«Ghörsch mich?», «Ich ghör Sie nöd», oder «Sehen Sie mich?» – Wer hört diese Sätze nicht fast täglich? Online-Meetings haben uns viele nützliche Vorteile gebracht. Aber sie bergen auch einige Herausforderungen. In diesem Blog möchte ich mit Ihnen ein paar persönliche Erfahrungen teilen.
Vorbereitung auf das Online-Meeting
Von der Organisation unterscheiden sich die Online-Meetings nicht sehr von den klassischen physischen Meetings.
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Gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg! Das gilt nicht nur in Offline – sondern auch im Online-Meeting. Informieren sie die Teilnehmer des Online-Meetings vorab über die Themen und die Agenda, die Sie besprechen möchten. So können sich ihre Gesprächspartner optimal vorbereiten.
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Kein Meeting sollte länger als 60 Minuten dauern. Am Bildschirm ist ein Meeting viel anstrengender und fordert von der Konzentration einiges mehr ab, als wenn das Meeting persönlich stattfindet.
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Halten Sie Ihren Arbeitsplatz vor allem im Bereich des Kamerawinkels ordentlich, sauber und aufgeräumt.
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Achten Sie auf eine vorteilhafte Belichtung: am besten ist natürliches Tageslicht, welches von vorne in Ihr Gesicht scheint.
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Sind Sie die organisierende Person, wählen Sie sich zwei, bis drei Minuten vor Beginn ein und prüfen Sie, ob Mikrofon und Kamera funktionieren.
Der ein Einstieg ins Online-Meeting
Für den Erfolg eines Online-Meetings ist die Atmosphäre sehr relevant. Eine gute Atmosphäre zu schaffen, ist viel herausfordernder als in einem Meeting im gleichen Raum, wo man sich persönlich gegenübersteht und den Gesichtsausdruck seines Gegenübers besser deuten kann.
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Es ist wichtig sich zu Beginn gegenseitig kurz persönlich vorzustellen, damit sich die Menschen auch online kennen lernen können.
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Sprechen Sie dazu laut und deutlich und niemals zu schnell.
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Kennen sich die Personen im Online-Meeting bereits oder ist es sogar ein Online-Team-Meeting? Dann planen Sie etwas Zeit ein für den sozialen Austausch. Das fördert den Teamzusammenhalt.
Während des Online-Meetings
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Versuchen Sie einen positiven Gesichtsausdruck zu wahren. Ein Lächeln hat auch bei einer Online-Meeting-Präsentation noch nie geschadet
- Lassen Sie sich gegenseitig immer ausreden. Die kleinen Verzögerungen im Online-Meeting lassen es nicht zu, dass mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Die Verständlichkeit leidet stark, wenn mehr als eine Person spricht.
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Versuchen Sie Störgeräusche in der Umgebung zu eliminieren oder stark zu verringern, denn sie sind sehr irritierend. Schalten Sie sich besonders in einem Gruppen-Meeting auf stumm, wenn Sie nicht am Sprechen sind. Sie tragen damit aktiv zur Verbesserung des Online-Meetings bei. In einem Zweiergespräch hingegen empfiehlt es sich nicht, sich stummzuschalten.
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Weil Sie verstanden werden wollen, sollten Sie für perfekte Tonqualität sorgen. Nutzen Sie dazu ein professionelles Headset oder ein Mikrofon. Bei Run my Accounts haben wir mit Produkten von Jabra die beste Erfahrung gemacht.
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Sollte die Umgebung doch einmal zu laut sein, gibt es Kopfhörer mit «Noise Cancelling». Diese können Wunder wirken.
Kamera, ja? Kamera, nein?
Erfahrungsgemäss finden viele virtuelle Meetings ohne Kamera statt. Ich persönlich finde das sehr schade! Gerne sehe ich mein Gegenüber, auch wenn es mal etwas verpixelt ist. Meine Empfehlung ist:
- Übertragen Sie unbedingt immer das Kamera-Bild und fordern Sie Ihre Gesprächspartner dazu auf, ebenfalls Ihre Kamera einzustellen. Das hilft, das gegenseitige Vertrauen aufzubauen und vermindert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gesprächspartner gleichzeitig im Internet surft.
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Machen Sie virtuelle Kaffeepausen, kurze Spielpausen oder Feierabendbiere mit Kamera.
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Falls Sie mit Laptop und externem Bildschirm arbeiten, verschieben Sie das Online-Meeting-Fenster mit ihrem Gegenüber auf den Laptop mit der Kamera. So sprechen Sie frontal in die Kamera.
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Online-Meetings mit Webcam erfordern, dass Sie sich anständig kleiden sollten. Treten Sie nicht mit dem Trainer vor die Kamera – aber eine Krawatte ist wohl in den meisten Fällen auch übertrieben.
Welche Meeting Software nutzen?
Die meisten Webmeeting-Anbieter bieten ungefähr die selben Features. So lange die Übertragungs-Qualität stimmt, kommt es nicht so darauf an, welche Software verwendet wird. Unterschiede gibt es jedoch auch beim Aspekt der Privatsphäre. Dafür setzen wir bei Run my Accounts das Open-Source Produkt Jitsi Meet ein und betreiben es auf einem eigenen Server.
Für Team Meetings oder Konferenzen eigenen sich die klassischen Webmeeting Produkte weniger. Hierfür bietet wonder.me eine sehr innovative Lösung an. Ihre Teams können sich virtuellen Meetingräumen bewegen und sich auf der Plattform ihre eigenen Gesprächspartner suchen – ganz ähnlich wie im nicht-virtuellen Raum.
Was kann alles schief laufen in einem Webmeeting? Nehmen Sie es mit Humor!
Was machen Sie für Erfahrungen im Homeoffice? Teilen Sie uns Ihre Meinung mit!
