Digital vs. Papier

Papier

Erinnern Sie sich noch an damals? Der dicke Werbekatalog eines Versandhändlers liegt wieder in unserem Briefkasten. Artikel zu bestellen war damals ganz etwas anderes als heute. Unzählige Seiten von Mode, Schmuck und Spielwaren haben wir durchforstet, bis wir auf den gewünschten Artikel gestossen sind. Und dann haben wir die Bestellkarte ausgefüllt. Wir mussten dazu die Artikelnummer korrekt, lesbar und in Handschrift in ein kleines Feld übertragen. Bei einem Fehler musste der Tipp-Ex zum Einsatz kommen und danach möglichst leserlich korrigiert werden.

Das Durchblättern des Kataloges, Finden des richtigen Produktes und Ausfüllen der Bestellkarte konnte sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Danach ging’s ab zum nächsten Briefkasten. Als dann die Bestellkarte per Post an das Warenhaus versendet war, ging es mindestens fünf Arbeitstage oder länger, bis das Paket im Briefkasten lag. Selbstverständlich wurden Pakete am Samstag noch nicht ausgeliefert. Zu Hause shoppen hiess, dass man vergleichbar lange auf die Ware warten musste.

Heute gehen wir auf die Webseite von einem Anbieter unseres Vertrauens, geben in der Suche ein was wir gerne möchten, klick, klick, im Warenkorb, bestellt, bezahlt und am nächsten Tag schon geliefert. Alles ist bequem, digital, schnell und mit äusserst wenig Aufwand verbucht. Kommt die Ware kommt nicht gleich am nächsten Tag bei uns an, sind wir enttäuscht und sprechen möglicherweise gar von schlechtem Service.

Heutzutage geht alles immer schneller. Während der eine noch mit etwas anderem beschäftigt ist, hat sein Konkurrent die gleiche Anfrage eines Kunden bereits beantwortet und den Auftrag weggeschnappt. Niemand entrinnt der Digitalisierung. Die Digitalisierung hat sehr viel Gutes, sie erspart einem sehr viel Zeit und Nerven. Auch wenn es nicht immer gleich auf Anhieb funktioniert. Wer nicht mit der Digitalisierung mitgeht, der geht mit der Digitalisierung…

Weg mit dem Papier!

Klar: wer es sich bisher gewohnt war, mit Papier zu arbeiten, für den ist es schwer vorstellbar, wie es ist, wenn digitale Belege Einzug halten. Die Vorteile werden aber rasch sichtbar: Besonders dann, wenn Ihre Belege digital abgelegt sind, das Beleg-Archiv ähnlich wie das Internet online durchsuchbar wird, Sie jederzeit Zugriff auf eine aktuell geführte Buchhaltung haben und Sie nicht Monate hinterher hinken bei der Buchhaltung. Gerne lade ich Sie zu einem Vergleich ein und zeige Ihnen in einem unverbindlichen Online-Meeting, wie wir das bei Run my Accounts machen, wie viel Zeit wir einsparen können. So haben Sie die Chance, um oben erwähnten Kunden eben doch zuerst bedienen zu können.

Ich habe insgesamt 6 Jahre in der Buchhaltung gearbeitet. Die digitale und papierlose Welt von Run my Accounts kenne ich seit 3 Jahren. Vorher habe ich mich knapp 3 Jahre lang durch Tausend Kopien gekämpft, dabei gefühlte drei Regenwälder abgeholzt und unzählige physische Ordner mit Papier und Quittungen gefüllt. Falls sie es noch nicht rauslesen konnten: ich bin kein Fan der Papier Version der Buchhaltung!

Digital

Digitales arbeiten

Ich kann durch unsere Räumlichkeiten bei Run my Accounts gehen und sehe praktisch nirgends ein Blatt Papier herumliegen. Vielleicht mal ein Notizblock, dass wars auch schon. Auch wenn ich in den Ferien war, nach zwei Wochen zurückkomme und mich an meinen Schreibtisch setzte: Kein Papier! Mein Arbeitsplatz ist aufgeräumt. Ich kann entspannt meinen Computer starten. Klar, danach checke ich meine Mailbox – ja, ich denke sie alle wissen, wieviele Nachrichten auf einem warten… Und jetzt stellen Sie sich vor, dass Sie für die Abklärungen dieser Anfragen nicht mal aufstehen müssen. Hört sich das nicht toll an? Alle Belege sind digital abgelegt, alles online verfügbar auch im Home-Office. Sie haben eine Frage zu einer Lieferantenrechnung? In der Buchhaltung wählen Sie den Lieferanten aus, sehen die Buchung vor sich und das PDF der Rechnung ist nur einen Klick entfernt.

Verschwenden Sie keine kostbare Zeit mehr, indem Sie erst mal den richtigen physischen Ordner finden müssen. Das richtige Register öffnen, innerhalb dieses Registers 12-mal im Kopf das ABC aufsagen, weil Sie die Lieferanten nach diesem Schema abgelegt haben. Nur um dann herauszufinden, dass Sie diesen Lieferanten wohl doch nicht in Register R abgelegt haben, sondern eher in Register N. Und das Suchen geht von vorne los.

An unserem Hauptsitz in Stäfa arbeiten etwas mehr als 50 Mitarbeitende. Wir haben zwei Drucker im Büro für den Fall der Fälle. Ich weiss gar nicht, wo diese stehen. Im Normalfall schlummern die beiden Drucker im Stand by Modus vor sich hin. In einem Büro bei welchem sie täglich etliche Male ausdrucken müssen, haben die Drucker sogar Namen bekommen. Nur schon der Umwelt zuliebe sollte man seine Druckkosten tief halten.

Und wie geht das digitale Genehmigen von Belegen?

Run my Accounts hat auch Kunden, bei welchen mehrere Entscheidungsträger in den Genehmigungsprozess von Ausgaben involviert sind. Das heisst konkret, dass gewisse Belege zur Genehmigung an mehr als eine verantwortliche Person gesendet werden müssen. Bei uns funktioniert das mittels verschiedener Workflow-Stationen, hier können die Belege digital der verantwortlichen Person zur Genehmigung weitergeleitet werden. Sie haben immer die Übersicht, wer welche Belege noch zur Freigabe in seiner Station hat.

Arbeiten sie in einem Büro mit physischen Belegen, dann kommen die Lieferantenrechnungen als erstes in die Buchhaltung. Dort werden die Belege vorkontiert, in ein internes Couvert gepackt und von der internen Post abgeholt. Bei der zuständigen Person angekommen, wird der Beleg schriftlich gezeichnet und der Beleg wird wieder mittels interner Post zurück in die Buchhaltung gebracht, wo er dann endlich verbucht und die Zahlung aufbereitet wird. Die Kosten für diesen ineffizienten Ablauf dürften dabei wesentlich höher sein.

Fazit

Der für mich wichtigste Grund künftig digital in der Buchhaltung zu arbeiten, sehen Sie genau jetzt: Bei Run my Accounts hat das Arbeiten im Home-Office keinerlei Schwierigkeiten bereitet. Alles was wir mitnehmen mussten war unser Laptop. Zuhause wird der Bildschirm an den Laptop angeschlossen und mit der Tastatur verbunden und schon waren wir bereit. Mein Archiv habe ich immer dabei.

Deshalb: gehen Sie auch in der Buchhaltung mit der Zeit. Sonst werden Sie abgehängt! Wer einmal digital gearbeitet hat, der will kaum mehr zurück in die Papierzeit!

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