dabei hat sich vieles zum Besseren gewandelt!

QR-Rechnung - Neue Einzahlungsscheine mit QR Codes

Neue Einzahlungsscheine mit QR Codes – Arbeitsskizze Arbeitsgruppe Migration ZV CH, Version aus 2015

Enthielt die erste Spezifikation der QR-Rechnung lediglich die notwendigsten Zahlungsangaben, wurde sie in der Zwischenzeit mit einigen auch für die Buchhaltung wichtigen zusätzlichen Angaben angereichert. Dies ermöglicht es Firmen, dank der QR-Rechnung den Automatisierungsgrad der Kreditoren-Buchhaltung zu erhöhen, da viele Daten aus dem QR-Code in strukturierter Art und Weise ausgelesen werden können.

Positiver Einfluss der SWICO Arbeitsgruppe

Run my Accounts hat sich mit anderen namhaften Buchhaltungs-Software Entwicklern im Rahmen einer Arbeitsgruppe des SWICO (Wirtschaftsverband der ICT- und Online-Branche) für die Erweiterung der QR-Rechnung engagiert. Die Banken haben mitgespielt und die Spezifikation der QR-Rechnung mit einem Feld «Rechnungsinformationen» erweitert. Wird das Feld durch den Rechnungssteller abgefüllt (leider ist das freiwillig), stehen dem Rechnungsempfänger mehr Daten im QR-Code zur effizienten Rechnungsverarbeitung zur Verfügung: Belegnummer, Belegdatum, Kundenreferenz, MWST-Nummer, MWST-Details oder Zahlungskonditionen.

Wir hoffen, dass möglichst viele Software-Hersteller sowie die grossen Rechnungssteller die Syntaxdefinition der SWICO verwenden, so dass daraus ein verbreiteter Standard wird, der das Buchhalten für alle vereinfacht.

Run my Accounts ist QR-Ready

Run my Accounts hatte bereits die letzten zwei Versionen der QR-Rechnung in die Online Buchhaltungs-Software eingebaut. So war es für uns leicht, schnell QR-Ready zu werden. Unsere Kunden erhalten seit der November Rechnung neben der Run my Accounts Rechnung auch eine QR-Rechnung. Diese dient allerdings nur als Test – denn bezahlen wird man mit der QR-Rechnung erst ab dem 1. Juli 2020 können. Die Banken werden Rechnungsstellern erst im Verlauf des nächsten halben Jahres die „QR-IBAN“ herausgeben. diese ist für eine korrekte Abwicklung notwendig. Auf der Seite der Zahlungsaufbereitung werden wir bis zum 1. Juli 2020 noch einige kleinere Anpassungen vornehmen und dann bereit sein.

Hinweis: Unsere Kunden werden von der Umstellung nicht belastet werden.

QR-Rechnung – Die Einführung ist eine Herkules-Aufgabe

In der Schweiz sind wir an die Einzahlungsscheine gewohnt. 2016 wurden in der Schweiz total 854 Millionen Einzahlungsscheine beglichen. Davon allein 256 Millionen am Bankschalter! Bis sich ein neues Zahlungssystem etablieren kann und sich alle Teilnehmer von den rege genutzten Einzahlungsscheinen getrennt haben, wird es wahrscheinlich noch etwas dauern.

Alle Rechnungssteller müssen bis zum Abschluss einer Übergangsperiode (voraussichtlich bis Ende 2022) QR-Rechnungen generieren können. Dazu sind umfangreiche Software-Anpassungen auf der Seite der Rechnungserstellungs-Programme notwendig.

Die Rechnungsempfänger und die Konsumenten müssen sich an das neue Verfahren gewöhnen, neue Tools kennen lernen und diese akzeptieren. Dazu werden die Banken in den kommenden Monaten umfangreiche Informationskampagnen lancieren. Der Zahlungsdienstleister SIX hat dazu bereits eine umfassende Webseite erstellt. Die Kampagne wird von Banken und Software-Herstellern flankiert.

Und was kommt nach der QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist nur der erster Schritt auf dem Weg zurr Digitalisierung des Zahlungsverkehrs. Es ist für alle Beteiligten erstrebenswert, eine voll elektronische und strukturierte Rechnung zum Durchbruch zu bringen, aus welcher sämtliche Daten automatisch ausgelesen werden können.

Die Speicherkapazität eines 46 x 46 mm grossen QR-Codes auf der QR-Rechnung reicht nicht aus, um sämtliche Rechnungsdaten elektronisch zu übermitteln. Die Erschaffer der QR-Rechnung gingen noch immer davon aus, dass Rechnungen weiterhin in Papierform verschickt würden. Der QR-Code ist zwar bewährt, aber nach wie vor braucht es dafür eine optische Erkennung (Kamera mit QR-Code Erkennung-Software), um den Schwarz-Weiss Druck auf Papier wieder in digitale Daten umzuwandeln. Papier ist nun mal ein schlechter Datenträger.

Viel besser wäre es, wenn sich ein voll elektronisches Format durchsetzen würde. Dabei ist es notwendig dass die Rechnungen sowohl durch die Maschine als auch durch einen Menschen gelesen werden kann. Ein dafür ideales Format ist ZUGFeRD (welches ebenfalls von Run my Accounts unterstützt wird). Eine ZUGFeRD Rechnung basiert auf einem PDF/A-3, dem eine standardisierte XML-Datei angehängt ist. Die XML-Datei enthält alle Daten, die auf der Rechnung stehen und ist durch die Maschine respektive eine Zahlungsverkehrs- oder Buchhaltungs-Software komplett auslesbar.

Ähnlich wie ZUGFeRD ist auch die eBill aufgebaut. Die Schweizer Banken lancieren derzeit über die eBill-Infrastruktur der SIX eine ganz neue Möglichkeit zum Austausch von E-Rechnungen zwischen Rechnungsstellern und E-Banking-Nutzern. Darüber kann eine Buchhaltungs-Software direkt elektronische Rechnungen empfangen und diese automatisch verarbeiten. Unmittelbar nach der Einführung der QR-Rechnung am 1. Juli 2020 wollen die Banken den Fokus von der QR-Rechnung auf die E-Bill legen und so die nächste Evolutions-Stufe des Zahlungsverkehrs lancieren.


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Zahlungsfristen der Banken zum Jahresende 2019

Auch in diesem Jahr gelten bei den verschiedenen Banken über die Festtage unterschiedliche „Annahmeschlusszeiten“ für Zahlungen. Dies sind die letzten möglichen Zeitpunkte, an denen eine Zahlung noch ausgeführt werden kann und zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Empfänger ankommt. Es geht um die Zahlungsfristen zum Jahreswechsel 2019 – 2020.

Vom Einzahlungsschein zur QR-Rechnung

Der Finanzplatz Schweiz hat am 15. November 2018 über die (vorerst?) definitive Ausgestaltung der QR-Rechnung informiert. Diese soll am 30. Juni 2020 die bisherigen Varianten der Einzahlungsscheine ablösen. Bereits seit 2012 ist der Einzahlungsschein mit QR-Code bei Run my Accounts ein Thema. Er wurde seither drei Mal überarbeitet.

Eine kurze Geschichte der QR-Rechnung

Die QR-Rechnung hätte eigentlich bereits im Herbst 2015 die heutigen Einzahlungsscheine ablösen sollen. Ursprünglich hätte die QR-Rechnung so ausgesehen:

Im Januar 2013 hat sich die Arbeitsgruppe Kommunikation Migration Zahlungsverkehr entschieden, den Einführungstermin um 3 Jahre auf März 2018 zu verschieben. Im Juni 2016 hat der Finanzplatz die Spezifikationen erneut überarbeitet:

Bald merkte man, dass der QR-Code sinnvollerweise durch weitere für die Buchhaltung relevante Felder ergänzt werden könnte. Dieses Potential wollte man mit der im April 2017 überarbeiteten Spezifikation ausnutzen. Gleichzeitig hat man die Lancierung auf Mitte 2019 verschoben.

Im Sommer 2018 hat der Finanzplatz Schweiz bekannt gegeben, dass die Spezifikationen erneut überarbeitet würden. Die Lancierung wurde auf den 30. Juni 2020 festgelegt.

Konsultationsverfahren im Herbst 2018

Zwischen August und September 2018 hat der Finanzplatz Schweiz ein Konsultationsverfahren durchgeführt, an welchem sich die Marktteilnehmer (grosse Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Verbände, Spendenorganisationen, Konsumentenschutzorganisationen oder Softwareunternehmen) beteiligen konnten. Folgende Anpassungen standen zur Diskussion:

Übersicht der geplanten Änderungen. Quelle: SIX, Swiss Banking.

Auf Basis der Erkenntnisse aus dem Konsultationsverfahren hat der Finanzplatz beschlossen, sechs der acht Änderungsvorschläge umzusetzen. Diese sind:

  • Einführung einer Perforationspflicht
  • Einführung eines Empfangsscheins
  • Vereinfachung bei den strukturierten Adressen
  • Vereinfachung der Kombinationsmöglichkeiten bei strukturierten Referenzen,
  • Vorerst keine Verwendung des «endgültigen Zahlungsempfängers»
  • Einführung einer zusätzlichen, lizenzfreien Schriftart für nicht Microsoft-User

Strukturierte Referenzen müssen weiterhin in Klartext abgedruckt werden. Alternative Verfahren werden bereits ab 30. Juni 2020 angeboten.

Damit sieht die QR-Rechnung aktuell wie folgt aus:

Die QR-Rechnung aus Sicht von Run my Accounts

Die QR-Rechnung ist eine grosse Chance für den Finanzplatz Schweiz und alle Nutzer: Sie vereinfacht die Abwicklung von Zahlungen für Konsumenten und erhöht die Automatisierung bei Rechnungsempfängern. Die QR-Rechnung hat sich über die letzten Versionen der Spezifikationen in die richtige Richtung weiterentwickelt. Es gibt aus unserer Sicht jedoch auch einige Wehmutstropfen:

  • Wir hätten es begrüsst, wenn wir den QR-Code an beliebiger Stelle auf der Rechnung oder auch einer Plakatwand (z.B. für Spenden) hätten anordnen können. Aus Sicherheitsgründen haben sich die Banken entschieden, dass sämtliche Inhalte des QR-Codes in unterschiedlichen genau definierten Bereichen des Zahlteils abgedruckt werden müssen. Die Banken werden den Inhalt des QR-Codes mit den schriftlichen Angaben vergleichen und so das Betrugs-Potential verringern.
  • Die Perforationspflicht ist aus Sicht von Nutzern des papiergebundenen Zahlungsverkehrs (z.B. Post-Einzahlung) sicher nützlich. Da jedoch Rechnungen auch per PDF versendet werden dürfen, wird sich wohl eher die Variante der PDF QR-Rechnung mit Scherensymbol an Stelle der Perforation durchsetzen.
  • Das Feld mit den Strukturierten Referenzen muss im Klartext unter „Zusätzliche Informationen“ abgedruckt werden. Die meisten Software-Hersteller werden dieses Feld nutzen, um Daten MWST-Nummern, MWST-Sätze, Rechnungs- und Bestellnummern oder Konditionen abzudrucken. Der verwendete Syntax wurde im Rahmen einer SWICO-Arbeitsgruppe erarbeitet, an der sich auch Run my Accounts aktiv beteiligt hat. Diese Information wird sehr kryptisch daher kommen und die Konsumenten eher verwirren.
  • Es wäre toll gewesen, noch mehr Informationen in ein eigenes Feld der QR-Rechnung zu packen. So fehlen zum Beispiel wichtige Felder wie das Fälligkeitsdatum, Eigenschaften von Rechnungspositionen, Rechnungsnummer. Der oben Beschriebene Syntax der SWICO-Mitglieder kann bestenfalls als Workaround dieser Situation gesehen werden. Enthält eine Rechnung mehrere MWST-Positionen, kann diese Tatsache nicht mitgegeben werden. Somit bleibt das Automatisierungs-Potential für Rechnungsempfänger hinter den potentiellen Möglichkeiten.

Natürlich würden wir es sehr begrüssen, wenn dies die Anpassung des Standards gewesen wäre und die QR-Rechnung tatsächlich per 30. Juni 2020 eingeführt würde. Run my Accounts hat die QR-Rechnung bereits in den letzten 2 publizierten Varianten in der Software implementiert – wir freuen uns auf den Moment, wenn die QR-Rechnung final in Betrieb genommen werden kann.

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