Automatisierung einer KMU Buchhaltung in 8 Schritten

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Automatisierung einer KMU Buchhaltung – oder haben Sie sich schon einmal gefragt, warum ihre Buchhaltung noch immer so schrecklich analog im Papier-Format daherkommt?

Papier hat keine API!

Die meisten Schweizer Unternehmen versenden Ihre Rechnungen per Brief. Nicht ganz unschuldig daran waren lange Zeit die Gesetze, Verordnungen und unsere Behörden, welche fürchterlich hohe Hürden für die Digitalisierung von Belegen aufgestellt hatten. Seit 2-3 Jahren ist es besser. Die hauptsächlichen Hürden stehen heute noch in den Köpfen der Buchhalter und in den verstaubten Prozessen von Treuhand-Büros und Buchhalter-Stuben, welche die sich noch immer nicht mit der virtuellen Welt anfreunden.

Das Potential ist gigantisch!

Stellen Sie sich vor, welches Potential in der Automatisierung einer KMU Buchhaltung verborgen ist: Die meisten Arbeitsschritte lassen sich komplett automatisieren. Der Mensch muss nur noch dort eingreifen, wo es darum geht, Entscheidungen zu treffen. Z.B., ob Sie eine Rechnung zahlen wollen oder eben nicht. Durch den Wegfall von Medienbrüchen und damit der ganzen Abtipperei werden menschliche Fehler eliminiert: Stunden an lästigem Suchen nach der Nadel im Heuhaufen entfallen. Ein schöner Nebeneffekt ist auch die Geschwindigkeit: wird Ihre Buchhaltung automatisch gebucht, kann sie auch ohne zeitliche Verzögerung sofort gebucht werden. Und weil in der digitalen Welt sowieso alles online ist, wissen Sie ohne viel Zutun überall und jederzeit, wie Ihre Firma finanziell dasteht. Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie ein halbes Jahr auf den Jahresabschluss gewartet haben!

Klingt gut, aber wie kann ich die Automatisierung einer KMU Buchhaltung angehen?

1. Posteingang digitalisieren

Da Sie nicht ihr ganzes Umfeld dazu bewegen können, die Administration mit Ihnen nur noch digital abzuwickeln, werden Sie auch weiterhin mit viel zu viel Papier konfrontiert sein. Hier hilft es, den gesamten Posteingang zu digitalisieren – und zwar am besten gleich schon ganz zu Beginn, wenn die Post bei Ihnen eintrifft. So haben Sie den Nutzen der Digitalisierung über die gesamte Prozess-Kette hinweg.

2. Andere Systeme integrieren

Die Anbindung von Systemen wie Webshops, Revolut-Spesen, Kassen, Kreditkarten per API an die Buchhaltung ist ein Killer von Medienbrüchen und Automatisierungs-Enabler. Doch eine Anbindung kann aufwändig sein. Hier können Low-Code-Tools wie Zapier.com zur Anwendung kommen: mit wenigen Clicks verbinden Sie mit Zapier mehr als 3’000 Software-Produkten mit der Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts.

3. Banktransaktionen automatisieren

Ein grosser Sprung Richtung Automatisierung einer KMU Buchhaltung: Die Hälfte aller Transaktionen in einer Buchhaltung stammt von der Bank. Da die Banken Ihre Kontendaten auch im ISO-20022 Format bereitstellen, sollten Sie Banktransaktionen elektronisch verarbeiten und automatisch mit der Buchhaltung synchronisieren.

4. Online-Buchhaltungs-Software einsetzen

Heute verwenden Sie in allen möglichen Bereichen eine Online-Software. Die Wahrscheinlichkeit ist allerdings hoch, dass dies in ihrer Buchhaltung noch immer nicht der Fall ist. Wieso eigentlich? Eine Online-Buchhaltungs-Software bringt ihnen sehr viele Vorteile: Standortunabhängigen Zugriff, Arbeitsteilung zwischen Treuhänder und Ihnen, Sie müssen keine Backups machen und sich nicht um teure Server kümmern.

5. Spesen-App nutzen

Nutzen Sie eine Spesen-App und fotografieren Sie Kassenquittungen und Kreditkartenbelege gleich an der Ladentheke oder am Tisch im Restaurant. So ersparen Sie sich später die Suche nach Belegen, die Sie vermissen. Ausserdem können viele Spesen-Apps Quittungen automatisch auslesen und verarbeiten.

6. Belege elektronisch archivieren

Gehören Sie noch zu den Unternehmen, welche meterweise Biella-Ordner gefüllt mit Buchungsbelegen herumstehen haben? Nicht nur das Einsortieren in diese Ordner kostet Sie viel Zeit! Auch die erneute Suche nach einem Beleg, den Sie vielleicht wieder einmal benötigen ist reine Zeitverschwendung. Ein modernes elektronisches Archiv ist revisionssicher, gut strukturiert und jedes Dokument ist mit einer Volltext-Suche durchsuchbar. Im Optimalfall ist jede Buchung in Ihrer Buchhaltung direkt mit einem Beleg im Archiv verknüpft.

7. Belegverarbeitung automatisieren

Viele Felder können Sie mit einer guten Machine-Learning Software automatisch aus ihren Belegen extrahieren. Eine automatisierte Belegverarbeitung erspart Ihnen viel Zeitaufwand. Zusätzlich gewinnen Sie an Präzision: denn die Maschine kann gerade repetitive Arbeiten oft besser als ein Mensch erledigen.

8. Debitoren-Modul

Zeit und Fehler ersparen Sie sich, wenn Sie Rechnungen professionell in einem Debitoren-Modul erstellen. Am besten nutzen Sie ein Produkt, in dem Sie auch gleich ihre Offerten und Aufträge verwalten können. Per Knopfdruck wandeln Sie eine Offerte in eine Rechnung um. Vor allem vergessen Sie nie wieder, eine offerierte Position zu verrechnen. Wenn Sie Ihr Debitoren-Modul auch gleich noch mit dem Bankkonto verbinden, dann werden Zahlungseingänge automatisch zugeordnet und Sie können säumige Zahler einfach mahnen.

Die einfachste Lösung für die Automatisierung einer KMU Buchhaltung

Es ist viel Arbeit, die Automatisierung einer KMU Buchhaltung voranzutreiben. Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen lohnt sich die Investition in solche Zukunftsprojekte nur selten. Deshalb gibt es Run my Accounts: ein Service, der die oben beschriebenen Features bereits standard-mässig eingebaut hat und von denen Sie sofort profitieren können. Dabei beziehen Sie die Buchhaltung wie den Strom aus der Steckdose. Von der Software bis zum Jahresabschluss haben Sie nur einen Ansprechpartner. Das ist die Zukunft der Buchhaltung – bereits heute!

Unterstützen Sie die Digitalisierung von KMU Buchhaltungen, indem Sie unsere Petition an den Bundesrat mitunterschreiben!

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