Externe Anlagebuchhaltung für KMU

Anlagebuchhaltung Barcode ScannenUnsere Kunden äussern manchmal den Wunsch, dass wir eine eigene Anlagebuchhaltung in unsere Online-Buchhaltungs-Software einbauen. Ich bin der Meinung, dass der Einsatz einer Anlagebuchhaltung nur für wenige Kunden sinnvoll ist. Deshalb habe ich mich auf die Suche nach einem passenden externen Tool gemacht, das den Anforderungen solcher Kunden möglichst gut entspricht. Und ich bin fündig geworden! In diesem Blog gehe ich auf verschiedene Themen rund um die Anlagebuchhaltung ein.

Muss eine Anlagebuchhaltung mit der Buchhaltung verknüpft sein?

Anlagegegenstände werden selten vom Buchhalter betreut. Computer, Drucker usw. werden von der IT-Abteilung bewirtschaftet, während Tische, Stühle und sonstiges Mobiliar unter der Kontrolle eines Verantwortlichen für Infrastruktur (ev. Abwart) stehen. Diese Personen haben normalerweise keinen Zugang zur Buchhaltung. Das ist der Grund, weshalb eine Anlagebuchhaltung nicht zwingend in die Buchhaltung integriert sein muss.

Wird ein Anlage-Gegenstand gekauft, ist dieser zwar auf einer in der gebuchten Rechnung aufgeführt. Die in der Anlagebuchhaltung und der Buchhaltung erfassten Positionen müssen sich nicht zwingend entsprechen:

  • In die Anlagebuchhaltung werden im Gegensatz zur Buchhaltung einzelne Positionen aufgenommen.
  • Nicht alle auf der Rechnung aufgeführten Positionen müssen in die Anlagebuchhaltung aufgenommen werden: Beim Kauf eines Computers hat eine auf der selben Rechnung fakturierte Druckerpatronen nichts in der Anlagebuchhaltung verloren.
  • In der Buchhaltung wird in der Regel nur die gesamte Rechnungssumme erfasst.

Von da her braucht es aus meiner Sicht auch keine Schnittstelle zwischen Anlagebuchhaltung und Buchhaltung. Allenfalls könnte die in der Buchhaltung erfasste Rechnung über eine Belegnummer oder einen Link zum PDF Archiv referenziert werden. Wichtig ist, dass die Anlagebuchhaltung Berichte ausgibt, auf denen Abschreibungen und Anlagespiegel ersichtlich sind.

Daher scheint es mir viel sinnvoller zu sein, die Gegenstände beim Wareneingang in einem dafür spezialisierten Tool zu erfassen. Beim Wareneingang können die Anlagen dann gleich mit einem Nummernschild / Barcode für die spätere Wiedererkennung versehen werden.

Wann macht eine Anlagebuchhaltung Sinn?

Unterschätzen Sie den Aufwand für die Führung einer Anlagebuchhaltung nicht! KMU haben schon genügend administrative Tätigkeiten zu erledigen. Da muss man es sich gut überlegen, ob eine Anlagebuchhaltung einen Nutzen bringt. Die Führung einer Anlagebuchhaltung ist keine Pflicht. In den folgenden Situationen kann es aber durchaus Sinn machen, eine Anlagebuchhaltung zu führen:

  1. Ein Umbau / Renovation / Neubau bringt viele Investitionen mit sich, zu denen es eine gute Übersicht braucht und die gemanagt werden müssen.
  2. Die Firma besitzt viele verschiedenen Anlagegegenstände, ggf. auch an externen Orten, die nicht unmittelbar unter der Kontrolle oder Verantwortung eines eigenen Mitarbeiters stehen. Kontrolle ist besser als Vertrauen.
  3. Wenn sehr viele Anlagegegenstände vorhanden sind, über welche die Übersicht verloren gehen kann.
  4. Firmen mit grösseren Beständen an IT-Equipment. Diese haben weiterführende Ansprüche im Vergleich zu anderen Gegenständen. Mit einer Anlagebuchhaltung lassen sich auch Lebensdauer und Lizenzen überwachen.

Anforderungen an eine Anlagebuchhaltung

Die Anlagebuchhaltung soll einen vollständigen Überblick über alle im Besitz der Firma stehenden Anlagen geben. Solche Anlagen können Maschinen, Mobiliar, Immobilien, Fahrzeuge, Büromaschinen, Computer und Drucker, Software, aber auch Eigenentwicklungen usw. sein. Im Vordergrund steht die Bewirtschaftung des Inventars. Die Anlagebuchhaltung soll folgendes klären:

  • Wo steht der Anlagegegenstand?
  • Wie alt sind die einzelnen Gegenstände?
  • Wie lange ist die Lebensdauer der Anlage?
  • Sind noch alle Anlagegegenstände vorhanden?
  • Gibt es Gegenstände, welche verkauft, gestohlen oder defekt sind?
  • Gibt es spezielle Versicherungen für einzelne Güter?
  • Wann läuft die Garantie ab?
  • Welche Gegenstände sind geleased?
  • Sind mit einzelnen Gegenständen Verträge wie z.B. Software-Lizenzen auf einzelnen PCs verbunden?
Anlagebuchhaltung AssetPanda

Asset-Panda: beliebte Online-Anlagebuchhaltung.

Damit die physischen Anlagegegenstände eindeutig erkannt werden können, ist es ratsam, diese mit nummerierten Etiketten oder Barcodes zu versehen. So können Gegenstände bei Veränderungen erkannt und der Status in der Anlagebuchhaltung angepasst werden.

Aus Sicht der Buchhaltung sind folgende Aspekte relevant:

  1. Inventar: Welche Werte werden in den Anlagekonten der Bilanz repräsentiert? Für den Saldennachweis muss klar sein, wie sich die Beträge der Aktiv-Konten zusammensetzen.
  2. Abschreibungen: Die Anlagegegenstände in der Bilanz werden mit jedem Abschluss abgeschrieben. Die Anlagebuchhaltung soll eine Abschreibungstabelle jedes einzelnen Gegenstandes bereit stellen.

Ein Vorschlag für die Behandlung in der Buchhaltung

Bei der Verwendung einer externen Anlagebuchhaltung schlage ich folgendes Vorgehen vor:

  1. Bei der Lieferung werden die Anlagegegenstände im Wareneingang mit einem Nummernschild versehen. Der neue Gegenstand wird entsprechend in der Anlagebuchhaltung erfasst.
  2. Die Rechnung für den Anlagegegenstand wird in der Buchhaltung erfasst, jedoch nicht wie gewohnt in die Bilanz, sondern auf ein passendes Aufwandskonto verbucht.
  3. Aus der externen Anlagebuchhaltung wird ein Anlagespiegel über alle in einer bestimmten Periode gekauften Anlagegegenstände gezogen. Dieser Report wird in der Buchhaltung in die Bilanz eingebucht. Als Gegenkonto wird das ursprünglich gebuchte Aufwandskonto verwendet.
  4. Die Abschreibungen werden periodisch mittels Anlagebuchhaltung berechnet und in der Buchhaltung erfasst.
  5. Verkaufte, ausgemusterte oder gestohlenen Anlagegegenstände können ausserdem mittels eines Reports aus der Buchhaltung ausgebucht werden.

Dieser Prozess bringt den Vorteil mit sich, dass auf Rechnungen aufgeführte Verbrauchsmaterialen, welche nicht aktiviert werden sollen, gar nicht erst in die Anlagebuchhaltung gelangen.

Welche externen Anlagebuchhaltungen eignen sich?

Meine Anforderungen an eine externe Anlagebuchhaltung für meinen Vergleich waren:

  1. Die Anlagebuchhaltung muss cloudbasiert sein.
  2. Der Preis für die Software-Lizenz soll KMU kompatibel sein.
  3. Für die Buchhaltung relevante Funktionen wie Abschreibungen oder Anlagespiegel müssen vorhanden sein.
  4. Es soll eine App für ein Mobiltelefon geben, mit welcher man die Nummernschilder möglichst mit Barcode abfotografieren kann, um die Gegenstände zu verwalten.

Ich habe verschiedene externe Anlagebuchhaltungen getestet – manche etwas ausführlicher, manche etwas weniger ausführlich:

All diese Tools warten mit vergleichbaren Funktionen auf. Letztlich gibt es immer unterschiedliche Anforderungen. Unter den getesteten Tools werden Sie sicher ein passendes finden.

Test von Assettiger

Weil es mir von Beginn weg einen guten Eindruck gemacht hat, habe ich mich intensiver mit Assettiger auseinandergesetzt. Es hat einen riesigen Funktionsumfang und ist erst noch gratis! D.h. ganz gratis ist es nicht: es finanziert sich aus dem Verkauf der physischen Asset-Tags / Barcode-Kleber, welche aber sehr hochwertig in verschiedenen Varianten erhältlich sind und toll aussehen.

Mit Asset-Tigers kann man Anlagen an verschiedenen Standorten, Locations usw. managen. Es gibt Standard-Felder und frei definierbare Felder, welche man Assets zuordnen kann. Hier würde ich zum Beispiel ein Feld für die Rechnungsnummer und für Run my Accounts Kunden den Link zum PDF Beleg hinterlegen.Anlagebuchhaltung Assettiger Anlagen erfassen

Neben den Anlagen lassen sich mit Assettiger auch zugehörige Verträge und Versicherungen tracken. Es stehen verschiedene Abschreibungsmethoden zur Verfügung. Zum Ende einer Buchhaltungsperiode (Monat, Quartal oder Jahr) generiert das System einen Report pro Konto, Abteilung, Ort, usw. Der Anlagespiegel mit den zugehörigen Abschreibern kann so nach individuellen Bedürfnissen erstellt werden.

Die Bewirtschaftung von IT Assets ist gut gelöst: Man kann die Lebensdauer erfassen, was die Handhabung enorm erleichtert. Über einen Report ist ersichtlich, welche Geräte bald ersetzt werden müssen.

Praktisch ist die Mobile-App (erhältlich bei Google Play und im Apple App Store): Die Barcodes auf Gegenständen lassen sich damit einscannen oder die Gegenstände selber fotografieren. Die Bewirtschaftung wie die Inbetriebnahme, die Inventarisierung oder die Ausmusterung kann so sehr leicht vor Ort erledigt werden. Ist ein Computer defekt, wird der Barcode durch die verantwortliche Person abfotografiert und  aus dem Anlagespiegel ausgetragen.
Mit Assettiger fiel es mir einfach, schnell einen Überblick zu erhalten. Die Reports ermöglichen zudem eine gute Datengrundlage, um die Buchhaltung zu führen.

Fazit zum Test

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Anlagebuchhaltung um eine aufwändige Angelegenheit. Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, ob die nötigen Ansprüche für einen solchen Aufwand gegeben sind. Eine Anlagebuchhaltung ist keine Pflicht und sie kann sich zu einem administrativen Monster wandeln.

Sollten Sie sich für eine Anlagebuchhaltung entschieden ist aus meiner Sicht Assettiger eine gute Lösung. Aber auch die anderen weiter oben erwähnten Tools sind umfassend und überzeugen auf ihre Weise.

Sind Sie Kunde bei Run my Accounts? Dann können Sie sich gerne mit Ihrem persönlichen Online-Buchhalter darüber austauschen, ob eine Anlagebuchhaltung in Ihrem Fall sinnvoll ist. Viel Erfolg beim ausprobieren!

Update 20. Juli 2017: Geheimtipp – schauen Sie sich die Inventar-Lösung inventify von Cedras GmbH an! Eine Schweizer Online-Software mit einem Top-Funktionsumfang.

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