6 Tipps für eine effiziente Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist ein oft unbeliebter, aber unerlässlicher Bestandteil der Unternehmensführung. Entweder hasst man die Rechnungsstellung – oder man liebt sie: Einerseits wird Rechnungsstellung mit etwas Gutem (die im Anschluss generierten Geldeinnahmen), anderseits ist sie mit enorm viel Aufwand, Kundenreklamationen und Konfliktpotenzialen (in der Regel wenn der Rechnungsbetrag einmal etwas hoch ausfallen sollte) verbunden. Die Rechnungsstellung muss nicht zwingend aufwändig sein. Viele Firmen können diesen Prozess optimieren – auch diejenigen unter uns, die gerne gerne Rechnungen schreiben.

1. Nehmen Sie sich Zeit für die Rechnungsstellung

In Ihrem Terminkalender planen Sie für jede wichtige Tätigkeit einen Termin ein, nur nicht für die Rechnungsstellung. Reservieren Sie sich einen fixen Zeitpunkt dafür. Je nach Geschäftsfeld sollte dieser Termin jede zweite Woche oder einmal pro Monat stattfinden. Wenn der Tag der Rechnungsstellung gekommen ist, sollten Sie sich nicht ablenken lassen, sonst können Sie nicht effizient daran arbeiten und es schleichen sich Fehler ein.

2. Inhaltliche und formelle Anforderungen

Um von der Steuerbehörde akzeptiert zu werden, muss eine Rechnungen inhaltlichen und formellen Anforderungen genügen. Es sollen folgende Inhalte in einer Rechnung vorhanden sein:

  • Name und Ort des Leistungserbringers
  • MWST-Nummer
  • Datum und Umfang der Leistungserbringung
  • Entgelt
  • Anwendbaren Steuersatz

Mehr Informationen zum Inhalt einer Rechnung erfahren Sie in unserem Blog Wie schreibe ich eine korrekte Rechnung?

3. Verwenden Sie ein Nummerierungssystem

Verwenden Sie ein einfaches Nummerierungssystem und benutzen Sie es kontinuierlich. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Rechnungen besser im Griff zu halten und erleichtert nachgelagerte Prozesse, wie z.B. die Buchhaltung. Im Revisionsfall haben Sie mit einem Nummerierungssystem Vorteile. Ein Nummerierungssystem könnte wie folgt aufgebaut sein: Nehmen Sie das aktuelle Jahr und die Nummer der Rechnung, z.B. 2014-001, 2014-002, usw.

4. Überprüfen Sie Zahlungseingänge

Ein erfolgreicher Rechnungsstellungs-Prozess erfordert eine kontinuierliche Zahlungseingangsprüfung. Den Status in regelmässigen Abständen zu prüfen ist notwendig. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Leistungen und Produkte zeitnah bezahlt werden. Auch wenn es teilweise unangenehm sein kann, erinnern Sie sofern möglich (v.a. bei kleiner Kunden-Anzahl und grosser Kundennähe) Ihre Kunden persönlich über eine nicht erfolgte Zahlung. Wenn dies nicht praktikabel ist senden Sie im ersten Schritt einen freundlich formulierten Kontoauszug, danach eine erste Mahnung, eine zweite Mahnung, allenfalls eine dritte Mahnung. Spätestens dann sollten Sie ein Inkassoverfahren einleiten und dies durch andere Massnahmen ergänzen (Einstellung Ihrer Dienstleistung oder Verweigerung einer Lieferung).

5. Bedanken Sie sich bei Ihren Kunden

Erwähnen Sie auf Ihren Rechnungen wie sehr Sie das Geschäft mit Ihren Kunden schätzen. Ein einfacher Satz wie „Vielen Dank für Ihre Bestellung.“ oder „Ich habe mich gefreut, mit Ihnen zu arbeiten!“ genügt. Ihre Kunden wollen mit netten Geschäftspartnern arbeiten. Seien Sie freundlich.

6. Fehler beseitigen

Wenn Sie eine Rechnungssoftware im Einsatz haben, sollten sich weniger Fehler einschleichen. Dennoch schadet es nicht, die Rechnung kurz zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen. Nehmen Sie sich die Zeit. Eine versandte Rechnung mit falschen Angaben verursacht enorm viel Aufwand. Sie müssen die Rechnung in Ihrem System stornieren oder eine Gutschrift schreiben. Am schlimmsten ist jedoch der Vertrauensverlust bei Ihren Kunden.

 

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