Spesenabrechnung Excel VorlageSpesen und Buchhaltung: das ist oftmals ein leidiges und aufwändiges Thema. Deshalb haben wir eine Spesenformular Vorlage im Excel Format entwickelt, welche Sie jetzt gratis downloaden können.

Unsere Excel-Vorlage bietet Ihnen diverse Komfort-Features:

  • Aus den einzelnen Positionen wird ein Sammelbeleg errechnet.
  • Kilometer-Entschädigungen können einfach abgerechnet werden.
  • Zahlreiche Checks prüfen die Konsistenz und Vollständigkeit der eingegebenen Daten.
  • Berücksichtigung verschiedener MWST-Abrechnungsmethoden.

Wieso sind Spesenabrechnungen so mühsam?

Spesen können aus unterschiedlichen Töpfen bezahlt werden:

  • Per private oder geschäftlicher Kreditkarte
  • Per privater oder geschäftlicher EC-Karte / Postcard
  • Aus der Firmen-Kasse
  • Private Auslage durch den Mitarbeiter

Die Zahlungsmethode der Spesenquittung ist buchhalterisch gesehen genau so relevant wie das Aufwand-Konto und die Berücksichtigung der Mehrwertsteuer. Schlimmer noch: Wenn die Spesen der Firmenkreditkarte, über die Kasse oder per EC-Zahlung dem Bankkonto bezahlt werden, müssen diese Konti neben der blossen Einbuchung des Beleges abgestimmt werden. Schon bei wenigen Bezügen kann dies ein erheblicher Aufwand bedeuten, vor allem dann, wenn eine Quittung fehlt. In Sachen Buchungs-Aufwand stehen die betragsmässig kleinen Spesenquittungen den grösseren Lieferantenrechnung in nichts nach.

Unsere Empfehlung: Verwendung eines Spesenformulars

Wir glauben wir, dass eine saubere Spesenabrechnung zur Arbeitsplatz-Hygiene gehört. Wir empfehlen deshalb, dass Mitarbeiter mit Spesenauslagen selber Spesenformulare ausfüllen. Auch wenn das für den einzelnen Mitarbeiter mühsam sein kann – schliesslich ist dieser Weg immer der effizienteste:

  • Meistens ist es so, dass nur der Mitarbeiter weiss, welchen Charakter die Ausgabe hatte: Handelte es sich beim Mittagessen um ein Personalgespräch, eine GL-Sitzung, um ein Kundenessen, um eine erstattbare Auslage gemäss Spesenreglement oder um ein privates Essen, das irrtümlicherweise mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurde? Je nach dem müssen die Spesen anders kontiert werden.
  • Nur der Mitarbeiter kann sicher stellen, dass alle Spesenquittungen vollständig vorhanden sind. Diese Quittungen werden schliesslich bei einer Steuer-Revision verlangt. Wenn ein Mitarbeiter periodisch einen ungeordneten Stapel an Spesenquittungen bei der Buchhaltung abliefert, ist noch lange nicht sicher gestellt, dass alle Quittungen dabei sind. Wenn nicht, beginnt die Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Die Verantwortung über eine sauber geführte Spesenabrechnung überträgt man am besten dem Mitarbeiter selber. Selbstverständlich kann die Buchhaltung beim Ausfüllen des Spesenformulars in Sachen Kontierung und MWST beratend zur Seite stehen und gegebenenfalls Fehler korrigieren.

Spesenformular: Excel Vorlage zum Gratis Download

Bei Run my Accounts verteilen wir unseren Kunden neben der Nutzung von Expensify.com seit längerem eine Spesenformular-Vorlage, welche sehr gut ankommt. Deshalb haben wir uns nun entschieden, auch für Noch-Nicht-Kunden eine allgemeine Spesenabrechnungs-Excel-Vorlage zum Gratis-Download zur Verfügung zu stellen.

Achtung: Run my Accounts Kunden verwenden die angepasste und erweiterte Vorlage, welche ihnen der Online-Buchhalter zur Verfügung gestellt hat!

Gra

3 replies
  1. Reto Gmür
    Reto Gmür says:

    Ein Webformular wäre für die Erfassung der Spesen ein grosser Fortschritt! In Openoffice scheint das Formular nur eingeschränkt zu funktionieren.

    Antworten
  2. Kaufmann Marcel
    Kaufmann Marcel says:

    Guten Tag Herr Brändle

    Vielen Dank für das neue Spesenformular, die Weiterentwicklung ist deutlich sichtbar und ich habe gleich mein Januar-File erstellt. Eigentlich gibt es nun nur noch einen Fall, der mir persönlich fehlt. Das ist die Vorauszahlung von Spesen (z.B. wenn ein Mitarbeiter einen Spesenvorschuss über die Kasse oder Bank erhält). Vielleicht könnten Sie dies noch aufnehmen für die nächste Version?

    Ich bin aber sehr zufrieden mit dem File. Herzlichen Dank nochmals.

    Freundliche Grüsse
    Marcel Kaufmann

    Antworten

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