Wie viel kostet ein Mitarbeiter wirklich?

Ein Mitarbeiter mit einem Bruttolohn von CHF 4500 pro Monat kostet einen Arbeitgeber CHF 57 pro Stunde – ganz schön viel, oder?

Korrekt kann dieser Stundensatz nur über Vollkosten berechnet werden. Doch welche Komponenten müssen hier berücksichtigt werden? Nur Lohnkosten oder auch Sozialversicherungskosten? Wir haben Ihnen in einer Excel Datei (gratis Download) eine Berechnung zusammengestellt, damit Sie Ihre Vollkosten für eine bestimmte Arbeitstelle exakt berechnen können.

Kosten oft zu tief eingeschätzt

Leider werden die Vollkosten für einen Arbeitsplatz immer wieder viel zu tief eingeschätzt. Für die Kostenberechnung darf nicht nur der ausbezahlte Nettolohn eines Mitarbeiters beigezogen werden, sondern eine ganze Reihe weiterer Kosten-Arten.

  • Direkte Lohnkosten eines Mitarbeiters sind der Bruttolohn, der 13. Monatslohn und die Sozialversicherungen, welche je nach Alter des Mitarbeiters und der Versicherungslösung zwischen 13 und 20% des Bruttolohnes betragen.
  • In effizienten Organsiationen betragen die durschnittlichen IT Kosten CHF 200 pro Mitarbeiter pro Monat (E-Mail-Infrastruktur, PC-Support, PC-Kosten, Software, …). Auch das Büromobiliar muss angeschafft werden. Hier darf nicht nur ein Pult und ein Bürostuhl miteingerechnet werden, ein Mitarbeiter braucht auch einen Platz in der Kaffeteria, im Sitzungszimmer usw.
  • Ein durchschnittlicher Büro-Mitarbeiter benötigt 12 bis 15 Quadratmeter pro Arbeitsplatz (inkl. Gang, Sitzungszimmer, Aufenthaltsräume etc.). Arbeitsplatz, Küche, Toiletten müssen gereinigt werden und brauchen Strom. Auch Hausabwartungsarbeiten fallen an. Die Infrastruktur muss bewirtschaftet werden.
  • Der Mitarbeiter muss ausgebildet werden und ist in den ersten 3 Monaten weniger produktiv. Seine Ausbildung on the Job bindet auch andere Mitarbeiter. Für externe Ausbildungen ist ein Mitarbeiter abwesend. Oft beteiligt sich ein Arbeitgeber an den Ausbildungskosten.
  • Viele Unternehmen schenken ihren Mitarbeitern Kaffee und Mineralwasser aus oder offerieren Früchte und Kuchen.
  • Neben Büromaterial kommen auch weitere Administrations-Kosten hinzu, z.B. für die Lohnbuchhaltung, die Buchhaltung, Versicherungen usw.
  • Jeder Mitarbeiter muss geführt werden. Die durchschnittliche Führungspanne eines Managers beträgt 8 bis 10 Mitarbeiter. D.h. auf einen Mitarbeiter muss ca. 10 % des Lohnes einer Führungskraft umgerechnet werden.

Gemäss unserer Berechnung kommt damit für einen Mitarbeiter mit einem Monats-Bruttolohn von CHF 4500 ein Kostenblock von CHF 8285 pro Monat zu Stande. Ein solcher Mitarbeiter kostet pro Stunde demnach CHF 57.36. Ein Mitarbeiter mit einem Bruttolohn von CHF 6000  erzeugt Kosten von CHF 70.98 pro Stunde.

Unsere Excel-Datei mit den Vollkosten-Berechnungen für einen Mitarbeiter finden Sie hier.

Kalkulation Vollkosten pro Mitarbeiter

Wieso Vollkostenrechnung?

Wirtschaftliche Entscheidungen erfordern eine vollständige Analyse. Oft wird behauptet, das Büro sei ja sowieso gemietet, die Versicherungen müssten trotzdem bezahlt, der Mailserver sei gekauft und ein alter PC stehe bereits im Büro zur Verfügung – damit sei man nur noch mit etwas Lohn- und Sozialversicherungskosten konfrontiert. Diese Argumentation scheint uns jedoch nicht stichhaltig: Mittel- bis langfristig müssen alle Kosten berücksichtigt werden – nur die Unternehmen mit effizienten Strukturen welche sämtliche Kosten mit Umsätzen decken können sind schliesslich überlebensfähig. Werden nur Teilkosten zur Entscheidung hinzugezogen, führt dies dazu, dass Produkte und Dienstleistungen aber auch interne Leistungen angeboten werden, die unter Berücksichtigung der Gesamtkosten nicht kostendeckend erstellt werden können.

Auch deshalb: Buchhaltung besser auslagern!

Zu den berechneten Vollkosten müssen beim Thema Buchhaltung noch weitere Kosten hinzugerechnet werden:

  • Software-Kosten: Bei der Buchhaltung müssen die Anschaffung von teilweise teuren Software-Lizenzen wie auch deren Wartungskosten berücksichtigt werden.
  • Auslastung: Die Anzahl der Belege schwankt übers Jahr stark: gegen Ende Jahr und im Januar gibt es mehr zu tun als z.B. in Monaten wie Juni oder August. Mitarbeiter in der Buchhaltung sind deshalb nicht regelmässig gleich gut ausgelastet. Bei einer realistischen Betrachtung beträgt die durchschnittliche Auslastung max. ca. 70%, wodurch sich der Stundenansatz weiter verteuert.
  • Noch mehr Führungsaufwand: Weil Buchhaltung nur selten zu den Kernkompetenzen von Unternehmen gehört, müssen die Buchhalter auch anders gemanagt werden, wodurch weiterer Aufwand entsteht.
  • Ständige Gesetzes- und Praxis-Änderungen: Ein Buchhalter ist mit MWST, Steuern, Sozialversicherungen, aber auch mit Bilanzierungsregeln konfrontiert, welche sich permanent verändern. Eine permanenten Weiterbildung ist hier unablässig, um nicht den Anschluss zu verpassen.

Deshalb raten wir: Buchhaltung auslagern! Run my Accounts bietet einen Buchführungs-Service, der im Vergleich zu internen Lösungen mindestens ebenso einfach und aktuell ist.

14 replies
  1. Daniel Leu
    Daniel Leu says:

    Lieber Herr Brändle
    Ihre Aussagen finde ich wie immer überzeugend und deshalb lernreich, besten Dank dafür.
    Mir scheint jedoch, dass Ihre folgende Aussage etwas zu kurz greift: “… nur die Unternehmen mit effizienten Strukturen welche sämtliche Kosten mit Umsätzen decken können sind schliesslich überlebensfähig.” Mir fehlt hier ein Wort zum Gewinn (via Gewinnspanne), der für das langfristig gedeihliche Bestehen eines Unternehmens notwendig ist.
    Vielleicht könnten Sie das Thema “Gewinnerfordernis” in einer weiteren Blog-Post behandeln?
    Besten Dank und Gruss
    Daniel Leu, Berater im Startzentrum Zürich

    Antworten
  2. Thomas Brändle
    Thomas Brändle says:

    Sehr geehrter Herr Leu

    Besten Dank für Ihren Input. Ich werde mir dazu Gedanken machen!

    Freundliche Grüsse
    Thomas Brändle

    Antworten
  3. Daniel Leu
    Daniel Leu says:

    Lieber Herr Brändle, ich danke Ihnen für Ihre Antwort und bin gespannt auf Ihre Aussagen zum nötigen Gewinn. Übrigens: Ich finde Ihre Auusagen zu den Vollkosten eines Mitarbeiters so gut, dass ich dem Seco (Website http://www.kmu.admin.ch) vorgeschlagen habe, einen Link auf Ihre blog-post zu setzen. Die Darstellung des Seco zur Bestimmung des Stundensatzes weist nämlich einige Fehler auf. Ich habe das Seco schon vor einigen Wochen darauf aufmerksam gemacht. Eine Kopie meiner Email sandte ich an Ihre Adresse welcome@. Bester Gruss, Daniel Leu

    Antworten
  4. Sebastian
    Sebastian says:

    Natürlich kostet ein Mitarbeiter auch sein Geld. Besonders wenn die Mitarbeiter durch Fortbildungen und Schulungen noch weiter gefördert werden. Aber das ist immer noch kleiner Teil, wenn man sich die Kosten für die Mitarbeitersuche ansieht.
    Deswegen sollte es immer das Ziel des Unternehmens sein, Mitarbeiter zu binden und langfristig zu halten.

    Antworten
  5. Armin Šupuk
    Armin Šupuk says:

    Vielen Dank Herr Brändle für die gute Vorlage.

    Ich habe sie nun stark ausgebaut und unterwegs einen Fehler gefunden. Die Sollstunden pro Jahr beruhen auf einem Arbeitspensum von 8 Stunden pro Tag, aber die Ferientage sowie Feiertage wurden auf einem Pensum von 8,4 Stunden pro Tag berechnet, das führt zu einem erheblichen Unterschied von 5,74 Prozent. Des weiteren kann es zu grösseren Differenzen kommen, wenn die Management-Kosten mit den gleichen Nebenkosten wie die der aktuellen Berechnung berechnet werden.

    Freundliche Grüsse, Armin Šupuk

    Antworten
    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle says:

      Sehr geehrter Herr Šupuk

      Vielen Dank für Ihren Hinweis. Wir haben die Sollstunden mit der im Jahr 2014 im Kanton Zürich gültigen Zahl bei einer 42 Stunden Woche aufdatiert.

      Freundliche Grüsse
      Thomas Brändle

      Antworten
  6. Ralf Metz
    Ralf Metz says:

    Lieber Herr Brändle,

    sehr schöner Artikel, vielen Dank! Insbesondere, da ich etwas ähnliches vor kurzem selbst versucht habe, zusammenzustellen und nur schwer alle Daten, die in die Kalkulation mit einbezogen werden müssen, gefunden habe.

    Herzlichen Dank dafür & bereits jetzt ein schönes Wochenende,
    Ralf Metz

    Antworten
  7. Daniel König
    Daniel König says:

    Hallo Herr Brändle

    Super Beitrag, vielen Dank! Das hat mir sehr geholfen und war sehr lehrreich! Noch ein Hinweis zu den Links im Excel, die sind veraltet und führen ins Leere, der Beitrag ist ja von 2013. Vielleicht wollen Sie die Links erneuern oder ersetzen.

    Mit freundlichen Grüssen

    Daniel König

    Antworten
    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle says:

      Sehr geehrter Herr König

      Besten Dank für Ihr Feedback! Und danke für den Hinweis, betreffend den Links. Ich werde mich daran machen und ein Update bringen.

      Freundliche Grüsse
      Thomas Brändle

      Antworten
  8. Dave Dollé
    Dave Dollé says:

    Sehr geehrter Herr Brändle

    Danke für die äußerst informative Aufführung. Frage: In wie weit kann ich die Zahlen für einen Angestellten in einem Fitnesscenter/Diensleister übernehmen? Gewisse Aspekte bleiben, Managment Kosten, Weiterbildung, Sozialversicherung. Muss ich, IT, Möbel, Büromaterial und Bewitschaftung deren ersetzen? Wenn ja, womit? Kommt allenfalls etwas hinzu? Ich habe das Gefühl dass ich etwas nicht beachte! Ein neuer Trainer hat einen Schrank in der Garderobe, jedoch keinen eigenen Arbeitsplatz.

    Wo kann ich diese Antworten in Erfahrung bringen?

    Besten Dank und freundliche Grüße
    davedollé

    PS: gibt es in dieser Art eine Berechnung der Mitglieder/Gäste Kosten für Dienstleisungsbetriebe?

    Antworten
    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle says:

      Sehr geehrter Herr Dollé

      Vielen Dank für Ihr Feedback! Ich denke, dass Sie mindestens das Gerüst für das Fitnesscenter übernehmen können. Allerdings müssen gewisse Anpassungen vorgenommen werden – gerade was die Arbeitsinstrumente der Mitarbeiter betrifft. Ich könnte mir vorstellen, dass die Anzahl der Fitness-Trainer auch eine Auswirkung auf die Anzahl der Fitness-Geräte hat. Je mehr Mitarbeiter sie beschäftigen, desto mehr Trainings-Fläche oder Fitnessgeräte müssen angeschafft und gewartet werden. Je nach Nutzung durch sonstige Abonnenten schlagen diese Kosten vielleicht nicht 1:1 durch.

      Eine Berechnung der Mitglieder / Gäste – Kosten ist mir nicht bekannt. Allgemein gibt es in diesem Bereich recht wenige Informationen im Netz. Ich kann mir vorstellen, dass nach Ausstattung oder Art des Fitness-Centers diese Kosten auch sehr individuell sind. Ev. müsste man die Berechnungen anhand von Rechnungen im Detail analysieren, damit man den wahren Vollkosten auf die Spur kommt.

      Freundliche Grüsse
      Thomas Brändle

      Antworten

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