Ausser Spesen nichts gewesen…

Eigentlich sollte es ja heissen: ausser viel viel Aufwand nichts gewesen. Denn genau das ist die Erfahrung, die viele Leute mit den Spesen machen: viel Aufwand um wenig Spesen. Vielleicht kennen Sie das ja auch aus eigenen Erlebnissen: die Leiden und Mühsale bei der monatlichen Spesenabrechnung?

Für unsere Kunden haben wir im Bezug auf die Spesen drei verschiedene Varianten im Angebot:

  1. Wann immer möglich, sollten Sie für sich und Ihre Mitarbeiter Pauschalspesen einführen. Das geht, indem man bei der kantonalen Steuerverwaltung ein Spesenreglement zur Genehmigung einreicht, welches den Umgang mit den Spesen regelt. In einem solchen Spesenreglement werden insbesondere Fahr-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Repräsentationsauslagen bzw. deren Ersatz geregelt. Im Reglement für leitende Mitarbeiter werden zudem zur Erledigung von Kleinauslagen Pauschalspesen als Spesenabgeltungen zugelassen. Eine Vorlage, welche Sie nur noch leicht auf Ihre Firma anpassen müssen, finden Sie auf der Website der Schweizerischen Steuerkonferenz. Der Vorteil dieser Methode: die mühsame monatliche Spesenabrechnung und der damit verbundene administrative Aufwand entfällt ganz. Der Nachteil: auf die Spesen kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden. Wobei zu erwähnen ist, dass die Vorsteuer meist in keinerlei Verhältnis zum erbrachten Aufwand steht.
  2. Eine weitere Möglichkeit – fast gleich einfach und immer noch sehr komfortabel – ist es, die Spesenbelege zu fotografieren und per Dropbox an Run my Accounts zu übermitteln. Dies geht mit jedem herkömmlichen Smartphone ganz einfach und wird am besten gleich nach dem Bezahlen erledigt. Achtung: die Originalbelege müssen Sie, für den Fall einer MWST-Revision, unbedingt aufbewahren. Am besten Sie legen alle Belege eines Monats in ein Couvert und bewahren dieses auf. Der Vorteil dieser Methode ist sicherlich das einfache Handling und der kleine Aufwand.
  3. Und auch für Leute, die Spesen am liebsten herkömmlich erledigen haben wir eine Lösung. Wir haben ein Excel-Sheet erstellt, mit welchem Sie die Spesen einfach eintragen und auch kontrollieren können. Die Vorsteuer wird automatisch berechnet und dank kluger Technologie können die eingescannten Abrechnungen bei Run my Accounts automatisch eingebucht werden. Der Vorteil dieser Methode ist ganz klar der Preis; billiger bekommen Sie die Spesen nicht in die Buchhaltung. Der Nachteil ist der grössere Aufwand, den Sie erbringen müssen.

Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden. Mit Run my Accounts ist Buchhaltung einfach!

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