Eigenbeleg? Das sollten Sie wissen!

Unser neues Eigenbeleg-Modul ist gut versteckt! Dies auch mit gutem Grund. Eigenbelege sind in der Buchhaltung eher verrufen und sollten zurückhaltend verwendet werden. Denn: eine Buchung sollte immer per Original belegt werden. Trotzdem kann es ab und zu mal vorkommen, dass ein Original-Beleg nicht oder nicht mehr existiert. In solchen Fällen sollte man zum Instrument des Eigenbelegs greifen.

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Grundsatz der ordnungsgemässen Buchführung lautet: «Keine Buchung ohne Beleg». Das Steuerrecht verlangt, dass betriebliche Aufwendungen mit einem Original-Beleg nachgewiesen werden. Ohne einen solchen Beleg für eine Transaktion darf kein Abzug erfolgen.

Nun kann es aber vorkommen, dass es für einen Geschäftsvorfall keinen Beleg gibt oder dass dieser verloren gegangen und nicht neu beschafft werden kann. In einem solchen Fall kann der Unternehmer selber, der Buchhalter oder die für die Transaktion zuständige Person für die internen Bedürfnisse ersatzweise ein als Eigenbeleg deklariertes Dokument erstellen. Eigenbelege können z.B. in folgenden Fällen erstellt werden:

  • Ersatz einer Rechnung, Quittung oder eines Bank-Beleges
  • Zahlungen mit Münz oder mit einer geschäftlichen Kreditkarte an Automaten wie Telefon, Kopierer, Parkuhr, Briefmarken, etc., die keine Quittung ausdrucken
  • Dokumentation eines Diebstahls – ein Dieb hinterlässt selten eine Quittung für seine Tat
  • Privatentnahmen oder Privateinlagen in Form von Geld, Gütern oder Dienstleistungen durch den Unternehmer oder eines Teilhabers

Der Eigenbeleg dokumentiert dann den Geschäftsvorgang, der tatsächlich stattgefunden hat. Er macht die Situation des fehlenden Originals im Fall einer Prüfung durch einen Steuer-Revisoren oder einen Wirtschaftsprüfer kenntlich und zeigt die Situation transparent auf.

Welche Einschränkungen gibt es?

Revisoren von Steuerbehörden anerkennen ausschliesslich Eigenbelegen von Ausgaben an, wenn diese betrieblich notwendig und in der Höhe glaubhaft sind. Der Eigenbeleg darf nicht zum Regelfall verkommen und soll nur sehr punktuell resp. im Notfall eingesetzt werden. Z.B., wenn mit vertretbarem Aufwand kein Ersatz-Beleg vom Aussteller beschafft werden kann.

In einer Buchung, der ein Eigenbeleg zu Grunde liegt, darf normalerweise keine Vorsteuer abgezogen werden: Wenn Sie im Coop Kaffee, Büromaterial und eine iTunes Wertkarte eingekauft haben, dann weist Ihnen Coop auf der Quittung Positionen mit 7.7%, 2.5% und 0% MWST aus. Bei einer Barzahlung ohne Quittung ist das noch einleuchtender: Es ist dann nicht einmal nachweisbar, ob der Empfänger der Zahlung ein Unternehmen oder eine Privatperson war – deren MWST-Pflicht bleibt im Dunkeln. Wenn eine Quittung verloren geht, dann ist kaum nachweisbar, welche MWST Sätze über welche Beträge zur Anwendung kamen.

Hingegen könnte wohl Vorsteuer abgezogen werden, wenn ein Vertrag mit einem Geschäftspartner besteht, der ganz klar den Mehrwertsteuer-Vorfall zur Transaktion belegt. In diesem Fall könnte der Vertrag hinter der Transaktion als Beleg anerkannt werden.

Welche Angaben enthält ein Eigenbeleg?

Der Eigenbeleg muss alle Angaben enthalten, die es erlauben, die betriebliche Notwendigkeit der Ausgabe zu belegen und den Vorfall zu ausreichend zu dokumentieren. Dies sind z.B.:

  • Den Zahlungsempfänger mit vollständiger Adresse
  • Das Datum der Transaktion
  • Preis: Gesamt-Preis und ev. auch Einzelpreis pro Stück, sofern dies noch nachvollziehbar ist. Wenn eine Preisliste des Verkäufers vorhanden ist, schadet es nicht, diese ebenfalls abzulegen.
  • Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs: Benutzung Automat, Verlust, Diebstahl
  • Beleg-Datum und Unterschrift des Ausstellers

Ein Sammelbeleg für mehrere Transaktionen ist nicht zu empfehlen: für jeden Betrag ist ein einzelner Beleg erforderlich.

Ob ein Eigenbeleg letztlich einer Revision standhält und die Ausgabe zum steuerlichen Abzug anerkannt wird, entscheidet der zuständige Revisor im Einzelfall.

Das neue Eigenbeleg-Modul von Run my Accounts

Run my Accounts synchronisiert Ihre Buchhaltung täglich mit den Bankkonten. Normalerweise können wir Ihre offenen Positionen sowohl bei Debitoren als auch bei Kreditoren schliessen oder entsprechende Buchungen im Hauptbuch vornehmen. Buchungen, die in Ihrer Buchhaltung nicht belegt sind und die wir deshalb nicht nachvollziehen können, buchen wir auf das Konto 1099 unklare Beträge. Solche Buchungen sind dann im Service-Tab unter Unklare Transaktionen ersichtlich.

Neu können Sie direkt anhand solcher Transaktionen einen Eigenbeleg erstellen!

Modul Unklare Transaktionen

Nach einem Klick auf das Eigenbeleg-Symbol gelangen Sie auf die Erfassungs-Maske:

Eigenbeleg erstellen

Nach der Erfassung aller notwendigen Daten wird die Buchung entweder als Kreditor oder FiBu gebucht und aus den erfassten Daten ein Beleg produziert, den wir dann automatisch im Archiv ablegen und mit der Buchung verlinken.

Mehr über die genaue Funktionsweise erfahren Sie in unserem Support-Bereich.

Wir wollen mit unserem neuen Eigenbeleg-Modul unsere Kunden sinnvoll entlasten und gleichzeitig Unklarheiten effizienter und kostengünstiger bereinigen. Aber denken Sie daran: nutzen Sie die Funktion aus eigenem Interesse nur in den oben beschriebenen Ausnahme-Fällen!

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