Vereinsversammlung: Tipps zur Vorbereitung und Durchführung

Vereinsversammlung

Die Vereinsversammlung ist nicht nur der gesetzlich wichtigste Vereins-Event im Jahr. Die Vereinsversammlung ist auch eine Chance für den Verein, seine Ziele zu manifestieren, neue Mitglieder zu finden, Öffentlichkeitsarbeit zu leisten, Sponsoren bei Laune zu halten, Mitglieder zu aktivieren und das Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Mitgliedern zu stärken. Eine sorgfältige Vorbereitung und Durchführung ist daher essenziell. In unserem Vereinspackage zum Gratis-Download haben wir Ihnen einige Vorlagen zusammengestellt, die Ihnen sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Durchführung der Vereinsversammlung eine gute Hilfe sein werden.

Was ist gesetzlich zur Vereinsversammlung zu beachten?

Art. 64 ZGB bestimmt, dass die Vereinsversammlung das oberste Organ des Vereins ist. Sie muss vom Vorstand gemäss den Regeln der Statuen einberufen werden.

Die Vereinsversammlung ist zuständig für die Aufnahme und den Ausschluss der Mitglieder. Sie wählt den Vorstand und entscheidet in allen Angelegenheiten, die nicht anderen Organen (Vorstand, Revisionsstelle) des Vereins übertragen worden sind. Sie muss die Aufsicht über die Vereinsorgane wahrnehmen und kann diese auch abberufen.

Im Unterschied zu anderen Gesellschaftsformen haben im Verein alle Mitglieder das gleiche Stimmrecht. Vereinsbeschlüsse werden mit Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst.

Vorbereitung der Vereinsversammlung

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Die Einladung zur Vereinsversammlung muss rechtzeitig gemäss Vereinsstatuten verschickt werden (ohne statutarische Regeln reichen gesetzlich 7 Tage aus – 7 Tage sind aber viel zu kurz und nicht empfehlenswert). Orientieren Sie sich frühzeitig über diesen Termin. Oftmals ist der kritische Pfad dazu die Buchführung. Zuerst muss die Buchhaltung abgeschlossen werden. Dann muss diese vom Revisor geprüft werden – eine Vorlage für den Revisorenbericht können sie hier herunterladen. Erst dann kann die Vereinsversammlung unter Einhaltung der Statutarischen Verpflichtungen einberufen werden.

Vergessen Sie nicht, früh genug einen passenden Raum zu reservieren. Die Grösse des Raums sollte möglichst nahe an den erwarteten Besucherzahlen sein. Wenn der Raum gut gefüllt ist, verschafft dies den Eindruck eines erfolgreichen Vereins und ein gutes Gemeinschaftsgefühl. Ist der Raum zu gross, kann sich keine gute Stimmung ausbreiten.

Damit möglichst viele Mitglieder, Gönner und Sponsoren dabei sein können, vermeiden Sie Schulferien und Uhrzeiten, zu denen Ihre Mitglieder noch an der Arbeit sind. Optimal für Vereinsversammlungen sind meist Abende zwischen Montag und Donnerstag.

Zur Einladung versenden Sie mindestens die Traktandenliste über den in den Statuten vorgesehenen Kanal (brieflich oder elektronisch). Sprechen Sie sich mit dem Vorstand darüber ab, ob auch Jahresbericht, Jahresrechnung, Budget oder ein Entwurf von beantragten Statutenänderungen mitversendet werden sollen. Je mehr Informationen Ihre Mitglieder im Vorfeld haben, dest transparenter wird Ihre Vereinsführung wahrgenommen und desto effizienter und voraussehbarer dürfte sich der Verlauf der Vereinsversammlung gestalten.

Sollten im Vorfeld bestimmte Anträge eingereicht werden oder Fragen aufkommen, klären Sie diese seriös ab und erkundigen sich darüber, damit Sie in der Versammlung eine gute Falle machen. Ein Gespräch vor der Generalversammlung mit Meinungsmachern unter den Mitgliedern kann Ihnen den notwendigen politischen Rückhalt während der Vereinsversammlung geben. Der Vorstand kann Ihnen dabei helfen, kritische Themen bereits im Vorfeld auszumachen und sich entsprechend seriös darauf vorzubereiten.

Durchführung der Vereinsversammlung

Damit Sie keinen Punkt vergessen, ist es hilfreich, wenn Sie das Protokoll der Vereinsversammlung bereits vorher in den Grundzügen schreiben und dieses ausgedruckt als Leitfaden für die Vereinsversammlung nutzen. Dabei eignet sich die Vorlage unseres Versammlungsprotokolls zum Download sehr gut. So stellen Sie sicher, dass sie keinen wichtigen Punkt in der Versammlung vergessen und damit die ordentliche Durchführung gefährden. Hier finden Sie ein Auszug aus den wichtigsten Traktanden aus unserer Vorlage:

  1. Begrüssung
  2. Präsenzliste und Feststellung der Beschlussfähigkeit
  3. Wahl der Stimmenzähler
  4. Genehmigung des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung
  5. Jahresbericht des Präsidenten
  6. Jahresrechnung
  7. Revisorenbericht
  8. Entlastung des Vorstandes
  9. Erneuerungswahl Vorstand und Revisor
  10. Varia

Manchmal lässt sich eine Diskussion nicht vermeiden. Der Präsident / die Präsidentin ist verantwortlich, dass die Mitglieder fair, konstruktiv und anständig miteinander sprechen. Verweisen Sie Störenfriede aus dem Saal, beschränken Sie die Redezeit, stellen Sie Ordnungsanträge zum Abbruch von ausufernden Diskussionen.

Lassen Sie eine Anwesenheitsliste zirkulieren, damit auch später nachvollzogen werden kann, wer alles anwesend war. Dies vermeidet spätere Auseinandersetzungen.

Die meisten Vereine basieren auf viel Freiwilligenarbeit. Zeigen Sie ihren Vorstandskollegen und den aktiven Mitgliedern Wertschätzung, in dem Sie sich bei Ihnen für ihre tolle Arbeit bedanken. Abtretende Vorstandsmitglieder sollten mit einem kleinen Geschenk verabschiedet werden. Wenn ein Vorstandsmitglied das Wort ergreift und die Arbeit des Präsidenten verdankt und ihm ev. einen Blumenstrauss überreicht, ist dies eine freundliche Geste, die man nicht auslassen sollte.

Ein paar Tipps zur erfolgreichen Durchführung der Vereinsversammlung

Speditive Durchführung des formellen Teils

Führen Sie den formellen Teil möglichst speditiv durch. Das wird die meisten Mitglieder freuen, denn dies ist tendenziell der wenig spannende Teil der Generalversammlung. Bei guter Vorbereitung und ohne Kontroversen können Sie diesen Teil in 10 Minuten durchpeitschen. Führen Sie die Vereinsversammlung an der kurzen Leine und brechen Sie langfädige Diskussionen rasch ab, wenn sie nichts mehr bringen. Offerieren Sie hartnäckigen Mitgliedern ein Gespräch unter 4 Augen im Nachgang der Vereinsversammlung.

Attraktives Rahmenprogramm

Alleine mit dem formellen Programm holt man keine Mitglieder hinter dem Ofen hervor. Für ihre Mitglieder relevante Führungen, Firmenbesichtigungen (wieso nicht beim Sponsor?), Ausbildungen, Vorträge, Diskussionsrunden, Darbietungen von Mitgliedern, Degustationen, Ausstellungen, prominente Gäste, etc. können wie ein Magnet auf Ihre Mitglieder wirken. Sie verschaffen sich eine bessere Legitimation, wenn möglichst viele Ihrer Mitglieder an der Generalversammlung teilnehmen.

Sponsoren miteinbeziehen

Sponsoren und Gönner wollen wissen, dass ihr Geld am richtigen Ort ankommt. An der Generalversammlung können sie einen authentischen Einblick ins Vereinsleben erhalten. Nutzen Sie deshalb die Chance, auch diese Gruppe an die Vereinsversammlung einzuladen.

Networking beim Apéro

Doch aufgepasst: pappen Sie die Vereinsversammlung nicht nur mit Programm voll. Bei einem Apéro am Ende der Vereinsversammlung können sich die Mitglieder austauschen und netzwerken. Wenn auch die eingeladenen Gäste (Referenten, Diskussionsteilnehmer, …) noch für den Apéro bleiben, kann dieser umso interessanter werden. Denken Sie in grösseren Vereinen dabei auch daran, Namensschilder zu verteilen.

Vereinspackage zum Gratis-Download

Unser Vereinspackage zum Gratis Download enthält alle wichtigen Word-Vorlagen, die Sie für die Vorbereitung und Durchführung einer erfolgreichen Vereinsversammlung brauchen: Protokoll, Einladung, Anwesenheitsliste und Revisorenbericht.

 

Gra

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