Buchhaltung in der Gastronomie

Buchhaltung in der Gastronomie – dieses Thema ist vor allem für Gastronomen spannend. Denn wer sich in der Gastronomie selbstständig gemacht hat, weiss was es heisst, zu kalkulieren und die Finanzen in Blick zu behalten. Nur wenn am Ende eines Monat ein Gewinn erzielt werden konnte, waren Sie erfolgreich. Restaurants sind auf tagesaktuelle Finanzzahlen angewiesen. Nur so kann schnell genug reagiert werden. Die Buchhaltung ist ein überaus wichtiges Tool und darf keineswegs falsch angegangen werden. Der Erfolg Ihres Betriebes steht und fällt mit einer reibungslos funktionierenden Buchhaltung. Der erfolgreiche Gastronom führt über Finanzzahlen.

1. Buchhaltung von Beginn an

Lassen Sie es gar nicht erst kompliziert werden: führen Sie von Anfang an Ihre Buchhaltung. Achten Sie dabei auf einen ordentlichen und systematischen Umgang mit Ihren Belegen. Egal wie stressig es gerade ist. Vernachlässigen Sie Ihre Buchhaltung nie! Das grosse Aufräumen kommt früher oder später ganz bestimmt. Rückwirkend aufzuräumen ist sehr viel aufwändiger, als von Beginn weg alles richtig zu machen. Einfacher geht es, wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern. Belege werden dann an den Buchhalter weitergeleitet und dieser kümmert sich um die Sortierung, Bearbeitung und Ablage. Für Sie bedeutet das weniger Arbeit und mehr Übersicht.

2. Belege übersichtlich aufbewahren

Bewahren Sie Belege immer übersichtlich auf. Um Preise zu vergleichen und Ihre Lieferanten auszuwerten, sollten Sie schnellst möglich Zugriff auf Ihre Belege haben. Eine ordentliche Struktur wird Ihnen helfen, den gesuchten Beleg einfach wiederzufinden. So haben Sie die Chance Ihre Geschäftstätigkeit bestmöglich nachweisen zu können und auch Unstimmigkeiten nachzuvollziehen. Hier kann ein elektronisches Archiv das beste Mittel sein. In einer Online-Buchhaltungs-Software ist dies meist integriert und erspart Ihnen viel Mühe und Ärger.

3. Lohnbuchhaltung führen

Ab dem Moment wo Sie Mitarbeiter einstellen, ist es wichtig, eine Lohnbuchhaltung zu führen. Grund: Der Lohn Ihrer Mitarbeiter muss von Ihnen ordnungsgemäss abgerechnet und natürlich versteuert werden. Zudem sind Sie für eine ordnungsgemässe Abrechnung gegenüber den Sozialversicherungen verantwortlich. Auch bei der Lohnbuchhaltung lohnt es sich darüber nachzudenken, ob Sie sich nicht einen externen Partner an die Seite holen sollen. Gerade in der Gastronomie gibt es sehr viel zu beachten: Umgang mit Teilzeitern, GAV, Krankheit, Ferien, Mutterschaft… hier müssen Sie stets auf dem Laufenden bleiben.

4. Die Superzahl 35

In der Gastronomie wird knapp kalkuliert. Hierbei hilft die Zahl 35, denn die Obergrenze für Ihren Wareneinsatz sollte nicht mehr als 35 % Ihres gesamten Umsatzes betragen. Zusätzlich sollten Gastrounternehmen das Ziel haben mit 35% Personalkosten kalkulieren. Im Durchschnitt liegen die aktuellen Personalkosten in der Gastronomie der Schweiz jedoch deutlich höher (ca. 50%). Um wirklich erfolgreich zu sein wären jedoch 35-40% Personalkosten erstrebenswert. Für das Steueramt müssen beide Kostenpunkte nachvollziehbar sein und in den Büchern festgehalten werden. Ausserdem sorgt eine gute Kalkulation dafür, dass Sie Ihre Zahlen fest im Blick haben und bei Kostenüberschreitungen rasch reagieren können.

Korrektur 22.08.2019: Der Warenaufwand von 35% steht im Verhältnis zum Umsatz, nicht den Kosten. Die 35% Personalkosten sind erstrebenswert die Realität in der Schweiz zeigt jedoch, das diese Kosten heutzutage kaum so tief gehalten werden können.

5. Verstärkung, die Ihnen den Rücken freihält

Sie können nicht alles wissen, noch alles im Alleingang erledigen, egal wie sehr Sie dies auch wollen. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie nicht nur gutes Personal einstellen, sondern auch den richtigen Partner für Ihre Buchhaltung an der Seite haben. So können Sie in jedem Fall auf einen kompetenten Gesprächspartner zurückgreifen und gute Tipps für Ihren Erfolg erhalten. Wenn Sie stets überall zu gleich sein müssen, werden Sie früher oder später den Überblick verlieren und gestresst sein. Keine gute Basis um Ihre Gäste in Ihrem Restaurant zu begrüssen und Ihnen ein tolles Erlebnis zu bereiten. Und genau das macht am Ende ein erfolgreiches Gastro-Unternehmen aus, zufriedene Gäste!