Neue Run my Accounts Benutzeroberfläche

Wir haben heute die nächste Version unserer Buchhaltungs-Web-Applikation lanciert. Die Buchhaltungs-Web-Applikation ist bei unserem Service gratis dabei. Schauen Sie sich eine Demo an:

Run my Accounts Kreditoren-Modul mit integriertem Dokumenten Management System, Belege digital signiert.

Spesenerfassung per Handy

Run my Accounts lanciert für seine Kunden die Spesenerfassung per Handyfoto. Mit unserem neuesten Produkt senken wir den Administrationsaufwand bei den Spesenabrechnungen für die Mitarbeiter unserer Kunden massiv. Die Produkterweiterung funktioniert dabei äusserst einfach.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sitzen mit einem Geschäftspartner in einem Restaurant und bezahlen die Rechnung. Dabei fotografieren Sie mit Ihrem iPhone die Quittung und senden diese direkt per Email an Run my Accounts. That is it.

Run my Accounts bucht den Spesenbeleg sofort ein. Die Buchung ist wie gewohnt mit dem Spesenbeleg im PDF Format verknüpft, so dass man den perfekten Überblick über die angefallenen Spesen hat. Zusammen mit der Lohnabrechnung wird der fällige Betrag schliesslich ausbezahlt.

Die Handy-Spesenerfassung funktioniert grundsätzlich mit jedem Mobiltelefon mit Email-Client und einer Kamera mit einer Auflösung von mehr als 1 Megapixel.

Vorerfassung und der Irrtum über den Spareffekt

Viele Unternehmen erledigen ihre Buchhaltungsarbeiten selber und setzen dazu ein Vorerfassungstool ein. Dahinter steckt die Idee, dass man möglichst viele Buchhaltungsarbeiten in der Unternehmung selber erledigen möchte, um bei der externen Treuhandstelle Kosten zu sparen. Leider ist es in der Regel so, dass nicht nur die internen Kosten der Erfassung massiv unterschätzt werden, sondern auch der Korrekturaufwand des Treuhänders.

Wenn Sie in Ihrer Unternehmung vor dem Entscheid stehen, eine Vorerfassung einzuführen, dann sollten sie sich die folgenden Punkte genau überlegen:

  1. Anschaffungskosten für Software: z.B. diejenige des Marktführers für ca. CHF 900, hinzu kommen die jährlichen Kosten für Wartung.
  2. Betrieb der Vorerfassungssoftware: Installation der Software, Einrichtung (z.B. Ihren Kontenplan), regelmässige Back-ups, Installation der Upgrades.
  3. Schulung: Sie müssen sich mit der Software intensiv auseinander setzen, damit Sie korrekt buchen können.
  4. Als unregelmässiger Benutzer (im Gegensatz zu Ihrem Treuhänder) können Sie in etwa mit 4 Minuten pro Beleg rechnen. Die 4 Minuten beinhalten das Abtippen des Beleges, die Kontierung, die MWST Buchungen, den Abgleich mit anderen Konten (der Schlusssaldo auf Ihrem Bankkonto muss mit dem Schlusssaldo des Buchhaltungskontos übereinstimmen) und die Ablage der Belege. Sie erledigen also ca. 15 Buchungen pro Stunde.
  5. Da die Vorerfassungs-Lösungen in aller Regel kein Kreditoren-Modul beinhalten, müssen Sie die in der Finanzbuchhaltung eingetippten Zahlen ein zweites Mal in Ihrem e-Banking erfassen, um die Zahlung der Lieferantenrechnungen auszulösen. Rechnen Sie dazu noch einmal 3-4 Minuten pro Beleg.
  6. Sie müssen Ihre eingegenbenen Daten exportieren und der Treuhänder muss diese bei seiner Installation wieder importieren. Dieser Prozess ist fehleranfällig.
  7. Der Treuhänder muss alle Buchungen noch einmal genau anschauen und falls nötig korrigieren (gerade bei Betrieben mit MWST-Pflicht ist es essenziell, dass die Vorsteuerabrechnungen stimmen). Dieser Aufwand wird meist unterschätzt. Viele Treuhänder beklagen sich über eine mangelhafte Qualität der Vorerfassung und dass meist im grossen Stil korrigiert werden muss. Oftmals ist es sogar so, dass eine direkte Erfassung durch den Treuhänder am Ende günstiger gewesen wäre, als die Durchführung der Korrekturen (zudem müssen Sie auch die angelaufenen internen Kosten berücksichtigen). Spätestens, wenn die Rechnung des Treuhänders beim Kunden eintrifft, werden diese vermeintlich nicht existierenden Kosten sichtbar.

Zentral ist, ob Sie sich sicher sind, ob Sie oder Ihr Personal langfristig auch wirklich genügend Know-how haben, um die Buchhaltung selber zu erledigen und ob Sie bereit sind, sich mit dem Thema intensiv auseinanderzusetzen und sich stets über alle Gesetzesänderungen auf dem Laufenden halten. Nur dann lassen sich Doppelspurigkeiten und Fehler vermeiden, die kostspielig sind. Wissen Sie zum Beispiel Bescheid über das neue MWST Gesetz, dass per 1. Januar 2010 in Kraft tritt und was dies für Sie resp. die Vorerfassung der Vorsteuer bedeutet?

Das Ziel einer aktuellen Buchhaltung zum kleinen Preis lässt sich auch anders erreichen: über die schlanken Administrationsprozesse von Run my Accounts scan2mailen Sie Ihre Belege. Diese werden sofort verbucht, die Zahlung wird ins e-Banking hochgeladen und der Beleg wird im Online-Dokumenten Management System abgelegt. Detaillierte Reports wie auch die Belege im PDF-Format sind für Sie per Web zugänglich – dies alles zu extrem attraktiven Konditionen, die mit Sicherheit unter Ihren internen und externen Buchhaltungskosten liegen.

Leerläufe oder wieso man jeden Buchungsbeleg 10 Mal in die Hand nehmen muss

Viele Unternehmer unterschätzen den Aufwand massiv, der durch eine klassisch geführte Buchhaltung bei einem Treuhänder entsteht. Vor kurzem berichtete mir ein Kunde, welchen Prozess er für die Buchhaltung implementiert hatte. Jede Rechnung brauchte mindestens 10 arbeitsintensive Schritte, bis sie bezahlt und verbucht war. Dabei gab es viele Doppelspurigkeiten, die beim Schuhschachtelprinzip unvermeidlich entstehen und welche ohne einen radikalen Ansatz nicht reduziert werden können. Jede Lieferantenrechnung durchlief vor der Implementation der Run my Accounts Lösung die folgenden Schritte:

  1. Empfang der Rechnung, Öffnen des Briefes, Kontrolle des Inhaltes, erste Ablage auf einem Stapel für Rechnungen
  2. Erfassung in Liquiditätsplanung in einer Excel Tabelle
  3. Kontierung der Rechnung
  4. Zahlen der Rechnung: Abtippen der Einzahlungsschein-Referenznummer in der Online-Bank
  5. Empfang des Zahlungsavis der Bank, öffnen des Briefes, Kontrolle der Zahlung, Suche und Zuordnung zur Originalrechnung, Ablegen der Rechnung und des Zahlungsavis im Buchhaltungsordner, einsortiert nach Zahlungsdatum
  6. Versand des Buchhaltungsordners an den Treuhänder
  7. Falls eine Frage zum Beleg aufkommt, während dem die Dokumente beim Treuhänder sind: Anruf beim Treuhänder
  8. Verbuchung von 2 Belegen (Rechnung sowie Zahlung) durch den Treuhänder.
  9. Versand des Buchhaltungsordners an den Kunden
  10. Empfang und Ablage des Buchhaltungsordners

Allein der Rechnungsbetrag musste 5 mal abgetippt werden. Es gab immer wieder Medienbrüche und zeitliche Verzögerungen. Mein Kunde beschäftigte mit diesem Prozess nicht nur seinen Treuhänder, der mit dem Abtippen der Belege viel Zeit verbrachte und sich im Anschluss mit einer grossen Rechnung bedankte, sondern auch sich selber und sein Personal. Zeit die er lieber in den Verkauf und die Pflege von Kundenbeziehungen investiert hätte.

Seitdem unser Kunde die Run my Accounts Buchhaltungslösung implementiert hat, konnte er seinen Adminstrationsaufwand massiv verringern. An Stelle von 13 Arbeitsschritten erledigt er seine Administrationsarbeit nun in 2 Schritten:

  1. Empfang und Kontrolle der Rechnung, Aufkleben eines Barcodes, Scannen der Rechnung, chronologische Ablage im Buchhaltungsordner
  2. Auslösen der Zahlung in der Online-Bank

Gleichzeitig hat er eine tagesaktuelle Buchhaltung mit detaillierten Reports zur Verfügung. Da sämtliche Lieferantenrechnung sofort in der Run my Accounts Buchhaltungs Web-Applikation erscheinen, hat er seine Liquidität ohne Zusatzaufwand im Griff. Er spart nicht nur bei den Kosten für den Treuhänder, sondern hat auch einen bedeutend kleineren administrativen Aufwand.

Mehr Informationen zu Run my Accounts finden Sie unter www.runmyaccounts.com.