Vereinfachtes Abrechnungsverfahren: Lohndeklaration für Putzhilfen

Vereinfachtes Abrechnungsverfahren

Für Mitarbeiter in Ihrem privaten Haushalt (z.B. Putzhilfe) nutzen Sie am besten das vereinfachte Abrechnungsverfahren. Dessen Vorteil ist, dass Sie Quellensteuer, AHV, FAK und ALV und Quellensteuern für Ihre Haushaltshilfen direkt mit einem wirklich simplen Formular abrechnen können. So müssen Sie keine Lohnbuchhaltungs-Software nutzen, um zum Jahresende diverse Aufstellungen für die Quellensteuer- und die AHV-Abrechnung zu erstellen. Ein Formular ausfüllen genügt und alles ist erledigt. Wieso also kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Muss ich für Mitarbeiter im Hausdienst überhaupt Sozialversicherungen abrechnen?

Wer Mitarbeiter im Hausdienst beschäftigt, ist verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge abzurechnen. Das gilt auch, wenn der Lohn tiefer ist als CHF 2’300 pro Jahr. Eine Ausnahme gibt es lediglich bei Mitarbeitern, welche jünger als 25 Jahre alt sind und sofern ihr Lohn nicht höher als CHF 750 ist.

Mitarbeiter im Hausdienst sind zum Beispiel: Reinigungskraft, Babysitter, Haushaltshilfe, Aufgabenhilfe, Hilfskraft für Gartenarbeiten oder Au-Pair.

Wer privat solche Hilfen beschäftigt, muss sich bei der kantonalen Ausgleichskasse als Arbeitgeber registrieren. Sie müssen sowohl Geld- als auch Naturallöhne entsprechend abrechnen. Als privater Arbeitgeber verlangen Sie dann von Ihren Arbeitnehmenden bei Stellenantritt den Versicherungsausweis der AHV und die Versichertenkarte der Krankenversicherung.

Daneben sind Sie verpflichtet, Ihr Personal gegen Unfall zu versichern. Eine entsprechende Versicherung gibt es bei jedem zugelassenen Unfallversicherer (ausser der Suva).

Hingegen muss die berufliche Vorsorge nur dann abgerechnet werden, wenn der Monatslohn in einem auf 3 Monate befristeten Vertrag mehr als CHF 1’792.50 pro Monat beträgt. Oder wenn Sie ein Jahreslohn von mehr als CHF 21’510 auszahlen. In diesen Fällen müssen sie sich einer registrierten Vorsorgeeinrichtung anschliessen.

Wer die Mitarbeiter nicht registriert oder die Löhne nicht abrechnet, macht sich strafbar.

Das vereinfachte Abrechnungsverfahren

Eine Lohnbuchhaltung zu führen ist kompliziert und überfordert besonders private Haushalte. Nicht zuletzt auch deshalb stellen leider immer noch viele Privathaushalte ihre Putzhilfen schwarz an. Das vereinfachte Abrechnungsverfahren wurde geschaffen, um Schwarzarbeit zu bekämpfen.

Der private Haushalt kann freiwillig vom vereinfachten Abrechnungsverfahren Gebrauch machen. Es erleichtert ihm die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV/Familienzulagen) und gleichzeitig der Quellensteuer. Dabei müssen Sie lediglich die folgenden Angaben zu ihrem Mitarbeiter machen:

Formular-Vereinfachtes-Abrechnungsverfahren-Löhne
Das Formular für die vereinfachte Abrechnung ist wirklich ausserordentlich knapp gehalten. Dies sind die einzigen Angaben, die Sie pro Mitarbeiter erfassen müssen.

Die Beitragspflichtige Lohnsumme entspricht dem Bruttolohn. Sie berechnen ihn ganz einfach wie folgt:

Bruttolohn = (Im Kalenderjahr ausbezahlte Lohn-Summe * 100) / 88.625

Wenn Sie unsicher sind, können Sie die Beiträge von Haushaltshilfen mit dem Online-Rechner der SVA Zürich berechnen.

Die Ausgleichskasse bleibt der einzige Ansprechpartner für alle Sozialversicherungen und die Steuern. Die wirklich simple Lohndeklaration erfolgt bloss einmal pro Jahr und muss jeweils bis am 30. Januar des Folgejahres erstellt werden. Danach erhalten Sie als Arbeitgeber eine Rechnung, welche sowohl die Sozialversicherungen als auch die Steuer enthält (sowohl bei Schweizern als auch Ausländern). Der Mitarbeiter erhält für seine Steuererklärung eine Bestätigung über den Quellensteuerabzug und er muss das bei Ihnen erzielte Einkommen nicht mehr in der Steuererklärung als steuerpflichtig deklarieren. Dies bringt Ihnen ausserdem den Vorteil ein, dass Sie keinen Lohnausweis erstellen müssen.

Damit Sie nicht die Steuern Ihres Mitarbeiters bezahlen müssen, können Sie diese in Form der von Ihnen bezahlten 5% vom Lohn des Hausangestellten abziehen.

Im Gegensatz zum vereinfachten Abrechnungsverfahren ist das ordentliche Abrechnungsverfahren sehr viel aufwändiger abzurechnen. Je nach Lohnhöhe müssen Sie ausserdem monatliche bzw. vierteljährliche Akontozahlungen leisten.

Ausserdem profitiert Ihr Mitarbeiter gegenüber der ordentlichen Besteuerung von einem vielfach vorteilhafteren Einheitssteuersatz von 5 %. Dieser Satz enthält sowohl die direkte Bundessteuer als auch die kantonale Steuer. Da dieses Einkommen bei der ordentlichen Besteuerung ausser Betracht gelassen wird, fällt es nicht unter die Progression!

Voraussetzungen für das vereinfachte Abrechnungsverfahren

Damit Sie als privater Arbeitgeber vom vereinfachten Abrechnungsverfahren Gebrauch machen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • der einzelne Lohn darf pro Arbeitnehmenden CHF 21 510 pro Jahr
    nicht übersteigen;
  • die gesamte Lohnsumme aller Mitarbeiter, die Sie beschäftigen, darf pro Jahr CHF 57 360 nicht übersteigen;
  • Sie müssen alle Löhne Ihres beitragspflichtigen Personals im vereinfachten Abrechnungsverfahren abrechnen.

So melden Sie sich zum vereinfachten Abrechnungsverfahren an

Sie können sich innerhalb der ersten 30 Tage nach Beginn des Arbeitsverhältnisses bei Ihrer Ausgleichskasse für das vereinfachte Abrechnungsverfahren anmelden. Die zuständige Ausgleichskasse ist die kantonale Ausgleichskasse des Kantons, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben.

Wenn Sie bisher Ihr Personal im ordentlichen Verfahren abgerechnet haben und von den Vorteilen des vereinfachten Abrechnungsverfahrens profitieren möchten, dann können Sie sich bis zum 31.12. auf Beginn des nachfolgenden Jahres bei der zuständigen Ausgleichskasse anmelden.

Die Anmelde-Formulare können Sie meist direkt von der jeweiligen Webseite der Ausgleichskassen herunterladen. Das Anmeldeformular der SVA Zürich finden Sie z.B. unter diesem Link.

Soll ich mit dem Personal im Hausdienst einen Arbeitsvertrag abschliessen?

Wenn Sie einen Mitarbeiter im Hausdienst beschäftigen, dann auch dies rechtlich unter einem Arbeitsvertrag nach OR. Wie andere Verträge kommen auch Arbeitsverträge mündlich zu Stande. Es ist jedoch zu empfehlen, mit Ihren Hausdienst-Mitarbeitern einen schriftlichen Vertrag abzuschliessen. So sind Vereinbarungen nachweisbar festgehalten und sie vermeiden allfällige Missverständnisse. Das SECO bietet Ihnen einen guten Musterarbeitsvertrag für Haushaltsangestellte im Monatslohn oder Stundenlohn.

Im Bereich der Hauswirtschaft gelten übrigens Mindestlöhne! Diese bewegen sich je nach Ausbildungsniveau und Erfahrung zwischen CHF 19.20 und 23.20 pro Stunde.

Die Ferienentschädigung für Personen, die im Stundenlohn beschäftigt werden, ist Bestandteil des massgebenden Bruttolohnes und muss mit den Sozialversicherungen abgerechnet werden. Die Entschädigung beträgt

  • bei einem Ferienanspruch von 4 Wochen 8,33 %
  • bei einem Ferienanspruch von 5 Wochen 10,64 %

Wieso kompliziert, wenn es einfach geht?

Dass Sie Ihre Mitarbeiter «schwarz» arbeiten lassen sollten, steht sowieso ausser jeder Diskussion. Das ist unfair gegenüber Ihren Arbeitnehmern und ausserdem höchst riskant für Sie. Deshalb bietet Ihnen der Staat dank dem Bundesgesetz über Massnahmen zur Bekämpfung der Schwarzarbeit mit dem vereinfachten Abrechnungsverfahren eine wirklich praktische Lohn- Steuer- und Sozialversicherungs-Abrechnungsmethode an, die sowohl für Sie als auch Ihre Mitarbeiter viele Vorteile aufweist. Lassen Sie komplizierte Lohnabrechnungen hinter sich! Am besten melden Sie sich noch heute zum vereinfachten Abrechnungsverfahren an!

Und wenn Sie noch immer nicht überzeugt sind, dann können Sie hier unsere einfache Gratis-Excel-Lohnbuchhaltung herunterladen.

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