Organisation eines Meetings – klar und strukturiert

Organisation eines Meetings – Jeder kennt es, jeder hat so seine liebe Mühen damit und doch ist es unvermeidlich. Meistens sehr zeitraubend, länger als erwartet und komplizierter als Sie es sich vorgestellt haben. Das trifft natürlich nicht auf alle zu. Wir haben uns trotzdem so unsere Überlegungen gemacht wie wir diese einfach und klar strukturiert durchführen können und möchten Sie mit diesem Blog bei Ihren Meetings unterstützen.

Mal vorneweg

Bevor ein Meeting überhaupt zustande kommt. Die erste Frage die man sich stellen sollte ist, ob ein Meeting überhaupt von Nöten ist? Was würde passieren falls es nicht stattfindet? Reicht es auch schon nur eine Info an alle zu schicken? Falls Sie diese Fragen mit „Nein“, „Nichts“ und „Ja“ in genau dieser Reihenfolge beantworten – dann ist es ein klarer Fall. Info an alle und fertig.

Falls nötig, hier unsere Vorgehensweise

Der erste Punkt

Wer soll alles dabei sein? Hier ist wichtig das man nur die Leute einlädt, die für das Meeting erforderlich sind. Nicht mehr. Ansonsten schweift es gerne zu einer Diskussion aus die sich auch in die Pausenräume verlegen könnte.

Zeit

Plant ja genug ein, aber haltet dann auch daran fest. Wenn die Zeit vorbei ist, ist sie vorbei.

Wo

Klarer Schritt – wo sollen die Teilnehmer hinkommen? Nicht das sich wer verläuft.

Vorbereitung

Das ist das A und O eines organisierten Meetings. Das man vorbereitet zum Meeting kommt. Am besten ist es die Teilnehmer schon mit der Einladung über die Traktanden und Ziele des Meetings zu informieren. So können sie sich ebenfalls schon ihre Gedanken dazu machen. Der beste Fall wäre, wenn die Teilnehmer Sie bereits auf Traktanden oder Ideen bringen können, die Sie noch gar nicht berücksichtigt haben. Am besten machen Sie sich noch einen Termin im Kalender, für die Vorbereitung.

Durchführung

Sobald das Meeting dann startet, die Traktanden und Ziele nochmals klar erwähnen und dann Punkt für Punkt durchgehen. Falls neue offene Punkte aufkommen, die nichts mit dem Meeting zu tun haben, am besten ausserhalb des Meetings klären. Falls es jedoch ein Thema ist, das ebenfalls ein Meeting benötigt, ein Folge-Meeting vereinbaren. Es ist wichtig, dass am Ende eines Meetings jeder Teilnehmer weiss, bis wann er was zu erledigen hat.

Nachbearbeitung

Nach dem Meeting ist es wichtig, dass alle wichtige Punkte zusammengefasst und festgehalten wurden. Am besten dann auch gleich nochmals allen Teilnehmer zustellen, damit jeder auch auf den Stand der Dinge bleibt. Auch hier ist es wichtig, dass Sie sich für die Nachbereitung einen Termin im Kalender freihalten.

Fazit:

Jetzt wissen Sie, wie Sie Zeit für die Organisation eines Meetings sparen können. Um noch mehr Zeit in Ihren Meetings zu sparen, haben wir für Sie unsere praktische Protokollvorlage zum Gratis-Download. Einfach hier klicken. Wir erklären Ihnen auch gerne noch, wie Sie am besten Ihr Protokoll schreiben. Und nun noch das beste zum Schluss: wieso nicht auch gleich bei der Buchhaltung Zeit sparen? Einfach auf den Button klicken und ein Beratungsgespräch vereinbaren!

Gra

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