Software-Experten und Treuhänder haben nicht selten den Hang ihren Kunden zu sagen, dass Buchhaltung eigentlich etwas ganz einfaches sei und mit einer geeigneten Software alles problemlos selber gebucht werden kann. Für solche Experten ist Buchhaltung wirklich kein Problem – aber für Sie wahrscheinlich schon!
Bevor Sie sich entscheiden, Ihre Buchhaltung selber zu machen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
1. Können Sie mit den ständigen Gesetzes- und Praxis-Änderungen mithalten?
Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV hat in den letzten zweieinhalb Jahren ganze 20 MWST-Info Broschüren publiziert. Jede dieser Broschüren ist zwischen 20 und 200 Seiten stark. Dabei stellt die Mehrwertsteuer nur einen Teilbereich des Know-hows dar, welches Sie für eine ordentlich geführte Buchhaltung benötigen. Denken Sie auch daran, dass Sie mit anderen Steuern, den Sozialversicherungen, aber auch mit Bilanzierungsregeln konfrontiert werden, welche sich permanent verändern. Haben Sie die Zeit, hier immer am Ball zu bleiben und sich weiterzubilden? Wenn nicht, gehen Sie ein beträchtliches finanzielles und unternehmerisches Risiko ein.
2. Verstehen Sie Buchhaltung wirklich gut genug?
Zwischen Theorie und Praxis besteht ein grosser Unterschied, gerade in der Buchhaltung. Wenn Sie einen Buchhaltungskurs besucht haben, wird dieser Kurs Ihnen wahrscheinlich nicht viel nützen, eine Buchhaltungs-Software anzuwenden und zu verstehen. Auch wenn das Wissen über “Soll” und “Haben” die Grundvoraussetzung ist, sich an eine Buchhaltung zu wagen, bringt die blosse Theorie wenig. Schliesslich müssen Sie auch fähig sein, eine MWST Erklärung korrekt auszufüllen.
3. Haben Sie genügend Zeit und Musse für die Buchhaltung?
Buchhaltung zu machen bedeutet nicht nur Belege einzutippen, sondern auch Konten abzustimmen, Zahlungen aufzubereiten, eingegangene Zahlungen zu verbuchen, die Qualität zu überprüfen und das MWST Formular korrekt auszufüllen. Gerade wenn die Buchhaltung mal nicht aufgeht (was leider meistens nicht auf Anhieb der Fall ist), beginnt die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Dabei können schnell einmal ein paar Stunden drauf gehen, bis Sie die Fehler gefunden haben.
4. Können Sie einen Buchhalter managen?
Wenn Ihre Firma wächst, brauchen Sie einen Buchhalter. Der Buchhalter arbeitet dann meist allein und hat einen isolierten Arbeitsbereich innerhalb Ihrer Firma. Seine Auslastung ist über den Monat, aber auch über das Jahr höchst ungleich verteilt. Sie müssen ihm entweder vertrauen oder seine Arbeit regelmässig kontrollieren. Geht Ihr Buchhalter in die Ferien, ins Militär, wird Krank oder verlässt die Firma vor Ablauf der Probezeit – was dann? Machen Sie seine Arbeiten dann wieder selber? Oder arbeiten Sie eine neue Person ein? Verstehen Sie genug von der Materie, damit Sie Ihren Buchhalter kontrollieren können?
5. Sind Sie Tüpflischiisser genug?
Gute Buchhalter halten Genauigkeit ganz hoch. Die Buchhaltung muss bis auf den letzten Rappen aufgehen. Sie brauchen die Disziplin, auch kleinste Differenzen aufzustöbern und zu bereinigen, bis alles ganz genau aufgeht.
6. Sind Sie bereit, eine Investition in eine Software-Lösung zu machen?
Wenn Sie die Buchhaltung selber machen wollen, dann brauchen Sie dazu eine Software. Ob die Software-Lizenz nun teuer oder günstiger ist, ob Sie diese in monatlichen Raten oder in einer einmaligen Lizenz bezahlen, oder ob Sie jährliche Wartungskosten in Rechnung gestellt bekommen – die Einführung der Software wird teuer – so oder so. Sie müssen die Software installieren, Updates installieren, für Ihre Bedürfnisse anpassen und parametrisieren. Sie müssen die Funktionen der Software im Detail kennen lernen, damit Sie damit sinnvoll und verlässlich arbeiten können. Der grosse Kostenfaktor ist nicht unbedingt die Software-Lizenz, sondern die Zeit, in der Sie sich um die Software und die damit im Zusammenhang stehenden Probleme kümmern müssen. Noch viel teurer ist die Anwendung der Software: Sie müssen selbst buchen!
7. Rechnen Sie mit Vollkosten?
Wenn Sie selber buchen, wird Ihr Treuhänder die Buchhaltung in der Regel einer intensiven Prüfung unterziehen, bevor er der Qualität Ihrer Arbeit genügend vertraut, um darauf basierend einen Abschluss zu erstellen. Je nach dem wie viel Kontroll- und Korrektur-Aufwand anfällt, ist der Treuhänder bei der Abschlusserstellung und Steuererklärung günstiger oder teurer. Viele unserer Treuhand-Partner berichten uns von der regelmässigen Erfahrung, dass es oftmals günstiger gewesen wäre, wenn der Treuhänder die Buchhaltung von Beginn weg selber geführt hätten. Sie sollten auch nicht vernachlässigen, dass Ihr Stundenaufwand auch nicht «gratis» ist, denn auch Sie könnten vielleicht ihre Zeit produktiver einsetzen. Sie sollten Umsatz machen – nicht Buchhaltung!
8. Sollen Sie sich nicht besser auf Ihre Kunden fokussieren?
Es ist produktiver, wenn Sie sich voll und ganz Ihre Kunden, den Umsatz, dem Aufbau des Geschäfts und Ihren guten Ideen widmen, als stattdessen Belege abtippen. Ihre Konkurrenz schläft schliesslich nicht und lauert nur darauf, Sie zu überholen und Ihre Kunden zu gewinnen. Kümmern Sie sich also besser um das, was Sie besser können als alle anderen. Bauen Sie Ihren Wettbewerbs-Vorteil aus. Das machen Sie nicht mit Ihrer Buchführung!
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