Einfache Buchhaltung? So geht die Milchbüechli-Rechnung!

Einfache Buchhaltung - Milchbüechli Rechnung

Die einfache Buchhaltung wird in der Schweiz liebevoll auch «Milchbüechli-Rechnung» genannt. Sie ist ebenfalls unter den Begriffen «Einnahmen-Ausgabenrechnung» oder «Einnahmen-Überschuss-Rechnung» (EÜR) bekannt. Eine einfache Buchhaltung ist eine blosse Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben. Im Gegensatz dazu werden in der «doppelten Buchhaltung» alle Transaktionen immer in 2 Konten erfasst und «Soll gegen Haben» gebucht. Die einfache Buchhaltung bringt den Vorteil mit sich, dass sie trivial ist und keinerlei Buchhaltungs-Know-how voraussetzt.

Wer darf eine einfache Buchhaltung führen?

Eine einfache Buchhaltung ist dann erlaubt, wenn Sie

  1. eine Einzelunternehmung oder Personengesellschaft mit weniger als CHF 500’000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr betreiben; oder
  2. die Buchhaltung eines Vereins führen, der nicht verpflichtet ist, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen.

Das heisst: eine Aktiengesellschaft oder eine GmbH qualifiziert nicht für eine einfache Buchhaltung. Diese Gesellschaftsformen sind in jedem Fall dazu verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung zu führen.

Die Schwellwert von CHF 500’000 entspricht dem «Nettoerlös», d.h. Bruttoumsatz abzüglich Erlösminderungen wie Stornos, Rabatte, Skonti, Debitorenverluste, etc.

Milchbüechli-Rechnung und die MWST

Es gibt noch einen Faktor, den sie beachten müssen, wenn Sie eine einfache Buchhaltung führen wollen: die Mehrwertsteuer. Hier kommt es dann darauf an, wie Sie die MWST abrechnen. Hier gibt es 3 Stufen, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Milchbüechli-Rechnung führen:

  1. Sie sind nicht oder noch nicht MWST pflichtig und haben sich nicht freiwillig der MWST unterstellt: dann ist die einfache Buchhaltung für Sie problemlos. Gemäss MWSTG Art. 10 ist von der MWST Pflicht befreit, wer innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100’000 Umsatz erzielt. Oder, wenn Sie gemäss MWSTG Art. 21 von der Steuer ausgenommene Dienstleistungen erbringen;
  2. Sie nutzen die Saldosteuersatz-Methode: auch dann können Sie ohne grossen Zusatzaufwand eine Milchbüechli-Rechnung führen;
  3. Sie haben sich für die effektive Methode registriert: dann sind die zusätzlichen Anforderungen an die einfache Buchhaltung höher. In diesem Fall gibt es unseres Erachtens keinen Grund, eine einfache Buchhaltung zu führen: denn die effektive Methode erfordert einiges Steuer-Know-how, damit die MWST korrekt abgerechnet werden kann. Wer dieses Know-how hat, der kennt in der Regel auch die doppelte Buchhaltung.

Für die MWST muss neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung auch noch eine Zusammenfassung aller Einnahmen (Unterteilung in steuerbare, steuerbefreite, von der Steuer ausgenommene Umsätze, Verkäufe von Betriebsmitteln und Nicht-Entgelte usw.) und Ausgaben (z.B. alle Zahlungen für den Waren- und Materialaufwand, Personalaufwand und sonstiger Betriebsaufwand sowie Privatanteile) pro Geschäftsjahr erstellt werden. Sehen Sie dazu die MWST-Info. Der Aufwand und die Anforderungen steigen also beträchtlich.

So gesehen gibt es 3 Typen von Einzelunternehmen, bei denen eine einfache Buchhaltung zugelassen ist:

Typ 1: Einzelunternehmen mit weniger als CHF 100’000 Umsatz pro Jahr. Diese dürfen eine Milchbüechli-Rechnung führen, wenn sie nicht MWST pflichtig sind.
Typ 2: Einzelunternehmen mit einem Umsatz zwischen CHF 100’000 und CHF 500’000, sofern sie sich bei der MWST entweder mit der effektiven oder Saldomethode unterstellen. Bei der effektiven Abrechnung müssen aber umfangreichere zusätzliche Auswertungen erstellt werden.
Typ 3: Einzelunternehmen mit maximal CHF 500’000 Umsatz, welche von der MWST ausgenommene Dienstleistungen erbringen (z.B. Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten, kulturelle Dienstleistungen, Leistungen im Bereich der Bildung, …).

Eignen wird sich die Milchbüechli-Rechnung deshalb vor allem für Unternehmen, welche nicht MWST pflichtig sind oder mit der Saldo-Methode abrechnen.

Wie wird eine einfache Buchhaltung geführt?

Die einfache Buchhaltung ist ein simples Erfassen der rein geschäftlich relevanten Einnahmen und Ausgaben. Am besten machen Sie die Milchbüechli-Rechnung in einer Excel-Tabelle mit folgenden Angaben:

DatumBeleg-NummerBuchungstextEinnahmenAusgaben
22.06.2021E-3Verkauf Herr Müller350.25
23.06.2021A-15Büromaterial23.50
Summe350.2523.50
Gewinn326.75

Ziehen Sie die Summe über die Einnahmen und über die Ausgaben. Der Gewinn entspricht der Differenz Einnahmen – Ausgaben.

Im Feld Datum erfassen Sie das Datum, an dem die Einnahme oder Ausgabe bezahlt wurde. Relevant ist das Datum des Geldflusses, nicht das Datum, welches auf einer Rechnung oder Quittung steht.

Wichtig ist, dass Sie vor allem alle Einnahmen nahtlos erfassen. Der Steuerbehörde ist es weniger wichtig, dass Sie die Ausgaben erfassen. Auf die Ausgaben sollten vor allem Sie ein Augenmerk richten, damit Ihr Gewinn kleiner wird und Sie weniger Einkünfte versteuern müssen. Sammeln Sie also sorgfältig alle Quittungen, die geschäftsmässig begründeter Aufwand darstellen.

Genau gleich wie in der doppelten Buchhaltung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (GOB) nach OR 957a, insbesondere

  1. die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte;
  2. die Nachprüfbarkeit;
  3. der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge. Sie müssen gegenüber den Steuerbehörden in der Lage sein, jede Einnahme und jede Ausgabe mit einem Beleg zu beweisen!

Das Obligationenrecht verlangt in Art. 957 II nicht nur, dass über die Einnahmen und Ausgaben Buch geführt wird, sondern auch über die Vermögenslage. Dies bedeutet, dass die einfache Buchhaltung pro Konto der flüssigen Mittel (Kasse, Bankkonto, Postkonto, …) geführt werden muss. Als gleichwertig dazu gelten aber auch die Originale der Auszüge der Bankkonti. Für Bargeschäfte muss zusätzlich ein Kassenbuch erstellt werden, in dem auch der Saldo ausgewiesen wird.

Was ist der Unterschied zur doppelten Buchhaltung?

Jede Transaktion wird in der doppelten Buchhaltung zweimal erfasst: einmal auf der «Soll-Seite», einmal auf der «Haben-Seite» eines unterschiedlichen Buchhaltungs-Kontos. In der Summe müssen alle Buchungen auf der Soll-Seite der Summe auf der Haben-Seite entsprechen. Eine Buchung hat immer nur ein Buchungsdatum.

Der Vorteil dieser Buchungs-Mechanik ist, dass die Buchhaltung in sich stimmig sein muss und der Erfolg doppelt nachgewiesen wird:

Veränderung Eigenkapitals in der Bilanz in einer Periode

=

Gewinn in der Erfolgsrechnung in derselben Periode

Ein Beispiel analog zu oben:

Sie verkaufen Herr Müller Waren im Wert von CHF 350.25. Diese Transaktion wird wie folgt verbucht (vereinfacht):

  1. Konto Bank: CHF 350.25 im Soll
  2. Konto Verkauf: CHF 350.25 im Haben

Sie kaufen bei einem Lieferanten Büromaterial für CHF 23.50 ein. Diese Transaktion wird wie folgt verbucht (vereinfacht):

  1. Konto Materialaufwand: CHF 23.50 im Soll
  2. Konto Bank: CHF 23.50 im Haben

Resultat – Zusammenzug der Saldi in Bilanz und Erfolgsrechnung:

  • In der Erfolgsrechnung ist der Saldo zwischen Aufwand und Ertrag CHF 326.75, dies entspricht dem Gewinn.
  • In der Bilanz nimmt der Bankkonto um CHF 326.75 zu, auch dort wird der selbe Gewinn ausgewiesen wie in der Erfolgsrechnung.
VerkaufBüromaterial
350.2523.50
Saldo 350.25Saldo 23.50
350.25350.2523.5023.50
Bank
350.25
23.50
Saldo 326.75
350.25350.25

Dies gibt das folgende Bild:

ErfolgsrechnungBilanz
Büromat. 23.50Verkauf 350.25Bank 326.75
Erfolg 326.75Erfolg 326.75
350.25350.25326.75326.75

In der doppelten Buchhaltung erhalten Sie die Kontrolle, dass die Buchhaltung korrekt und vollständig geführt wurde. Wurde z.B. die Verbuchung einer Ausgabe vergessen, dann stimmt das Bankkonto in der Buchhaltung nicht mit dem Saldo auf dem Bankkontoauszug überein. Sie müssen über eine Konten-Abstimmung den Fehler suchen.

Natürlich kann auch eine doppelte Buchhaltung falsch geführt werden: Z.B. dann, wenn die falschen Buchhaltungs-Konten verwendet wurden oder die Salden in den Bilanzkonten von der Realität abweichen.

Vorteile

Die Vorteile der einfachen Buchhaltung sind folgende:

  • Eine Milchbüechli-Rechnung ist völlig trivial und ohne jegliches Buchhaltungs-Know-how zu führen.
  • Die einfache Buchhaltung ist wesentlich schneller erstellt als eine doppelte Buchhaltung. Es müssen weniger Daten erfasst werden und jegliche Abstimmungsarbeit entfällt.
  • Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung müssen Sie keinen Jahresabschluss erstellen. Das Buchen von Abgrenzungen und Abschreibungen entfällt. Der Gewinn entspricht der Differenz zwischen den erfassten Einnahmen und Ausgaben. Ganz einfach also.
  • Sie brauchen nicht unbedingt einen Treuhänder, wenn Sie eine einfache Buchhaltung führen. Wenn Sie dennoch einen Treuhänder für Ihre Steuern beiziehen wollen, ist er günstiger, weil er sich schneller einen Überblick verschaffen kann und weniger kontrollieren muss. Er kontrolliert dann höchstens noch, ob Sie keinen Formelfehler im Excel haben und ob Ihre Aufwandspositionen geschäftsmässig begründet sind. Allenfalls muss er einige zusätzliche Auswertungen erstellen.

Nachteile

Die einfache Buchhaltung hat neben einigen Vorteilen auch zahlreiche Nachteile:

  • In der doppelten Buchhaltung wird die Bilanz gleich mitgeführt. Sie sehen aus der Buchhaltung, wie viel Geld auf welchem ihrer Bankkonti liegt. Lagerbestände, Darlehen und andere Vermögensgegenstände oder Schulden werden bei Veränderungen ausgewiesen. Diese Information fehlt Ihnen in der einfachen Buchhaltung.
  • In der Milchbüechli-Rechnung gibt es keine Kategorisierung der Ausgaben und Einnahmen. Sie wissen also nicht, wie viel Geld Sie in Summe z.B. für Software-Lizenzen, Büromaterial, Telekommunikation oder Materialeinkauf ausgegeben haben – ausser natürlich, sie erfassen diese Kategorien zusätzlich.
  • Aufgrund der fehlenden Systematik (wie z.B. bei der doppelten Buchhaltung) steigt die Fehleranfälligkeit. Wegen der mangelnden In-Sich-Kontrolle übersehen Sie möglicherweise gewisse Belege und erfassen sie deshalb nicht. Das ist auch der Grund, weshalb Steuerbehörden bei der Milchbüechli-Rechnung kritischer kontrollieren – vielleicht ist ein Ertrag nicht verbucht. Wenn Sie hingegen eine Quittung vergessen haben, sind ihre Ausgaben zu tief und sie zahlen zu hohe Steuern.
  • Die einfache Buchhaltung gibt Ihnen keinen Anhaltspunkt, wie es mit der Finanzierung Ihres Unternehmens aussieht. Sie sehen nicht, wer Ihnen Geld schuldet (Kunden, Darlehen) oder wem Sie Geld schulden (Lieferanten, Darlehen).
  • Es kann vorkommen, dass die Steuerbehörden über die einfache Buchhaltung hinausgehende Aufstellungen verlangen können.
  • Keine periodengerechte Abbildung der Einnahmen und Ausgaben: Möglicherweise haben Sie für den Kunden bereits im letzten Jahr gearbeitet. Wenn er Ihre Rechnung aber erst in diesem Jahr bezahlt, dann fällt der Ertrag auch ins aktuelle Jahr. So werden Sie eventuell zu Ihrer Ertragslage in die Irre geführt. Eine korrekte Vermögens- und Ertragslage lässt sich nur mit einem erheblichen Zusatz-Aufwand erfassen.
  • Eine doppelte Buchhaltung ist ein guter Ausgangspunkt, um weitere interessante und aufschlussreiche Auswertungen wie Cash-Flow-Analysen oder andere Kennzahlen zu ermitteln. In einer einfachen Buchhaltung stehen dafür zu wenig Informationen bereit.

Entscheidungskriterien?

Sofern Sie die Kriterien zur Führung einer Milchbüechli-Rechnung überhaupt erfüllen, sollten Sie sich fragen, was Ihre Ziele mit Ihrer Unternehmung sind. Wollen Sie in den nächsten Jahren wirklich nur einen Umsatz von unter CHF 100’000 erzielen? Reichen Ihnen CHF 100’000 abzüglich Ausgaben zum Leben und entspricht dies Ihren Ambitionen? Anders mag dies aussehen, falls Sie von der MWST ausgenommene Dienstleistungen erbringen. So reicht Ihnen das Potential bei einer Schwelle von CHF 500’000 Umsatz möglicherweise aus.

Wenn Ihre Ambitionen grösser sind und Sie planen, einen Umsatz von mehr als CHF 100’000 pro Jahr zu erzielen, dann raten wir Ihnen, gleich nach der Gründung auf die doppelte Buchhaltung zu setzen. Die doppelte Buchhaltung kann Sie dank besserer Informationen dabei unterstützen, ihre Ambitionen zu erreichen.

Wenn Sie sich für die einfache Buchhaltung entscheiden, dann sollten Sie Ihre Finanzen intuitiv so gut im Griff haben, dass sie die Auswertungen der doppelten Buchhaltung nicht benötigen.

Wer über längere Zeit in der Einzelfirma einen Umsatz tiefer als CHF 100’000 plant und nicht bereit ist, für eine bessere Zahlengrundlage mehr Zeit oder Geld zu investieren, für den ist die Milchbüechli-Rechnung eine gute Alternative.

Manchmal ist es ein Vorteil, die Vorsteuer abrechnen zu können. Gerade wenn Sie grössere Investitionen planen, dann ist es hilfreich, die 7.7% MWST zurückfordern zu können. In diesem Fall müssen sie sich für die doppelte Buchführung entscheiden, weil Sie mit der Milchbüechli-Rechnung keine Vorsteuer zurückfordern können.

Falls Sie mehr aus Ihrer Buchhaltung machen wollen, aber kein Know-how haben, dann raten wir Ihnen, die Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts anzuschauen. Wir nehmen Ihnen die gesamte Buchhaltung ab und geben Ihnen über unsere Online-Buchhaltungs-Software einen Live-Einblick in Ihre Zahlen.

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2 Kommentare zu „Einfache Buchhaltung? So geht die Milchbüechli-Rechnung!“

  1. Hallo zusammen
    Leider habe ich keine Antwort auf meine Frage im Artikel gefunden und darum bin ich auf die Idee gekommen, mal bei den Experten zu fragen. Warum ist es unmöglich (wie Sie erwähnt haben) die effektive MwSt.-Methode zu nutzen und gleichzeitig die einfache Buchhaltung führen? Mir sind keine gesetzlichen Vorschriften diesbezüglich bekannt. Könnten Sie mir bitte diese Frage erläutern und das Licht ins Dunkel bringen. Danke im Voraus.

    Beste Grüsse
    Viktor Rothmeier

    1. Sehr geehrter Herr Rothmeier

      Vielen Dank für Ihre Frage. Ich habe aufgrund Ihres Anstosses etwas Recherchiert und bin auf einen Hinweis in der MWST-Info gestossen. Aufgrund dieser Information habe ich den Blog zum Thema MWST etwas erweitert / korrigiert.

      Mit freundlichen Grüssen
      Thomas Brändle

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