ZUGFeRD: Run my Accounts lanciert E-Rechnung der Zukunft

Run my Accounts ist der erste Schweizer Buchhaltungs-Software-Anbieter, der das E-Rechnungs-Format ZUGFeRD anbieten kann. Ab heute können unsere Kunden den Versand solcher E-Rechnungen bei uns beantragen.

ZUGFeRD Rechnung im Adobe Reader

ZUGFeRD Rechnung im Adobe Reader

Das neue ZUGFeRD-Format entstand im deutschen Raum und erhält International immer mehr Beachtung. Es ermöglicht eine effizientere Verarbeitung von Rechnungen und minimiert administrative Kosten. ZUGFeRD-Rechnungen werden als PDF mit einer XML-Datei verschickt. Dies ermöglicht eine automatische Verarbeitung im System, ohne administrativen Zusatzaufwand.

Schluss mit dem Medienbruch!

Unter einer E-Rechnung versteht man heute noch immer den Versand von PDF-Dokumenten. Diese bringen abgesehen von einer Einsparung von Versand-Kosten und schnellerem Empfang in der Buchhaltung kaum Vorteile: auch PDF-Belege müssen mühsam abgetippt werden. Das klingt uns zu sehr nach 1990. Heute muss das anders gehen!

ZUGFeRD revolutioniert die Buchführung

Hinter dem eigentümlichen Namen verbirgt sich das Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist eine Spezifikation für einen unserer Meinung nach revolutionären Standard zur elektronischen Rechnungsstellung. Am 25. Juni 2014 wurde die Version 1.0 der Spezifikation vom FeRD (bestehend aus Verbänden, Ministerien und Unternehmen aus Deutschland) veröffentlicht.

Dieses neue Format ermöglicht den Austausch von Rechnungen zwischen Lieferant und Empfänger in einem einfach auslesbaren, elektronischen Format. Dieser Rechnungsstandard ist über alle Branchen hinweg universell einsetzbar. Es profitieren nicht nur Unternehmen, sondern auch Privatpersonen.

Auszug aus der maschinenlesbaren XML-Datei

Auszug aus der maschinenlesbaren XML-Datei

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat besteht aus einem herkömmlichen PDF und einer daran angehängten maschinenlesbaren XML-Datei, welche alle in der PDF-Rechnung enthaltenen Rechnungsinformationen beinhalten kann. Die ZUGFeRD-Rechnung ist dadurch sowohl für den Menschen als auch für die Maschine einfach lesbar. Das bedeutet auf Seite des Senders, aber auch des Empfängers der Rechnung eine erhebliche Minimierung der administrativen Arbeiten. In der Verarbeitung bietet das Format sehr viel Potenzial, da die Rechnung in der Buchhaltung komplett automatisch verarbeitet werden kann. Mit einer derartigen Prozess-Vereinfachung wird das Rechnungswesen in Zukunft sehr viel effizienter als heute. Durch die Einführung von ZUGFeRD wird Buchführungsarbeit in Zukunft lediglich auf den Datenaustausch und die inhaltliche und finanzielle Freigabe der Rechnung beschränkt. Alle administrativen Mehraufwände und Zusatzkosten fallen weg.

Wieso wir an ZUGFeRD glauben

Buchhaltung bietet in seiner heute immer noch sehr papierlastigen Form erhebliches Optimierungspotenzial für Digitalisierung. Bisher konnten sich E-Rechnungen aber bei KMU nicht richtig durchsetzen. Neben den hohen gesetzlichen Anforderungen bei E-Rechnungen haben PDF-Dokumente keinen wesentlichen Vorteil ermöglicht. Mit ZUGFeRD wird dies nun anders.

In Deutschland konnte sich das ZUGFeRD Format seit seiner Lancierung vor 2 Jahren gut etablieren. Dies hat zur Folge, dass es nun auch in anderen Europäischen Ländern übernommen wird.

Mit der Einführung dieses E-Rechnungsformates möchten wir ein Zeichen setzen und hoffen, dass uns andere Software-Hersteller folgen werden.
Wir wissen das auch Abacus als Schweizer Marktführer ZUGFeRD ab 2017 in allen Software-Versionen einbauen wird. Auch deshalb sind wir fest davon überzeugt, dass ZUGFeRD auch auf dem Schweizer Markt eine gute Chance hat, der neue Standard zu werden.

Die Einführung von ZUGFeRD bei Run my Accounts

Als erstes schalten wir das neue E-Rechnungs-Format unseren Kunden des Deutschen Standorts in Köln aber auch den Kunden in der Schweiz mit Bezug zu Deutschland auf. Diese können das Format schon jetzt zu Ihrem Vorteil nutzen, da in Deutschland bereits viele Systeme angeboten werden, die das Format verarbeiten können. Im weiteren Verlauf sollen dann sämtliche Mandaten auf ZUGFeRD upgraden. Momentan ist ZUGFeRD in der Schweiz noch nicht ein Standard in der Rechnungsstellung, wir glauben aber, dass sich das Format auch hier durchsetzen wird. Ein neuer Standard ist möglich, wenn eine Vielzahl der Unternehmen das Format verwendet und unterstützt. Wir machen heute den ersten Schritt dazu.

Auf der Beleg-Eingangs-Seite (Kreditoren) werden wir ZUGFeRD voraussichtlich bereits in der ersten Hälfte 2017 anbieten können. Wir entwickeln aktuell ein Upgrade unserer Belegverarbeitungs-Software, welche unter anderem auch ZUGFeRD Dateien verarbeiten wird. Mit diesem Update werden wir in der Lage sein, ZUGFeRD beim Versand aber auch beim Empfang vollautomatisch in unseren Prozess zu integrieren.

Ein Nachteil gibt es (noch)

Ein wichtiger Grund zur raschen Verbreitung von ZUGFeRD in Deutschland liegt darin, dass 2012 die Signaturpflicht von Ausgangsrechnungen abgeschafft wurde. In der Schweiz ist dies leider (noch) nicht der Fall. Wer heute in der Schweiz eine Rechnung im PDF-Format versenden will, muss diese digital signieren. Dies geht im Einzelfall mit einer Suisse-ID. Sobald einige dutzend Rechnungen versendet werden, ist dies allerdings nicht mehr praktikabel: es braucht dann eine ElDI-V Signatur. Diese ist teuer und umständlich und damit für KMU nicht praktikabel.

Das Problem einer nicht signierten Rechnung schiebt man allerdings an den Empfänger der Rechnung weiter. Wenn eine MWST pflichtige Person eine unsignierte PDF-Rechnung akzeptiert, riskiert diese den Vorsteuerabzug zu verlieren.

Eine gute Alternative bietet die Schweizer Firma Billexco. Diese signiert dank einer Stellvertreter-Regelung elektronische Rechnungen mit einem ElDI-V Zertifikat und stellt ebenfalls sicher, dass der Empfänger der Rechnung eine revisionssichere Archivierung gewährleisten kann. Derzeit unterstützt Billexco keine Rechnungen im PDF/A–3-Format, welches für ZUGFeRD eine Voraussetzung darstellt. Gemäss telefonischer Auskunft beim Geschäftsführer von Billexco soll dieses Feature Anfangs 2017 eingeführt werden. Trotzdem ist Billexco schon heute für ZUGFeRD-Rechnungen brauchbar, weil das nicht digital signierte Original ebenfalls an den Rechnungsempfänger ausgeliefert wird und von ihm verarbeitet werden kann.

Rechtliche Anpassungen werden nötig

Vor kurzem wurde das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) revidiert und vom Parlament verabschiedet und sollte bald durch den Bundesrat in Kraft gesetzt werden. Im Anschluss dürfte auch die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) überarbeitet werden. Eine Minderung der administrativen Hürden für KMU, ähnlich wie im umliegenden Europäischen Ausland, könnte die Digitalisierung der Buchhaltungs-Prozesse fördern und einen unkomplizierten Umgang mit elektronischen Rechnungen ermöglichen.

Jetzt loslegen!

Unter folgendem Link finden Sie ein Beispiel einer ZUGFeRD-Rechnung, welche mit dem Debitoren-Modul von Run my Accounts erstellt wurde.

Sind Sie als Run my Accounts Kunde interessiert, schon jetzt selber zu testen? Dann schreiben Sie uns auf support@runmyaccounts.com, damit wir das neue Feature in Ihrem Mandanten freischalten können.

Probieren Sie es aus!

Lesen Sie anbei auch unsere heutige Pressemitteilung ZUGFeRD.

Update: Die ESTV hat bekannt gegeben, dass eine ElDI-V Signatur auf E-Rechnungen ab sofort nicht mehr notwendig ist. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag.

 

Gra

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