Expensify Spesen-AppUnserer Meinung nach ist Expensify derzeit das beste Spesentool auf dem Markt. Seit die Expensify Spesenabrechnung vor kurzem die Möglichkeit der Erfassung der Mehrwertsteuer eingeführt hat, können wir das Tool uneingeschränkt empfehlen – auch für den Einsatz in Schweizer Unternehmen. Wie Sie Expensify für die Schweiz einrichten, erfahren Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.

Ihre Expensify Spesenabrechnung erstellen Sie im Nu. Spesenquittungen fotografieren Sie mit der App – gefahrene Autokilometer messen Sie per GPS Signal. Die App gibt’s für iPhoneAndroid, Blackberry, … Ihre Spesenabrechnung wird aus den einzelnen Quittungen automatisch zusammen gestellt. Allenfalls ist noch eine Kontrolle der von Expensify ausgelesenen Daten und eine Kategorisierung der Spesen notwendig. Der Spesenreport enthält die wichtigsten Daten zu Ihren Spesen – eine lückenlose Dokumentation welche den Schweizer Buchhaltungsnormen entspricht, ist bei korrekter Parametrisierung über die Export-Funktion gewährleistet.

Spesen-Quittungen mit der App fotografieren

Spesenquittungen_fotografierenStellen Sie sich vor, Sie stehen an der Tankstelle und fotografieren den Spesenbeleg mit Ihrem Handy. Damit ist die Sache für Sie praktisch gelaufen: Sie müssen nur noch eine Beschreibung, den MWST Satz und eine Kontierung für die Buchhaltung hinzufügen. Die Quittung findet danach automatisch den Weg in Ihre nächste Spesenabrechnung – inkl. Foto des Spesenbelegs als Nachweis.

E-Mail Quittungen weiterleiten

Noch einfacher ist es, wenn Sie eine Quittung per E-Mail erhalten. Diese leiten Sie direkt an Expensify weiter. Ein PDF im E-Mail oder das E-Mail selber wird von Expensify unmittelbar prozessiert. Die Quittung übernehmen Sie mit einem Klick in Ihre nächste Spesenabrechnung. Mit Belegen in Fremdwährung haben Sie ein einfaches Spiel: Expensify rechnet Ihnen den Betrag von Fremdwährung in Schweizer Franken um.

Autokilometer mit GPS messen

Wenn Sie mit ihrem privaten Auto fürs Geschäft unterwegs sind, bietet Ihnen Expensify eine praktische Funktion für die Kilometer-Abrechnung. Wenn Sie sich auf den Weg machen, klicken Sie auf Start und die Expensify App ermittelt die abgefahrenen Kilometer. Diese gelangen über den definierten Kilometer-Ansatz (z.B. CHF 0.70 pro km) in Ihre nächste Spesenabrechnung.

Spesen-Quittungen erfassen

Wer seine Spesenquittungen nicht per App fotografieren oder E-Mail weiterleiten will, kann diese in der Expensify Browser-App selber erfassen.

Expensify Spesen erfassen

Wahlweise kann man auch hier ein Foto oder ein Scan zum Nachweis anhängen.

Expensify SmartScan ErkennungWenn Sie Ihre Spesenbelege nicht abtippen wollen, kommt Ihnen die SmartScan-Erkennungsfunktion zu Hilfe: Sie können die gescannten Belege alle miteinander in Expensify laden. Es dauert dann ca. 10-30 Minuten, bis Expensify den Betrag, das Datum und den Aussteller ausgelesen hat. Leider funktioniert die Erkennungsfunktion nicht immer ganz sauber. Oft wurde in unseren Versuchen der Lieferant nicht erkannt. Aufzupassen gilt es vor allem bei Quittungen in einer Fremdwährung: Expensify erkennt die Währung nicht. Diese muss immer von Hand ergänzt werden.

Ausserordentlich praktisch ist auch die Chrome Erweiterung von Expensify, mit der Sie im Web-Browser dargestellte Quittungen direkt importieren können.

Expensify Spesenabrechnung per Knopfdruck generieren

Quittungen können Sie direkt beim Erfassen einer Spesenabrechnung anhängen. Oder Sie können eine Spesenabrechnung mit zwei Klicks aus den in der Inbox gesammelten Quittungen erstellen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie sich nur einmal pro Monat um Ihre Spesen kümmern wollen.

Expensify Spesenabrechnung

Die Quittungen werden auf dem Spesenreport nach Buchhaltungskonto gesammelt angezeigt. So kann Ihr Buchhalter diese gleich gesammelt pro Buchhaltungskonto erfassen und es bleibt ihm dadurch einige Arbeit erspart.

Besonders praktisch ist Expensify, wenn auch es auch von Ihrem Vorgesetzten eingesetzt wird. Dann können Sie Ihre Spesenabrechnung direkt an ihn zu seiner Genehmigung weiterleiten (analog zum Run my Accounts Workflow). Dank dem, dass Sie alle Belege einscannen oder fotografieren können, müssen Sie diese auch nicht mehr in Papierform zur Kontrolle weiterreichen.

Da Expensify mit Evernote verbunden ist, können Sie den Spesenreport auf Wunsch direkt als Evernote Notiz exportieren. Sobald Ihnen die Spesenabrechnung ausbezahlt wurde, stellen Sie den Status der Spesenabrechnung auf „Reimbursed“.

Preis

In der Basis-Version ist Expensify gratis. In der Gratis-Version sind bis zu 10 SmartScans inklusive. Sind diese aufgebraucht, müssen Sie Quittungen selber abtippen oder zusätzliche SmartScans für USD 0.20 kaufen. Wenn Sie Expensify im Team nutzen, kostet die Anwendung pro Person zwischen USD 6 und 11 – je nach Teamgrösse und Funktionsumfang. Mehr als 10 SmartScans sind auch in diesen Versionen kostenpflichtig.

Einsatz von Expensify in der Schweiz

Leider genügt die Expensify-Standard-Spesenabrechnung den Schweizerischen Anforderungen an die Buchführung noch nicht zu 100%: Die Mehrwertsteuer wird nicht einzeln pro Position ausgewiesen, sondern nur gesammelt pro MWST Satz über alle Spesenquittungen hinweg. Zudem kann die Bezugsteuer nicht berücksichtigt werden. Damit ist Expensify insbesondere für Firmen mit Saldosteuersatz problematisch.

Diesen Mangel können Sie jedoch einfach beheben, in dem Sie ein eigenes Export Format (csv oder xls) definieren, in dem diese Werte trotzdem angezeigt werden können. Wie das genau funktioniert, erklären wir in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für Expensify in unserer Buchhaltungs-Hilfe.

Wichtig für Anwender in der Schweiz ist auch, dass Sie die Original-Quittungen nach wie vor aufbewahren und archivieren sollten. Der Expensify-Spesen-Report  genügt den Anforderung an die elektronische revisionssichere Archivierung in der Schweiz nicht.

Fazit: der Einsatz von Expensify lohnt sich

Seit Expensify eine MWST-Satz Funktion implementiert hat, ist es auch für Schweizer Unternehmen zu einem praktischen Tool geworden. Dazu müssen Sie jedoch mindestens das MWST System in Expensify konfigurieren sowie einen Report zusammenstellen, der den Schweizer Anforderungen genügt. Dies kann durch den Administrator zentral pro Firma erledigt werden.

Bis vor ca. 2 Jahren hatte Expensify ein umfangreiches API in Betrieb. Der Gründer von Expensify hat sich leider zu einem radikalen Gegner von API Schnittstellen entwickelt, worauf das API eingestellt wurde. Wir von Run my Accounts wollten unsere Online-Buchhaltungs-Software über unser eigenes REST-API mit Expensify verbinden. Die Schnittstelle wurde uns aber leider nicht geöffnet, weil Expensify derzeit keine Partner in Europa sucht, sondern sich vornehmlich auf den Amerikanischen Markt fokussiert. Dennoch können wir den Einsatz von Expensify empfehlen.

Run my Accounts Kunden können neben Expensify auch ein Excel Spesenformular nutzen, Handyfotos von ihren Spesenquittungen senden oder uns Spesenquittungen zur Erfassung per Post zustellen. Die Anwendung ist sehr einfach und bringt Arbeitnehmern mit vielen Spesen einen grossen Nutzen. Expensify ergänzt den Online-Buchhaltungs-Service von Run my Accounts in idealer Weise.

6 Kommentare
  1. Ninck Kaspar
    Ninck Kaspar sagte:

    Hallo zusammen,
    unsere Buchhaltung hat mir mitgeteilt, dass Sie für die Steuererklärung immer Originalbelege brauchen. D.h. das mit dem Abfotografieren wäre schön, nützt aber nicht viel. Wissen Sie dazu mehr? Es kann ja nicht sein, dass ich in 50 Jahren immernoch Mautbelegszettelchen für 2.5 Euro zur Seite legen muss.
    Beste Grüsse
    K. Ninck

    Antworten
    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle sagte:

      Hallo Herr Ninck

      Ja, das ist leider so. In der Buchhaltung müssen die Originalbelege aufbewahrt werden, es sei denn, die Kriterien für eine revisionssichere elektronische Archivierung seien erfüllt. Expensify reicht dazu leider nicht. Wir machen es mit Expensify so, dass wir alle Quittungen einer Spesenabrechnung in einen Umschlag legen und diese zusammen mit dem Ausdruck des Reports aus Expensify ablegen und archivieren.

      Freundliche Grüsse
      Thomas Brändle

      Antworten
  2. Erdöl Biramen
    Erdöl Biramen sagte:

    Ich verwende die Saldosteuersatzmethode und rechne nach vereinnahmten Entgelten ab, können die dazu notwendigen Anpassungen in Expensify auch mit einem kostenlosen Expensify-Account gemacht werden und braucht man dazu zahlender Kunde sein?

    Antworten
    • Thomas Brändle
      Thomas Brändle sagte:

      Sehr geehrter Herr Biramen

      Danke für Ihre Frage. Expensify eignet sich bei Verwendung der Saldosteuersatzmethode nur dann, wenn Sie keine Belege mit Bezugsteuer (z.B. Dienstleistungs-Export) als Spesen geltend machen. Expensify kennt das Konzept der Bezugsteuer nicht. Deshalb würde ich Ihnen generell von der Nutzung von Expensify abraten, so lange Sie die Saldosteuersatzmethode nutzen.

      Den Leistungsumfang würde ich direkt bei Expensify nachfragen.

      Freundliche Grüsse
      Thomas Brändle

      Antworten
  3. Thomas Hertli
    Thomas Hertli sagte:

    Leider ist Expensify nicht nur wegen der Bezugssteuer problematisch.

    Wir arbeiten stark im Projektgeschäft uns sind daher zwingend auf die Unterscheidung
    – Material/Dienstleistungen
    – Invest./üBA
    angewiesen.

    Expensify lässt allerdings nur jeweils ein Eintrag pro Steuersatz zu, wodurch die Erfassung und Auswertung verunmöglicht resp. stark erschwert wird.

    Expensify ist somit meiner Meinung nach in der Schweiz für Firmen nicht zu empfehlen.

    Antworten
    • Pascal Nähring
      Pascal Nähring sagte:

      Sehr geehrter Herr Hertli

      Vielen Dank für Ihren Kommentar.

      In der Expensify-App kann ein Beleg auf verschiedene Buchhaltungskonten und MWST-Sätze aufgeteilt werden (Split-Funktion). So entstehen mehrere Buchungen pro Beleg. Die Auswertung kann über den Run my Accounts Report pro Position geschehen.

      Freundliche Grüsse
      Pascal Nähring

      Antworten

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