In der Schweiz kämpfen viele KMU mit steigenden Kosten und gleichzeitig verstärktem Wettbewerb. Wie geht man als Unternehmer am besten damit um? Den Unternehmenswert nachhaltig zu steigern ermöglicht Ihnen, sich eine gute und stabile Position im Wettbewerbsumfeld zu sichern. In dieser Blogreihe zeigen wir Ihnen, wie Sie dies mit 7 einfachen Mitteln erreichen können. Die ersten drei Mittel, die Reduktion des negativen Cash-Flows, das Vornehmen von Preisanpassungen, sowie die Berücksichtigung der Umsatzkosten, haben wir Ihnen bereits in den letzten Wochen vorgestellt. Im heutigen Blog präsentieren wir Ihnen den vierten Ansatz: Die Gemeinkosten
Mittel Nr. 4: Gemeinkosten in Prozent
Vergleichen Sie die Gemeinkosten in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung? Das sollten Sie unbedingt tun! Wenn Sie nur den Gesamtbetrag der Gemeinkosten betrachten erhalten Sie zwar einige Informationen, aber relevante Vergleichswerte und ein entsprechendes Verständnis des Ausmasses haben Sie dabei nicht. Sie sollten die Gemeinkosten unbedingt Ihrem Umsatz entgegenstellen. Wieso? Wenn Sie nur auf den Betrag der Gemeinkosten achten, kann es sein, dass Sie zwar generell mehr Umsatz erzielen aber nicht Ihren Reingewinn gesteigert haben. Wenn Sie dagegen Ihre Gemeinkosten in Vergleich zum Umsatz reduzieren, erreichen Sie eine Gewinnsteigerung
Es ist auf den ersten Blick natürlich viel einfacher sich auf eine Zahl zu konzentrieren (z.B. den Wert der Gesamtkosten), als sich mit der gesamten Gewinn- und Verlustrechnung auseinanderzusetzen. Es ist aber sehr wichtig! Wenn Sie zum Beispiel kein Budget erstellen, können Sie kaum wissen, ob die Höhe der Gemeinkosten überhaupt angemessen sind. Sie haben keine Referenz. Es handelt sich nur um einen Betrag ohne Kontext. Ein Unternehmen ohne Budget ist in etwa wie wenn Sie sich in einem fremden Land Stadtplan oder der Google Maps App zurecht finden wollen. Das Gleiche gilt in Ihrem Unternehmen: Wenn Sie geschäftlich ein Ziel erreichen wollen, dann kommen Sie nicht en einem Budget vorbei. Von woher nehmen Sie sonst Ihr Ziel? Ohne Budget können Sie die Finanzzahlen nicht deuten oder den Erfolg bzw. Misserfolg an einem Ziel messen.
Natürlich macht es auch ohne ein Budget Sinn, die Gesamtkosten zu reduzieren. Kosten zu reduzieren ist meistens ratsam, nur wissen Sie wie gross die Auswirkung auf Ihr Unternehmen ist? Eine Reduktion der Gemeinkosten fliesst, gleich wie bei einer Reduktion der Umsatzkosten, direkt in Ihren Reingewinn.
9 Möglichkeiten, wie Sie Ihre Gemeinkosten senken können
Anbei präsentieren wir Ihnen eine Auflistung von verschiedenen Ansätzen mit denen Sie Ihre Gemeinkosten beeinflussen können:
1. Optimieren Sie Ihre Zeiteinteilung
Als Unternehmer sind Sie ständig unterwegs und müssen sich um 1’000 Dinge kümmern. Sie haben immer tendenziell zu wenig Zeit. Daher ist es umso wichtiger Ihre Zeit am richtigen Ort einzusetzen! Wenn Sie sich mit der Reduktion der Gemeinkosten auseinandersetzen, haben Sie Ihre Zeit sicherlich gut genutzt. Implementieren Sie eine 3-Offerten Regel. Konkret heisst dies, dass Sie für neue Materialbestellungen oder einen Service, den sie beziehen möchten, drei Offerten einholen. Wählen Sie dann den Lieferanten, der Ihnen die besten Konditionen anbietet. Evaluieren Sie zudem regelmässig, bei welchen Ihrer bestehenden Lieferanten Sie die Gemeinkosten reduzieren können.
2. Nutzen Sie den Wettbewerb unter Lieferanten
Unterschätzen Sie nicht Ihren Wert als Kunde bei Ihren Lieferanten. Haben Sie Lieferanten, bei denen Sie viel einkaufen, oder auch schon jahrelang Kunde sind?? Setzen Sie sich mit diesen Lieferanten zusammen. Allenfalls lässt sich ein Rabatt oder anderweitiges Entgegenkommen verhandeln. Wenn Sie ein guter Kunde sind, sollten Ihre Lieferanten dies zu schätzen wissen und Ihre gute Kundenbeziehung entsprechend belohnen.
3. Reduzieren Sie Ihre Fixkosten
Anstatt sich in Unmengen an Fixkosten zu stürzen, kann es durchaus sinnvoll sein, auch mal einen Dienstleister zu engagieren. Ein Auslagern von gewissen Arbeiten haltet Ihnen den Rücken für wichtigere Dinge frei. Wenn Sie gewissen Tätigkeiten auslagern können Sie diese auch schneller Ihrer Unternehmenssituation anpassen. Sollten Sie wachsen können Sie schneller mehr Service verlangen, anstatt jemanden zu suchen, den Sie zusätzlich einstellen könnten. Gleich verhält es sich aber auch, wenn es Ihnen finanziell mal nicht so gut gehen sollte oder Sie sich in einer Nebensaison befinden. Bei einer Auslagerung bleiben Sie flexibel und können Ihre Kosten entsprechen Ihrer Situation einfach und effizient reduzieren.
4. Verändern Sie die Einteilung Ihrer Mitarbeiter
Gut ausgebildete, teure Mitarbeiter sollten Sie von Arbeiten befreien, die auch ein weniger gut ausgebildeter Mitarbeiter übernehmen könnte. Es macht zudem durchaus Sinn, gewisse Aufgaben an nur eine Person zu delegieren. Diese kann die Aufgabe an einem Stück viel effizienter erledigen, als wenn sich jeder Mitarbeiter einzeln damit auseinandersetzen muss. Eine detaillierte Übersicht mit einer genauen Tätigkeitsbeschreibung für jeden Job hilft Ihnen dabei weiter. Stellen Sie die Personalentwicklung regelmässig der Entwicklung Ihres Unternehmens gegenüber. So können Sie schneller Anpassungen der Aufgabenbereiche vornehmen und so gesamthaft effizienteres Arbeiten fördern.
5. Evaluieren Sie den Einsatz neuer Technologien
Verwenden Sie die neusten Systeme, wenn Ihnen diese in Ihrem Arbeitsprozess zu gesteigerter Effizienz verhelfen können. In diese Kategorie gehören zum Beispiel Skype, VOIP (telefonieren übers Internet), Slack (Chat-Tool für Ihr Unternehmen) und noch viele mehr. Allenfalls kann ein neuer Web-Service oder eine innovative App Ihr Team entlasten und zusätzliche Ressourcen schaffen?
6. Erstellen Sie ein Budget
Legen Sie ein Budget fest und halten Sie sich daran. Erstellen Sie einen Bericht über Abweichungen von den IST-Zahlen zum Budget. Analysieren Sie wieso die Kosten höher oder tiefer ausgefallen sind, als Sie in Ihrem Budget vermerkt hatten. So können Sie aus verschiedenen Situationen lernen und entsprechende Fehler vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie entsprechend der Entwicklungen handeln um das Budget im gesamten Jahr einzuhalten. Es kann durchaus sein, dass auf Juli budgetierte Kosten plötzlich schon im Mai auf Sie zukommen. Sie sollten danach das Budget für die restlichen Monate entsprechend anpassen.
7. Überprüfen Sie die Gemeinkosten
Eine regelmässige Überprüfung Ihrer Gemeinkosten kann sich auszahlen. Machen Sie dies mehrmals pro Jahr. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit Einsparungen zu erkennen, aber auch auf steigende Ausgaben schnell reagieren zu können. So treffen Sie frühzeitige Massnahmen, um eine massive, erst unerkannte, Kostensteigerung zu vermeiden.
8. Implementieren Sie einen Einkaufsprozess
Wie bei den Umsatzkosten, lohnt es sich auch für die Gemeinkosten einen Einkaufsprozess zu definieren. Auch wenn Sie Ihrem Personal grösstes Vertrauen schenken, sollten Sie festlegen wofür Geld ausgegeben werden kann. Durch einen geregelten Einkaufsprozess stellen Sie sich, dass keine unnötigen oder überteuerten Einkäufe getätigt werden.
9. Machen Sie eine Break-Even Analyse
Setzten Sie sich mit Ihren Gemeinkosten auseinander. Sie sollten als Unternehmer wissen, wie gross Ihr Umsatz sein sollte, damit dieser die Gemeinkosten deckt. Es ist wichtig, dieses Bewusstsein zu entwickeln. Mit den erwähnten 9 Möglichkeiten haben Sie in Ihrem Unternehmen verschiedene Ansatzpunkte um die Gemeinkosten im Griff zu haben.
Denken Sie unbedingt daran: Jeden Franken, den Sie bei den Gemeinkosten sparen, fliesst direkt in Ihren Reingewinn.
