ISO 9001: Internes Audit – Interview mit Claudio Pietra

Ein internes Audit nach ISO 9001 ist kein notwendiges Übel zur Einhaltung des Qualitätsmanagements. Vielmehr bietet das interne Audit eine Chance, Schwachpunkte zu entdecken und die eigenen Prozesse zu verbessern. Dazu haben wir unseren internen Auditor Claudio Pietra befragt, was ihm wichtig ist und worauf er besonders achtet.

Qualitätsmanagement nach ISO 9001: was ist das?

ISO 9001 ist die internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie wurde von der ISO (International Organization for Standardization) entwickelt. ISO 9001 wurde zuletzt 2015 aktualisiert. Die aktuelle Version wird auch als ISO 9001:2015 bezeichnet.

Das Qualitätsmanagementsystem eines Unternehmens muss speziell auf die eigenen Produkte und Dienstleistungen zugeschnitten sein. Es ist eine Sammlung von Richtlinien, Prozessen, dokumentierten Verfahren und Aufzeichnungen, an welche sich alle Mitarbeiter und auch Lieferanten des Unternehmens halten sollen. Die Dokumentation beinhaltet interne Regeln, die bestimmen, wie ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen produziert und an die Kunden liefert. ISO 9001 definiert dabei die Richtlinien, an die sich die ISO 9001 zertifizierten Unternehmen halten müssen.

Run my Accounts ist bereits seit 2012 ISO 9001 zertifiziert und hat sich zum Ziel gesetzt, die eigenen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Wozu ein internes Audit nach ISO 9001?

Ein nach ISO 9001 zertifiziertes Unternehmen muss die Konformität mit der Norm in regelmässigen Abständen prüfen. Dabei unterscheidet man zwischen dem externen Audit und dem internen Audit.

Beim externen Audit nimmt ein Prüfungsunternehmen die Prozesse im Detail unter die Lupe. Bei Run my Accounts arbeiten wir mit der Swiss Safety Center AG zusammen. Bei einem bestandenen Audit stellt das Prüfungsunternehmen ein Zertifikat aus.

Der interne Audit ist weniger formell als der externe Audit. Er dient unseren Prozessverantwortlichen dazu, dass ihre Prozesse mit einer Aussensicht genau untersucht, hinterfragt und deren Einhaltung geprüft wird. Der interne Audit soll helfen, Verbesserungspotenziale oder Selbstzufriedenheit zu erkennen. So soll der Prozess besser, schneller oder effizienter ablaufen.

Ein internes Audit kann sowohl mit eigenem Personal oder mit Hilfe eines Spezialisten von Ausserhalb der Firma durchgeführt werden. Bei Run my Accounts arbeiten wir dafür mit Claudio Pietra zusammen. Claudio Pietra ist der Gründer der Firma Vertec AG, welche die gleichnamige CRM-Software entwickelt und vertreibt. Claudio Pietra kennt sich mit ISO 9001 sehr gut aus, da er das Qualitätsmanagementsystem schon länger bei Vertec AG eingeführt hat und es ein essenzieller Baustein seiner Firma ist. Run my Accounts kann von den Erfahrungen von Claudio Pietra profitieren, weil er sowohl unternehmerisch denkt als auch über ein gutes Gespür für nicht optimal funktionierende Prozesse verfügt. Seine kritischen Fragen regen zum Denken an und bieten die Grundlage, für Prozess-Verbesserungen.

Internes Audit: Vorgehen zur Prüfung

In der Regel startet das Interne Audit mit den Audit-Berichten sowohl der letzten internen und auch der externen Audits. Der Auditor prüft anhand von «Q-Meldungen», ob die damals gefundenen Mängel in der Zwischenzeit behoben sind.

Danach wird die Management Review unter die Lupe genommen. In der Management Review muss die Geschäftsleitung von Run my Accounts quartalsweise die Organisation des Qualitätsmanagementsystems bewerten und dokumentieren. Weichen Prozess-Ziele regelmässig von den Vorgaben ab, dann gilt es zu handeln. Ziel ist es, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess am Laufen zu halten.

Teil des internen Audits ist auch die Untersuchung einiger ausgewählter Prozesse. Dabei wird überprüft er, ob ein Prozess plausibel, vollständig und praktisch anwendbar ist. Anhand von Stichproben wird gecheckt, ob der Prozess wie beschrieben abläuft, wie allfällige Fehler aufgenommen werden und ob der “Plan-Do-Check-Act” Zyklus innerhalb des Prozesses funktioniert.

Der Prozess-Leiter erhält über die «Aussensicht» wertvolle Hinweise, ob sein Prozess nachweislich ordnungsgemäss funktioniert. Ein guter Interner Auditor identifiziert dank seiner Erfahrung auch Bereiche, welche durch Änderungen noch besser funktionieren könnten.

Nach Abschluss des Internen Audits erstellt der Auditor einen Bericht über seine Erkenntnisse. Im Bericht werden Empfehlungen ausgesprochen und Abweichungen zur ISO 9001 Norm festgestellt. Kritische Abweichungen des internen Audits müssen dabei so rasch wie möglich behoben werden.

Wieso setzt Run my Accounts auf ISO 9001?

Run my Accounts ist ein Prozess-Outsourcer für Buchhaltungs-Dienstleistungen. Wir sind überzeugt davon, dass diese Leistungen am effizientesten erbracht werden kann, wenn wir unsere Technologie und die Prozesse über Standardisierung hebeln können. Dies kann nur dann gelingen, wenn wir möglichst einheitlich arbeiten: jeder Mitarbeiter muss den effizientesten Prozess anwenden. Wir wollen nicht, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Weg entwickelt, wie Belege bei jedem Kunden verbucht werden. Skalen-Effekte würden sich so nie ergeben. Wir suchen nach einem möglichst standardisierten Weg, wie wir unsere Dienstleistungen in einer möglichst hochstehenden Qualität erbringen können. Automatisierung und Standardisierung gehen dabei Hand in Hand.

ISO 9001 bietet Run my Accounts ein hervorragendes Framework an, damit wir ein prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem entwickeln und unterhalten können. Die Ausrichtung an der Norm wie auch die Zertifizierung unserer Prozesse setzt die notwendige Disziplin voraus, das System auch immer weiter zu entwickeln und zu pflegen.