Rechnungsabgrenzung: So funktioniert’s

Rechnungsabgrenzung: So funktioniert's

Sind Sie gerade am Jahresabschluss dran? Dann vergessen Sie bitte nicht die aktiven- und passiven Rechnungsabgrenzungen (ARA und PRA) zu buchen.

Gerne erläutern wir Ihnen was es mit ARA und PRA auf sich hat:

ARA = Aktive Rechnungsabgrenzung

Diese Form der Rechnungsabgrenzung brauchen Sie, wenn Sie Aufwände im alten Jahr bezahlt haben. Buchhalterisch gesehen gehören diese Ausgaben aber ins Folgejahr. Gute Beispiele hierfür sind Mietzahlungen für Januar welche im Dezember beglichen werden oder auch Versicherungsprämien fürs nächste Jahr welche Sie bereits im alten Jahr bezahlt haben.

PRA = Passive Rechnungsabgrenzung

Hier grenzen Sie jeweils den Ertrag ab, welchen Sie im alten Jahr erhalten haben, welcher allerdings ins Folgejahr gehört. Gute Beispiele hierfür sind Zinserträge, Mieteinnahmen oder Einnahmen aus einem Abo.

Bedenken Sie, dass Sie nie eine Abgrenzungsbuchung gegen die Bank buchen dürfen. Sie würden damit den Banksaldo per 31.12. ändern. Somit würde dieser Saldo auch nicht mehr mit dem Bankbeleg übereinstimmen.

Weshalb müssen Sie diese Abgrenzungen jeweils Ende Jahr berücksichtigen?

Laut Gesetz muss Ihre Buchhaltung immer das Ergebnis des jeweiligen Geschäftsjahres anzeigen (OR958, Jahresrechnung, OR 958b, zeitliche Abgrenzung). Diese Abgrenzungen sind bei Unternehmen vorzunehmen, welche einen Umsatz von CHF 100’000.- pro Jahr überschreiten.

Das bedeutet, dass alle Aufwände und Erträge auch ins jeweilige Geschäftsjahr gebucht werden müssen. Dies erreichen Sie, in dem Sie Ende Jahr bereits gebuchte Erträge oder Aufwände für das Folgejahr per Ende Geschäftsjahr ausbuchen und eine Rückbuchung im neuen Jahr machen. So transferieren Sie diese Aufwände und Erträge über die Bilanz ins neue Jahr.

Beispiele

Wir gehen davon aus das Sie eine Versicherungsprämie fürs Folgejahr noch im alten Jahr bezahlt haben. Im Resultat ist deshalb der Aufwand für das aktuelle Jahr zu hoch. Sie müssen diese Buchung via einer Buchung für die Rechnungsabgrenzung transferieren.

Folglich korrigieren Sie den Aufwand für das laufende Jahr mit folgendem Buchungssatz per 31.12. (Sie verringern den gebuchten Aufwand):

ARA / Versicherungsaufwand

Nun müssen Sie nur noch die Rückbuchung per 01.01. verbuchen damit Sie die Versicherungsprämie auch im korrekten Jahr verbucht haben. Dafür drehen Sie den Buchungssatz einfach um (Sie buchen den Aufwand wieder ein):

Versicherungsaufwand / ARA

Und wenn Sie eine Zahlung eines Kunden im alten Jahr erhalten haben, welche aber buchhalterisch ins neue Geschäftsjahr gehört, z.B. eine Mieteinnahme, welche in der Regel im Voraus bezahlt wird dann grenzen Sie wie folgt ab:

Mieteinnahmen / PRA

Und machen im neuen Geschäftsjahr die Rückbuchung:

PRA / Mieteinnahmen

Auf diese Weise können Sie Aufwände und Erträge abgrenzen. Im neuen Jahr mittels einer Rückbuchung wieder korrekt einbuchen.

Bei den Beispielen für die Rechnungsabgrenzung bin ich jeweils von einem «normalen» Geschäftsjahr ausgegangen. Das heisst vom 01.01.20.. – 31.12.20.. Analoges gilt auch, wenn Sie ein Geschäftsjahr vom 01.07.20.. – 30.06.20.. haben oder einen Monatsabschluss erstellen.

Bei Run my Accounts haben wir im Workflow-Modul eine praktische Rechnungsabgrenzungs-Funktion: wenn Sie eine Rechnung freigeben, können Sie ein vom Rechnungsdatum abweichendes Buchungsdatum setzen – im Hintergrund wird dann automatisch eine entsprechende Abgrenzungsbuchung erstellt.

Möchten Sie lieber gar nichts mehr mit der Buchhaltung zu tun haben? Dann buchen Sie doch ein unverbindliches Online-Meeting mit einem unserer Buchhaltungs-Beratern. Wir stellen Ihnen Run my Accounts gerne genauer vor.

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