Gute Corporate Governance ist auch im KMU enorm wichtig. In der Tagespresse wurden in den letzten Monaten einige Fälle publiziert, in denen korrupte Buchhalter ihre Arbeitgeber um grössere Beträge gebracht haben.
- Diese Woche musste die Fluggesellschaft Hello ihren Betrieb einstellen und Konkurs anmelden. Der Finanzchef soll mutmasslich Geschäftszahlen gefälscht oder unvollständig dargestellt haben.
- Der Buchhalter der Engelberger Titlis-Bahnen hat 2010 10,4 Mio. Franken veruntreut. Er hat das Geld an angebliche Investmentgesellschaften im asiatischen Raum überwiesen.
- Der ehemalige Chef-Buchhalter der EMS-Chemie hatte diese um insgesamt 13 Mio. Franken erleichtert. Einen grossen Teil der Deliktsumme nahm der Chef-Buchhalter der Firma ab, indem er fiktive Rechnungen an seinen Arbeitgeber schickte und sein Komplize aus der Buchhaltung die Zahlungen auslöste.
Gelegenheit macht Diebe – deshalb ist gerade die Buchhaltung für Betrugsfälle äusserst anfällig. Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist von zentraler Bedeutung. Wir empfehlen in der Buchhaltungs-Abteilung folgende Prinzipien umzusetzen:
- Prinzip der vier Augen-Kontrolle: ein wesentlicher Vorgang darf ohne Gegen-Kontrolle bleiben. Weder ein Buchhalter noch ein Treuhänder sollte die Möglichkeit haben, Zahlungen mit einer uneingeschränkten Vollmacht über Ihre Bank abzuwickeln.
- Prinzip der Funktionstrennung: vollziehende, verbuchende und verwaltende Tätigkeiten sollen nicht in einer Hand vereinigt sein, damit die Kontrolle gegenseitig funktionieren kann. Die Buchhaltungs-Abteilung sollte Rechnungen nicht gleichzeitig inhaltlich überprüfen und zur Zahlung freigeben können.
Die Dokumentation Ihrer Geschäftsfälle über die doppelte Buchhaltung mit Nebenbücher nach vereinbarten Entgelten bringt es mit sich, dass jeder Betrug in der Buchhaltung Spuren hinterlässt. Jede Transaktion (z.B. Auszahlung aus einem Bankkonto oder der Kasse) ergibt einen Eintrag in der Buchhaltung und kann/muss nachvollziehbar sein. Eine regelmässige Kontrolle der Buchhaltung durch einen geeigneten Spezialisten – z.B. im Rahmen einer eingeschränkten oder ordentlichen Revision – ist auch in einem KMU angebracht und hilft, Problemfälle aufzuspüren.
Wenn Sie sich als Unternehmer entscheiden, die Buchhaltung intern durch einen Buchhalter erledigen zu lassen, müssen Sie sich die Zeit nehmen, diese Person zu kontrollieren. Sie können wohl die Aufgabe delegieren, aber nicht die Verantwortung. Diese Kontrollverantwortung ist sicher nicht einfach wahrzunehmen, da dies Fachkompetenz erfordert und man seinen Mitarbeiter nicht brüskieren möchte. Zur Kontrolle kann ein Netz an Kontrollpunkten ausgelegt werden, welche regelmässig auf Ihre Plausibilität überprüft werden können ohne immer eine Detailkontrolle durchführen zu müssen.
Bei Run my Accounts stellen wir die Corporate Governance über unsere Prozesse sicher. Durch das Outsourcing sind sowohl die Prinzipien der Funktionstrennung als auch die 4-Augenkontrolle gewahrt. Wir haben nie die Möglichkeit, ins E-Banking hochgeladene Zahlungen selbst zur Ausführung zu bringen. Für uns ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Kunde selbst die vorbereiteten Zahlungen im E-Banking kontrollieren und anschliessend freigeben kann. Dazu stellen wir unseren Kunden geeignete Tools im Web-Browser zur Verfügung. Die PDFs der entsprechenden Rechnungen können parallel zum E-Banking mit einem Klick angezeigt und kontrolliert werden. Die Grundlagen für das Netz an Kontrollpunkten liefert unser Dashboard tagesaktuell!
