Der Bundesrat forciert mit der Abschaffung der ElDI-V die Digitalisierung der Buchhaltung von KMU. Die ElDI-V (Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen) ist für KMU sehr umständlich und hat diese bei der Digitalisierung gehindert. Obwohl für KMU bedeutend, wird die Abschaffung am Rande in den Erläuterungen zur Änderung der Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) erwähnt. Sie soll per 1. Januar 2018 erfolgen. Damit werden nun auch auf Verordnungs-Stufe Rechnungen im PDF Format den Papierrechnungen gleichgestellt.
Abschaffung der ElDI-V
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hatte bereits im Oktober 2016 eine Präzisierung der Auslegung der ElDI-V vorgenommen. Danach mussten E-Rechnungen nicht mehr zwingend digital mit einer ElDI-V Signatur versehen werden. Dennoch: die ESTV hatte die Verwendung der ElDI-V weiterhin aus Gründen der Rechtsicherheit empfohlen.
Im Rahmen der Teilrevision des MWSTG hat der Bundesrat nun reagiert, indem er den Art. 122 der revidierten MWSTV überarbeitet hat. Nach Mehrwertsteuerrecht sollen nun für Belege – sei es auf Papier oder elektronisch – nur noch die Artikel 957–958f des Obligationenrechts und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Anwendung finden. Es bestehen ab 2018 keine über die allgemeinen Buchführungsvorschriften hinausgehenden Regelungen mehr. Insbesondere ist keine elektronische Signatur gemäss ZertES (Bundesgesetz über die elektronische Signatur) mehr erforderlich.
Mehr Rechtsicherheit
Die Anwendung der ElDI-V war sehr teuer und umständlich: ein Unternehmen brauchte für den Versand einer elektronischen Rechnung eine ElDI-V Signatur (ca. CHF 5000), eine Signatur-Software und dazugehörige Hardware (ca. CHF 10’000) und eine gesetzeskonforme Implementierung in den eigenen Prozessen durch einen externen Berater (kaum unter CHF 20’000). Kein Wunder, dass sich KMU diesen Luxus nur sehr selten geleistet hatten. Viele KMU hatten mangels besseren Wissens unsignierte PDF-Rechnungen verschickt, sich und die Rechnungsempfänger dadurch einem Risiko ausgesetzt.
Viele KMU mussten befürchten, dass die ESTV in einer Kontrolle Belege zurückweisen könnte, wenn die elektronischen Signaturen fehlten. Deshalb wurden von KMU und deren Treuhändern im Regelfall nach wie vor Papier-Rechnungen einverlangt. Damit wurde jedoch eine Grundlegende Digitalisierung der Buchhaltung verunmöglicht und KMU unnötige Administrations-Kosten auferlegt.
Dieser Swiss-Finish hat die elektronische Rechnungsstellung gegenüber der traditionellen Rechnungsstellung auf Papier benachteiligt. Wieso soll eine elektronische Rechnung digital unterschrieben werden, wenn eine eigenhändige Unterschrift auf einer Papierrechnung nicht erforderlich ist?
Und die digitale Archivierung?
Damit die Digitalisierung der Buchhaltung weiter Fahrt aufnehmen kann, fehlt noch eine Präzisierung der GeBüV (Geschäftsbücherverordnung). Leider sind die Regeln der elektronischen Archivierung nach wie vor kompliziert und teilweise widersprüchlich. So riskieren KMU, welche Originalbelege (Papier-Rechnungen, Quittungen, Bankbelege, …) zugunsten von Scans vernichten, nach wie vor Probleme bei Steuer-Revisionen. Die Verwaltung kann KMU Gutes tun, wenn sie auch bei der Archivierung von digitalen Belegen die Hürden herabsetzen und mehr Klarheit schaffen würde.
ZUGFeRD – jetzt erst recht!
Damit auch der Rechnungsempfänger von der Digitalisierung profitieren kann, sollte eine E-Rechnung mehr sein als ein per PDF übermitteltes Bild. Dafür eignet sich das ZUGFeRD Format perfekt. ZUGFeRD wird in der Schweiz seit 2016 von Run my Accounts und von Abacus unterstützt.
ZUGFeRD bietet die Möglichkeit, ein XML mit sämtlichen Rechnungsdaten in ein PDF einzubetten. Dadurch kann ein Rechnungssteller unabhängig von der Technologie des Rechnungsempfängers ganz einfach eine E-Rechnung versenden – egal ob der Empfänger strukturierte Rechnungsdaten verlangt oder nicht. Der Empfänger kann die Rechnung lesbar auf Papier ausdrucken oder das XML gleich elektronisch verarbeiten.
Jetzt wo der Nutzung von elektronischen Rechnungen nichts mehr im Weg steht, ist das ZUGFeRD Format die perfekte Lösung für Schweizer KMU!
