QR-Rechnung: Einführung bei Run my Accounts

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Ab dem 30. Juni 2020 ist die QR-Rechnung Realität. Ab dann beginnt die Einführung der QR-Rechnung: der Nachfolger des beliebten Einzahlungsscheins wird in den Umlauf gebracht. Run my Accounts war als eines der ersten Software-Unternehmen bereit für die neue QR-Rechnung. In diesem Artikel zeigen wir auf, wie wir bei unseren Kunden die QR-Rechnung einführen werden.

Ausgangslage

Die Herausforderung bei Einführung der QR-Rechnung ist die folgende: Sowohl der Versender als auch der Empfänger müssen Software-Technisch und vom Know-how her in der Lage sein, die QR-Rechnungen zu versenden resp. zu bezahlen. Wenn ab dem 30. Juni 2020 die ersten QR-Rechnungen verwendet werden, ist diese Situation für alle Beteiligten neu. Die QR-Rechnung konnte nie über die gesamte Verarbeitungskette getestet werden. Als Versender einer QR-Rechnung können Sie nicht absolut sicher sein, dass der Empfänger der Rechnung auch wirklich in der Lage ist, diese zu bezahlen. Die meisten Software-Hersteller haben zwar ein Upgrade ihrer Software angekündigt. Ob dieses aber beim Anwender bereits installiert ist, bleibt offen. 

So weit wir informiert sind, werden die grossen Rechnungssteller in der Schweiz die QR-Rechnung nicht schon im ersten Moment einführen. Die Corona-Pandemie hat den Projekten zur Einführung der QR-Rechnung einen Dämpfer versetzt. Die Informations-Kampagne der Banken und der SIX ist aufgrund der Pandemie nicht so früh angerollt ist, wie das geplant war. Diese Kampagne wäre auf dem Höhepunkt der Corona-Pandemie kaum gehört worden. 

All dies wird nicht dazu führen, dass die QR-Rechnung auf einen Schlag eingeführt wird. Die QR-Rechnung wird sich eher graduell verbreiten.

Einführung QR-Rechnung bei Lieferantenrechnungen (Kreditoren)

Die Priorität bei der Einführung der QR-Rechnung bei Run my Accounts liegt eindeutig bei den Lieferantenrechnungen: wenn Sie eine QR-Rechnung erhalten, müssen Sie diese bezahlen können. 

Run my Accounts ist ready: wir werden dieses Modul allen Kunden ab dem 30. Juni 2020 zur Verfügung stellen. D.h. wenn Sie uns als Kunde eine Lieferanten-Rechnung senden, dann bereiten wir wie gewohnt eine Zahlung auf und laden Ihnen diese zu Ihrer Freigabe ins E-Banking hoch. Weitere Anpassungen an der Software sind für Sie nicht notwendig – es geht wie gewohnt weiter. 

Update vom 23. Juni 2020: Wir haben bereits einige QR-Rechnungen zur Verarbeitung erhalten. Da die Banken die QR-Rechnungen offiziell erst am 30.6.2020 entgegen nehmen, werden wir Ihre Belege, die ausschliesslich eine QR-Rechnung als Zahlungs-Weg enthalten, bis am 30.6.2020 aussetzen. Erst am 30.6.2020 werden wir QR-Rechnungen verarbeiten.

Auch weiterhin gilt: bitte bezahlen Sie keine Kreditoren-Rechnungen selber. Lieferanten-Rechnungen sollen immer zuerst zu Run my Accounts zur Verarbeitung gesendet werden. Wir bereiten die Zahlungen für Sie auf und stellen Ihnen diese im E-Banking bereit.

Einführung QR-Rechnung bei Kundenrechnungen (Debitoren)

Die Einführung der QR-Rechnung im Debitoren-Modul hat bei uns zweite Priorität. Es ist gut möglich, dass Ihre Kunden QR-Rechnungen noch gar nicht bezahlen können, weil in ihrer Buchhaltungs-Software ein Software-Update fehlt. 

Auch hier ist Run my Accounts ready. Unsere Kunden wissen es: wir testen die QR Rechnung bereits seit über einem halben Jahr im Rahmen unserer eigenen Rechnungsstellung. 

Debitoren: Testkunden gesucht

Wir sind auf der Suche nach Kunden, welche die QR-Rechnung ab dem 30. Juni 2020 in ihren Rechnungsvorlagen einführen möchten. Mit diesen Kunden wollen wir zusammen Erfahrungen sammeln: Funktioniert alles End-to-End? Sind die Rechnungsempfänger überhaupt in der Lage, QR-Rechnungen zu bezahlen? Wie ist die Erfahrung mit den ersten QR-Rechnungen?

Kunden, welche die QR-Rechnung ab dem 30. Juni einführen wollen, bitten wir, sich an support@runmyaccounts.com zu wenden.

2 Varianten der Einführung der QR-Rechnung

In unserer Software bieten wir zur Einführung der QR-Rechnung 2 Varianten an: 

  1. Wir hängen Ihrer Rechnungsvorlage ausschliesslich die QR-Rechnung an. Den Einzahlungsschein schalten wir aus.
  2. Wir statten Ihre Rechnungsvorlage mit einem Einzahlungsschein und einer QR-Rechnung aus. In diesem Fall befindet sich die QR-Rechnung auf der zweitletzten Seite, der Einzahlungsschein auf der letzten Seite. Diese Variante ist die sicherere, denn Ihre Kunden können wählen, ob sie die QR-Rechnung oder den Einzahlungsschein für die Zahlung verwenden wollen.

Sofern Sie bisher keine Einzahlungsscheine benutzen, werden wir bei Ihrem Mandanten auch die QR-Rechnung nicht einführen.

QR-Rechnungen im PDF oder im Papier-Format

Wir haben die QR-Rechnung für den Druck auf Papier und die Verwendung in einem PDF (ausschliesslich im A4-Format) vorbereitet. Sie können sich entscheiden, welche Vorlage Sie bei sich nutzen wollen. Die Variante zum Druck auf Papier erfordert, dass Sie spezielles Papier mit einer Perforation kaufen, auf welches Sie die QR-Rechnung ausdrucken. 

QR-Rechnung-Einführung-Erscheinungsformen
Erscheinungsformen der QR-Rechnung. Quelle: Style-Guide QR-Rechnung.

Der Standard wird bei uns die QR-Rechnung im PDF Format sein. Wir glauben, dass sich diese Variante grösserer Beliebtheit erfreut, weil auch sie letztlich auf ein Papier ausgedruckt werden kann – auch wenn dies eigentlich im Standard nicht erlaubt wäre. Sie macht es dem Rechnungsempfänger hingegen etwas schwerer, wenn er seine QR-Rechnungen abtrennen und per Post seiner Bank zur Verarbeitung zusenden will. 

Was wir für die Einführung der QR-Rechnung benötigen

Damit sie in der Lage sind, die QR-Rechnung bei sich einzuführen, benötigen Sie eine „QR-IBAN“. Achtung: Die QR-IBAN unterscheidet sich von der normalen IBAN, die sie bereits verwenden. Die QR-IBAN erhalten Sie separat von Ihrer Bank. Einige Banken haben ihren Kunden bereits eine QR-IBAN zugeteilt und diese auf postalischem Weg mitgeteilt. Falls Sie es noch nicht getan haben: senden Sie uns Ihre QR-IBAN am besten an support@runmyaccounts.com zusammen mit einem Scan des Briefes Ihrer Bank.

Wann müssen Sie auf die QR-Rechnung migrieren?

Ein End-Datum für den heutigen Einzahlungsschein steht noch nicht sicher fest. Der Einzahlungsschein wird mit Sicherheit noch bis 2022 von den Banken und den Software-Produkten auf dem Schweizer Markt unterstützt. Es besteht also keine Eile, sofort zu migrieren. 

Je nach unseren Erfahrungen nach dem 30. Juni 2020 werden wir die Verbreitung bei unserer Kundschaft beschleunigen oder drosseln. Als Kunde bleiben Sie aber vorerst frei, auch weiterhin den Einzahlungsschein zu verwenden.

Haben Sie Fragen zur Einführung der QR-Rechnung?

Bitte wenden Sie sich für die Einführung der QR Rechnung in Ihrem Mandanten an unseren Support. Sie erreichen diesen unter der Nummer 044 533 00 20 oder per E-Mail unter support@runmyaccounts.com.

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