Run my Accounts nimmt den neuen Einzahlungsschein mit QR-Code als erster Schweizer Buchhaltungs-Software-Anbieter in den Live-Betrieb. Dies bringt Effizienz-Vorteile bei der Verbuchung von Kreditoren-Belegen. Für Run my Accounts macht dies Sinn, auch wenn die Banken den Einzahlungsschein mit QR-Code voraussichtlich erst ab Mitte 2018 akzeptieren.
Viele Vorteile beim Einzahlungsschein mit QR-Code
Der QR-Code auf dem neuen Einzahlungsschein sollte ursprünglich die herkömmlich abgedruckten Zahlungsangaben enthalten. Auf Initiative des Wirtschaftsverbands Swico wurde die Spezifikation im Juni 2016 angepasst. Nun enthält der überarbeitete QR-Code zusätzliche buchhaltungsrelevante Daten:
- Zahlungszweck der Rechnung
- Ausführungsdatum (in der Regel Fälligkeitsdatum der Rechnung)
- Beleg- oder Rechnungsdatum
- Beleg- / Rechnungs- oder Gutschriftsnummer
- Auftragsreferenz des Auftraggebers, z.B. Bestell- oder Projekt-Nummer
- MWST-Nummer des Rechnungsstellers
Für die buchhalterischen Bedürfnisse von KMU sind fast alle notwendigen Daten im QR-Code enthalten. Lediglich Angaben zur Vorsteuer oder zur Kontierung auf ein Buchhaltungskonto fehlen – die Verbuchung dieser Angaben hängt ohnehin von der MWST-Methode oder dem Kontenplan des Rechnungsempfängers ab.
Die SIX Interbank Clearing AG hat kürzlich bekannt gegeben, dass die Spezifikationen des QR-Codes bis im Frühling 2017 erneut angepasst werden. Ziel ist, noch mehr Daten in den QR-Code aufzunehmen. Damit dies möglich wird, muss die Fläche des QR-Codes vergrössert werden, was wiederum Anpassungen am Layout des neuen Einzahlungsscheins erfordert. Sobald die neueste Spezifikation bekannt wird, werden wir diese übernehmen.
Der neue Einzahlungsschein bietet ein erhebliches Potential zur Automatisierung der Buchführungsprozesse: Papier-Belege können eingescannt und mittels Barcode-Software ausgelesen oder mit einer Handy-App abfotografiert werden. Das aufwändige Abtippen all dieser Daten entfällt.
Durch den QR-Code werden nun auch Papier-Belege ein Stück weit digital – der Medienbruch wird verhindert.
Wieso Run my Accounts den Einzahlungsschein mit QR-Code schon jetzt lanciert
Run my Accounts ist ein volldigitaler Treuhänder. Sämtliche Belege werden elektronisch und automatisiert verarbeitet. Deshalb ist der neue Einzahlungsschein mit QR-Code für uns ein Effizienz-Booster: Wir arbeiten dank einem hohen Technologie-Einsatz jetzt schon um Faktoren effizienter als ein klassischer Buchhalter. Dennoch: jeder Beleg und jede Buchung wird noch von einem unserer Mitarbeiter überprüft werden, weil unsere Machine-Learning Algorithmen manchmal wegen einer nicht ganz 100 Prozent korrekten OCR Erkennung manchmal versagen. Anders beim QR-Code: Dieser ist aufgrund von Fehlerkorrektur-Levels sehr robust und kann auch bei schlechter Qualität ausgelesen werden.
Die Banken und die Post dürften die neuen Einzahlungsscheine erst ab Mitte 2018 akzeptieren. Vorher können diese von den Banken gar nicht verarbeitet werden. Daher macht heute die Verwendung von neuen Einzahlungsscheinen für die meisten Rechnungssteller (auch unsere Kunden) keinen Sinn.
Bei den Rechnungen von Run my Accounts an unsere Kunden ist die Situation anders: wir verarbeiten die Einzahlungsscheine in unserer eigenen Buchhaltung-Fabrik und können die Inhalte des QR-Codes in das heute gültige Format zurück konvertieren. Dies ermöglicht es uns, die Anwendung mit QR-Code schon heute zu testen. Durch unsere bis zur offiziellen Einführung gesammelte Erfahrung sollte der QR-Code Einzahlungsschein dann direkt und ohne Einführungsschwierigkeiten für alle unsere Kunden nutzbar sein.
Ist der QR-Code in einer digitalen Buchhaltung noch relevant?
In einer Buchhaltungs-Welt bestehend aus Papier ist der Einzahlungsschein mit QR-Code eine tolle Sache. Wird das Übertragungs-Medium Papier abgeschafft, ist der Nutzen des QR-Codes beschränkt.
Die Eidg. Steuerverwaltung hat Ende September die Pflicht zur Verwendung digitaler Signaturen auf E-Rechnungen abgeschafft. Damit wird die Türe zur Verwendung von elektronischen PDF-Rechnungen nun auch in der Schweiz weit geöffnet. Wir gehen davon aus, dass Schweizer Unternehmen Rechnungen bald vermehrt elektronisch versenden werden.
Der von Run my Accounts bereits unterstützte E-Rechnungsstandard ZUGFeRD ist dem QR-Code weit überlegen: Sämtliche Rechnungs- und Zahlungsdaten inkl. einzelner Positionen werden zusätzlich in einer der PDF-Rechnung angehängten XML-Datei übertragen. Es ist deshalb fraglich, ob der QR-Code bei der Lancierung Mitte 2018 überhaupt noch einen Nutzen stiften wird.
So oder so: Run my Accounts ist bereit für die Zukunft! Wir werden alles daran setzen, die digitale Transformation in der Buchhaltung zu fördern und Effizienz-Vorteile für unsere Kunden voll auszuschöpfen.
