Elektronische Rechnung jetzt gleichwertig!

Elektronische RechnungSeit dem 1. Januar 2018 ist die elektronische Rechnung, die gescannte Papierrechnung und die Papierrechnung in der Schweiz gleichgestellt. Die bis anhin geltende Anforderung einer digitalen Signatur wurde gestrichen. Bis Ende 2017 hat die ESTV hohe Hürden für digitale Buchungsbelege gesetzt. Elektronische Rechnungen mussten mit einer teuren ElDI-V Signatur und noch teurerer Software in einem aufwändigen Verfahren digital signiert werden. Elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur waren nicht ohne weiteres für den Vorsteuer-Abzug berechtigt. Ein nicht unbeträchtliches Risiko für KMU bei einer MWST-Kontrolle. Dies hat die Digitalisierung der Buchhaltung in der Schweiz bisher verhindert. Im Europäischen Ausland war eine PDF Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Der Bundesrat hat nun gehandelt und der digitalisierungsfeindliche Swiss-Finish hat ausgedient!

Die neuen gesetzlichen Grundlagen

Per 1. Januar 2018 ist die neue Mehrwertsteuerverordnung in Kraft getreten. Diese bestimmt in Artikel 122, dass für die Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege nur noch die Artikel 957-958f des Obligationenrechts und die Geschäftsbücherverordnung gelten. Die ElDI-V mit ihren hohen Anforderungen wurde per 1. Januar 2018 aufgehoben.

Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit

Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit von elektronischen Rechnungen muss auch ohne digitale Signatur weiterhin erbracht werden können. Je eindeutiger ein Beweismittel ist, desto einfacher gelingt der Nachweis einer bestimmten Tatsache.

Nachweis über eine elektronische Signatur

Am einfachsten gelingt dieser Nachweis bei elektronischen Daten auch unter der veränderten Rechtslage, wenn die Dokumente digital signiert sind. Faktisch bleibt klar: Eine digitale Signatur auf einem Buchungsbeleg bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen. Deshalb empfiehlt die ESTV auch nach Abschaffung der ElDI-V weiterhin, eine fortgeschrittene respektive eine qualifizierte Signatur (SuisseID) zu verwenden.

Nachweis über einen Beweis

Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit gilt: Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit ist erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind. Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.

Eine elektronische Rechnung muss also in erster Linie wahr sein. Der Geschäftsvorfall muss stimmen: Eine Rechnung muss mit dem Leistungsaustausch übereinstimmen.

Elektronische Rechnung: Vorschriften bei der Archivierung

Trotz Vereinfachungen beim Versand von elektronischen Rechnungen durch die Aufhebung der ElDI-V: Bei der Archivierung muss die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) eingehalten werden. Gemäss GeBüV können die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten muss gewährleistet bleiben. Ausserdem müssen die Belege bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist wieder lesbar gemacht werden können.

Konkret bedeutet dies, dass zu jeder Buchung ein Beleg auf Papier oder in elektronischer Form vorliegen muss, um den zugrunde liegenden Sachverhalt nachvollziehen zu können. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst sein.

Werden die Belege auf veränderbaren Medien (wie z.B. einer normalen Festplatte) gespeichert, müssen technische Verfahren wie die digitale Signatur die Integrität der gespeicherten Daten gewährleisten. Der Zeitpunkt der Speicherung muss über einen Zeitstempel unverfälschbar nachweisbar sein. Die Abläufe und Verfahren müssen geregelt und dokumentiert werden.

Bei Run my Accounts versehen wir deshalb jeden uns übermittelten Buchungsbeleg mit einer GeBüV-Signatur und einem Zeitstempel.

Gra

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