Protokoll schreiben: So geht es für Sie am besten!

Protokoll schreibenKein Meeting ohne Meeting-Protokoll! Ohne ein Protokoll bleiben Meetings unverbindlich und bewirken nichts. Sparen Sie sich Ihre wertvolle Zeit für Besseres. Mein Arbeitsalltag wird durch (zu-) viele Meetings geprägt. Je grösser Run my Accounts wird, desto wichtiger ist es geworden, dass das in Meetings Besprochene verbindlich zu protokollieren. In diesem Blog möchte ich ein paar Tipps geben, wie das am einfachsten geht.

Protokoll natürlich papierlos

Doch das Protokollieren kann auch zu einem teuren Zeitfresser werden, wenn man es falsch macht. Handschriftliche Notizen zu einem späteren Zeitpunkt ins Reine zu schreiben, halte ich für pure Zeitverschwendung. Wenn das Protokollieren so aufwändig ist und zu lange geht, dann wird es schnell nicht mehr gemacht.

Viel besser ist es, wenn das Protokoll die Vorbereitung und die Durchführung des Meetings unterstützt. Während des Meetings kann das auf den Bildschirm oder Beamer projizierte und laufend nachgeführte Protokoll bei der Strukturierung des Meetings helfen. Der Protokollführer schreibt direkt für alle sichtbar auf einem Monitor live mit. So kommt es später nicht zu Meinungsverschiedenheiten. Die Teilnehmer können die Entscheide gleich mitformulieren. Nach dem Meeting ist das Protokoll dann schnell fertiggestellt und kann rasch an die Teilnehmer verteilt werden.

Protokoll schreiben mit Vorlage in Word einfach

via GIPHY

Es beginnt mit den Traktanden

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es am effizientesten ist, wenn wir mit dem Protokoll bereits vor dem Meeting beginnen. Wir speichern das Meeting-Protokoll bereits mit dem Versenden der Einladung zum Meeting auf unserem Server ab. Dies erlaubt es den Teilnehmern bis zum Meeting, ihre eigenen Traktanden direkt in die Agenda des Protokolls aufzunehmen. So erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit, sich gut auf das Meeting vorzubereiten. Dies macht bereits den halben Erfolg aus.

Was soll erfasst werden?

Ein Protokoll muss kein Roman sein. Es ist gar nicht notwendig, alles im Detail aufzuschreiben. Die wirklich relevanten Dinge, die festgehalten werden müssen, sind Entscheidungen und einzelnen Teilnehmern zugeteilte Aufgaben. Die Herleitung, wie diese zustande gekommen sind, ist im Business-Alltag meistens irrelevant.

Umgang mit den Aufgaben

Protokoll ActionsEs gibt kaum ein Meeting, in dem alle Punkte final erledigt werden können. Im Meeting verteilte Arbeiten und Aufgaben gehen aber schnell unter. Dies gilt gerade wenn sie aufwändig und unbeliebt sind. Die Folge ist, dass ein Meeting ohne Wirkung und unverbindlich bleibt. Deshalb führen wir in unseren Protokollen eine Liste mit Aufgaben und verantwortlichen Personen. So wird verbindlich festgehalten, wer im Nachgang des Meetings was bis wann erledigen muss.

Handelt es sich um ein wiederkehrendes Meeting (z.B. ein wöchentliches Meeting der Geschäftsleitung), dann ist der erste Agenda-Punkt jeweils, alle Actions aus dem letzten Meeting durchzugehen und den Fortschritt zu besprechen.

Ist eine Aufgabe erledigt, dann wird dies bei uns gleich festgehalten. Sie wird zu den erledigten Aufgaben kopiert. Noch nicht abgeschlossene Aufgaben werden bei uns mit dem aktuellen Status ergänzt und verbleiben in der Aufgabenliste. So können sie beim nächsten Meeting erneut besprochen werden und gehen nicht vergessen.

Unsere Protokoll-Vorlage zum Gratis-Download

Unsere eigene Meeting-Protokoll Vorlage stellen wir unter folgendem Link zum Gratis-Download zur Verfügung:

Gra

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.