Wie wir die Qualität Ihrer Buchhaltung mit Nagios laufend überwachen

screenshot nagiosWir bei Run my Accounts bieten Ihnen als Kunden den einfachsten und aktuellsten Online-Buchführungs-Service an. Getreu dem Motto «Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen» buchen wir alle Geschäftsvorfälle tagesaktuell und sind dadurch immer auf dem aktuellen Stand.

Um dieses Versprechen sicherzustellen, überwachen wir die den Status unseres Service permanent mit Hilfe des Monitoring-System Nagios, einem IT-Industrie-Standard welchen wir auch zur Überwachung der Verfügbarkeit von Servern und Online-Diensten vewenden.

Auch dadurch unterscheidet sich unsere Arbeitsweise grundlegend von der eines herkömmlichen Treuhänders oder Buchhalters. Diese erfassen alle Belege eines Monats, Quartals oder Jahres zu einem bestimmten Zeitpunkt – viel später als die Transaktionen passiert sind. Wenn das Bankkonto bei der nachträglichen Verbuchung einmal nicht aufgeht, ist das nicht weiter schlimm, denn schliesslich kann es ja später bereinigt werden. Wenn alles komplett eingebucht ist, wird eine Qualitätskontrolle durchgeführt, Unstimmigkeiten und Fehler bereinigt. Das Schluss-Resultat in Form einer Erfolgsrechnung und Bilanz wird erst Monate nach dem eigentlichen Abschluss-Datum dem Kunden übergeben. Dies also erst wenn durch zusätzliche Kontrollen alles niet- und nagelfest überprüft ist (hoffentlich!).

Unsere Kunden verlassen sich auf die Zahlen und Reports, die ihnen in der Buchhaltungs-Web-Applikation von Run my Accounts angezeigt werden – täglich. Sind die Rechnungen bezahlt? Wie viel Geld habe ich auf meinen Bankkonten? Kann ich diesem säumigen Kunden eine Mahnung senden? Wie hoch sind meine kurzfristigen Verbindlichkeiten? Dies sind alles Fragen, welche unsere Kunden stellen und in unserer Online-Buchhaltung jederzeit treffsicher beantwortet bekommen. Deshalb ist es zentral, dass die gesamte Buchhaltung stimmig ist – und zwar zu jedem Zeitpunkt.

Run my Accounts Qualibox Index
Messung unseres Qualitätsindexes über alle Mandanten

Dies stellt uns vor einige Herausforderungen, mit welchen normale Treuhänder gar nie konfrontiert sind. Damit wir die Qualität laufend sicherstellen können, haben wir ein umfassendes Konzept umgesetzt, welches die Buchhaltungen und unsere Systeme permanent überwacht.

Die Grundlage unserer Überwachung bildet das Monitoring-System Nagios. Damit checken wir laufend den Status sowohl der Buchhaltungen wie auch der gesamten IT Infrastruktur. Damit wir eine hohe Verfügbarkeit unserer Systeme gewährleisten können, monitoren wir zum Beispiel folgendes:

  • Server, Router, Switches werden auf ihre Erreichbarkeit überprüft.
  • Die Verfügbarkeit der Online Buchhaltung in den zwei Rechenzentren in Bern wird geprüft.
  • In unserer Produktion in Stäfa überwachen wir die eingesetzte Hardware zusätzlich in folgenden Punkten: Verfügbarer Plattenplatz, Freier Speicher, Anzahl offene Prozesse und CPU Belastung.

Eine Stärke von Nagios liegt in der Möglichkeit, neue dienstleistungsspezifische Kontrollen einzubauen. So überwachen wir zum Beispiel auch folgende, für die Qualität unseres Services relevanten Punkte:

  • Ist der Empfang der Belege unserer Kunden per Email gewährleistet?
  • Steht der Empfang von Belegen über Dropbox oder Privasphere zur Verfügung?
  • Gibt es Buchungsbelege, welche in unserem Belegverarbeitungsprozess länger also normal feststecken?
  • Sind Fehler bei den API-Anbindungen anderer Plattformen (z.B. Billomatsmallinvoice, …) aufgetreten?

Run my Accounts geht aber noch einen Schritt weiter: Zusätzlich überwachen wir zahlreiche Qualitätsmerkmale jeder Buchhaltung unserer Kunden. Bei Abweichungen geht automatisch ein Alarm an den zuständigen Online-Buchhalter und dessen Manager. Überprüft werden zum Beispiel:

  • Gibt es Positionen in Abklärung, welche älter als ein Tag sind?
  • Stimmen die Salden der Bankkonten mit den täglich empfangenen Bank-Daten überein?
  • Steht der Saldo des Kreditkarten-Kontos auf 0?
  • Stimmen die offenen Positionen in der Debitoren-Buchhaltung?

Auf diese weise schaffen wir es, permanent eine hohe Qualität unserer Leistungen sicherzustellen. Unsere Kunden und unsere Mitarbeiter sind sicher, dass sie sich auf die Zahlen verlassen können.

AM Qualibox
Account Manager bei Qualitätskontrolle seiner Mandanten

Kennen Sie einen anderen Buchhalter oder Treuhänder, der Verfügbarkeit seiner Systeme und die Qualität der Buchhaltungen so genau und systematisch beobachtet?

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