Spesenbelege aufbewahren ist mühsam. Spesenbelege gehen oft verloren oder landen gar im Papierkorb. Die Originale zu archivieren ist jedoch wichtig. Spesen sind unternehmerische Auslagen und können als Ertragsminderung geltend gemacht werden. Des weiteren können mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen die Vorsteuer auf Spesenbelegen zurückerstattet bekommen.
Auch um die Aufwände von einem Bankkonto- oder Kreditkarten-Auszug einer Ausgabenposition zuzuorden und die Vorsteuer korrekt abzurechnen, brauchen Sie die Spesenbelege. Handelte es sich um Ausgaben für Büromaterial, war es ein Geschäftsessen oder doch nur eine private Auslage, die Sie versehentlich mit Ihrer Geschäftskreditkarte bezahlt haben? In dieser Situation verschafft Ihnen der Spesenbeleg Klarheit über die Auslage. Steuerrevisoren legen ein besonderes Augenmerk auf Spesendeklarationen. Mangelhaft geführte Spesendeklarationen und fehlende Belege resultieren in Aufrechnungen.
Wie können Sie diesem Problem vorbeugen?
- Schreiben Sie den Ausgabezweck direkt auf die Spesenquittung. Z.B. Mittagessen mit Rolf Meier von der Muster AG.
- Heben Sie jede Spesenquittung auf.
Ja, das ist sicher lästig und aufwändig. Wir geben Ihnen ein paar Tipps, damit Spesenbelege aufbewahren einfach wird:
- Bezahlen Sie geschäftliche Auslagen wenn immer möglich mit Ihrer Geschäfts-Kreditkarte. Das vermeidet Abstimmungs-Aufwand und Sie vermeiden Fehler.
- In Ihrer Mappe oder im Auto halten Sie ein Couvert bereit, in welchem Sie Ihre Spesenquittungen sammeln, anstatt diese in Ihrer Hosentasche, im Portemonnaie, oder noch schlimmer, im Papierkorb zu entsorgen. Jeden Monat erfassen Sie die Belege aus dem Couvert in der Spesenabrechnung. Heften Sie den Umschlag an Ihre Spesendeklaration.
- Buchen Sie Spesenquittungen auf keinen Fall einzeln in Ihre Buchhaltung ein. Mehr Buchungen bedeuten auch mehr Abstimmungsaufwand. Sie reduzieren Komplexität, in dem Sie Ihre Spesen in einem Spesenformular erfassen, welches im Anschluss als gesamtes in der Buchhaltung gebucht wird.
Noch viel besser ist der Einsatz einer Spesen-App wie Expensify.com, in der Sie Spesenquittungen on-the-go erfassen und digital in der Cloud archivieren können. In dieser Gratis-App können Sie monatlich eine Übersicht über Ihre Spesen generieren und den Report darauf Ihrem Buchhalter übermitteln. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Beitrag Expensify Spesenabrechnung in der Schweiz nutzen.
Mit Run my Accounts geht es auch einfacher: Sie können Ihre Spesenbelege mit dem Smartphone fotografieren und in einer Email weiterleiten – ohne etwas zu erfassen oder einen Kommentar zu hinterlegen. Ihr persönlicher Buchhaltungs-Profi verbucht den Belege korrekt, legt den Spesenbeleg in unserem Cloud-Archiv ab und verlinkt die Buchung mit dem PDF. Der Revisor wir Sie dafür lieben.
Aber eben: egal wie modern Ihr Spesen-Tool ist – bewahren Sie die Originale auf!
Viele Quittungen vergilben und es ist nicht mehr lesbar was und wann es gekauft wurde. Was macht ein Revisor dann?
Das ist ein oft vorkommendes Problem. Grundsätzlich ist es so, dass Sie als Unternehmen die Vorsteuer zurück fordern. Daher liegt es auch in Ihrer Verantwortung, dass die Belege für 10 Jahre vorhanden und lesbar sind. Also empfehlen wir zusätzlich noch eine digitale Kopie des Beleges aufzubewahren. Dies können Sie zum Beispiel via der Software Expensify.com strukturiert erledigen.
Es ist erlaubt, Buchhaltungsbelege digital zu archivieren, so lange man die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt. Die Anforderungen sind allerdings sehr hoch und für die allermeisten KMU nicht einfach so erfüllbar. Die Speicherung eines einfachen PDF genügt bei weitem nicht.
Wie ist das mit dem Spesenformular gemeint? Gebucht werden ja auch beim Spesenformular die einzelnen Spesen.
Die Spesenpositionen müssen einzeln im Spesenformular erfasst werden, das ist richtig. Wenn das Spesenformular jedoch gut strukturiert ist, werden die einzelnen Positionen je nach Buchführungskonto summiert und der Gesamtbetrag verbucht. Somit kann der Abstimmungs-Aufwand etwas reduziert werden.
VIelen Dank für den Beitrag. Der letzte Abschnitt, also das Fotografieren und direkte verbuchen der Spesenbelege wiederspricht doch genau dem Punkt 3 «Buchen Sie Spesenquittungen auf keinen Fall einzeln in Ihre Buchhaltung ein» ?
Vielen Dank für Ihren Kommentar. Sie haben recht, dass sich dieser Premium-Service mit Punkt 3 widerspricht. Und es ist auch so wie beschrieben: die einzelne Verbuchung des Spesenbeleges generiert etwas mehr Aufwand und ist somit auch teurer. Der Handyspesen-Service von Run my Accounts ist eben ein Premium-Service, welcher auf Kundenwunsch angeboten wird.