Eine ElDI-V Signatur auf E-Rechnungen ist ab sofort nicht mehr notwendig: die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat eine Präzisierung zur Beweiskraft elektronischer Daten ohne elektronische Signatur veröffentlicht. Dies kommt einer kleinen Revolution im Bereich der Buchhaltung gleich: die Digitalisierung der Buchhaltung ist nun auch in der Schweiz angekommen!
ElDI-V Signatur nicht mehr notwendig
Bis anhin mussten Ausgangsrechnungen / Kreditoren, welche im PDF Format versendet wurden mit einer ElDI-V Signatur versehen werden. Für KMU war dies aufgrund hoher Kosten und komplizierten administrativen Verfahren praktisch nicht machbar. Deshalb haben viele Unternehmen ihre Rechnungen noch in Papierform verschickt. Oder aber sie haben sich von den komplizierten Regelungen des Bundes nicht beeindrucken lassen und trotzdem nicht digital signierte PDFs versendet. Dies war allerdings ein Risiko für den Rechnungs-Empfänger: War dieser ein MWST pflichtiges Unternehmen, riskierte es, den Vorsteuerabzug nicht geltend machen zu können – im Schadenfall bei einer Revision durch die Steuerverwaltung möglicherweise existenzbedrohend.
Nun hat die ESTV diese Hürden beseitigt. Ob in Papierform oder elektronisch: der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit kann unabhängig vom Format erbracht werden(sog. Beweismittelfreiheit). Dies ist gegeben, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind. Namentlich sind zu beachten:
- die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte;
- der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge;
- die Klarheit;
- die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens;
- die Nachprüfbarkeit.
Die Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind ab sofort gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.
Trotz allem: es schadet nicht, wenn noch eine ElDI-V Signatur auf dem Beleg vorhanden ist. Eine digitale Signatur bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen – dies macht denn auch die ESTV in Ihrer Präzisierung klar.
Good News für KMU
Diese Präzisierung der ESTV ist eine gute Nachricht für sehr viele KMU. Es ist schon beinahe üblich geworden, dass PDF Rechnungen per E-Mail verschickt wurden. Unternehmen, die solche Rechnungen akzeptiert haben, bewegten sich bis anhin auf dünnem Eis. Kunden, die wir auf diesen Umstand hingewiesen haben, reagierten denn auch mit Skepsis und Unglauben. Was in den umliegenden Ländern längst Normalität war (in Deutschland wurden die digitalen Signaturen bereits 2012 abgeschafft), gilt nun endlich auch in der Schweiz.
Nur eine Vereinfachung der Regelungen hilft den Schweizer Unternehmungen in der digitalen Transformation weiter. Die Digitalisierung ermöglicht KMU erhebliche Kosten einzusparen und im internationalen Wettbewerb mitzuhalten.
ZUGFeRD erhält ein Boost
Erst gestern haben wir das E-Rechnungsformat ZUGFeRD als erste Schweizer Buchhaltungs-Software lanciert. ZUGFeRD ermöglicht, dass eine Rechnung in der Buchhaltung komplett automatisch verarbeitet werden kann. Für die Anwender unserer Buchhaltungs-Lösung kommt diese Ankündigung der ESTV gerade rechtzeitig. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich das revolutionäre E-Rechnungsformat auch in der Schweiz durchsetzen kann.
