Lohnbuchhaltung mit Run my Accounts

Für Run my Accounts Kunden gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Lohnbuchhaltung zu führen.

  • Für Betriebe ab 5 Mitarbeitern, empfehlen wir generell den Einsatz einer professionellen Lohn-Buchhaltungs-Software. Ab dieser Firmengrösse werden die Jahres-End-Deklarationen umfassender und die Wahrscheinlichkeit, dass Speziallfälle auftreten, nimmt zu.
  • Statt die Löhne selber zu bearbeiten, können Sie dies auch an einen Treuhänder auslagern. Kontaktieren Sie unsere Treuhandpartner um eine Offerte für die Lohnbuchhaltung zu erhalten. Die meisten unserer Partner bieten dies zu einem Pauschalpreis pro Mitarbeiter und pro Monat an.
  • Für Betriebe bis zu 5 Mitarbeitern, welche nicht der Quellensteuer unterstehen, ist es meist am einfachsten, die Löhne in einer Excel Datei zu berechnen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden am Ende des Jahres  addiert und die Formulare von Hand ausgefüllt. Für die Erstellung der Lohnausweise eignet sich die Software eLohnausweis SSK der Schweizerischen Steuerkonferenz, welche gratis heruntergeladen werden kann.

In der Run my Accounts Community stellen wir Ihnen nützliche Tools rund um die Buchhaltung und das Controlling zur Verfügung. Unser neuestes Werkzeug ist ein praktisches Lohn-Berechnungs-XLS, welches Ihnen gratis zum Download zur Verfügung stellen. Mit diesem File können Sie ganz einfach entweder den Bruttolohn (ausgehend vom Nettolohn) oder den Nettolohn (ausgehend vom Bruttolohn) berechnen. Die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers wie auch des Arbeitnehmers werden dabei ausgewiesen. Ausserdem wird gleich ein Buchungsbeleg erstellt, den Sie mit Barcode an Run my Accounts übermitteln können. Die Löhne werden dabei über die Passiven gebucht, die sogenannte Sollstellungs-Methode (Vorteil: Sie sehen in Ihrer Bilanz jederzeit, wie viel Sie den Sozialversicherungen wirklich bezahlen müssen). In einem zusätzlichen Tab gibts ein Lohnblatt, welches Sie Ihrem Mitarbeiter ausdrucken können, damit er die Berechnung seines Lohnes nachvollziehen kann.

Mehr Details zu unserem Lohnberechnungs-File finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.

Buchhaltung in der Cloud – wollen Sie wirklich selber buchen?

Immer mehr Softwareanbieter und Treuhänder setzen auf Cloud-Lösungen. Der grosse Teil dieser Cloud-Anbieter portiert althergebrachte Buchhaltungs-Software ins Internet, ohne von den umfassenden Vorteilen und Möglichkeiten des Internets wirklich gebrauch zu machen. Der Vorteil solcher Angebote ist der standortunabhängige Zugriff auf Daten und eine einfachere dezentrale Datenerfassung als mit von diesen Anbietern eingesetzter Buchhaltungs-Vorerfassungs-Software.

Die schlagenden Argumente dieser Treuhänder lauten dann: „Buchen Sie von überall her!“, „Buchen Sie auch am Sonntag von zu Hause aus!“ Oder wenn Sie wollen, können Sie an Ihrem wohlverdienten Feierabend buchen! Schon toll, was moderne Technik alles möglich macht! Nur: Wollen Sie das denn überhaupt? Macht es Sinn, dass Sie sich auch noch mit der Buchhaltung herumschlagen? Und das nach Feierabend oder gar am Wochenende? Wäre es nicht schlauer, wenn Sie sich voll auf den Verkauf fokussieren und am Abend Ihre Business-Strategie aushecken?

Was die Cloud-Angebote nicht verändern ist der Aufwand bei der Datenerfassung, und damit den ganz grossen internen Kostenblock in der Buchhaltung. Sicher wird die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und seinem Mandanten durch die Cloud-Lösung etwas einfacher, da beide auf die gleichen Daten zugreifen können. Dennoch müssen diese Daten eingegeben werden. Bucht der Kunde selber, muss meist der Treuhänder in mühsamer Kleinarbeit die gesamte Buchhaltung noch einmal überarbeiten, abstimmen und kontrollieren, bis er die MWST Abrechnung erstellen kann. Denn nicht immer versteht der Anwender auf Kundenseite die letzten Anforderungen der Steuerbehörde an die Buchhaltung. Wenn die Buchhaltung nicht aufgeht, müssen oft Stunden von teuren Arbeitskräften investiert werden, um diese Differenzen zu bereinigen. Die Rechnung dafür bekommt dann der Unternehmer von seinem Treuhänder – und die ist meist bedeutend höher als erwartet und bringt die Tatsachen schonungslos an die Oberfläche: selber buchen ist nicht effizient genug.

Der Ansatz von Run my Accounts ist komplett anders und wie sich immer wieder zeigt ein vielfaches effizienter und damit günstiger: Unsere Treuhand Sachbearbeiter buchen Ihre Belege hocheffizient über einen automatisierten und industrialisierten Prozess, bereiten im gleichen Schritt die Zahlung für Sie auf und reizen dafür auch Informationen aus elektronischen Bankdaten aus. Wir überlassen Ihnen die Buchung derjenigen Belege, die Sie am besten verstehen: Ihre Debitoren-Rechnungen. Diese schreiben Sie direkt mit unserer Web-Applikation oder wahlweise auch mit anderen Systemen, welche wir eingebunden haben. Selbstverständlich basiert auch unser ERP auf einer Cloud-Lösung: nur ist diese nicht umständlich mit einem RDP- oder Citrix-Client über ein VPN verfügbar, sondern direkt über den Webbrowser. Sei es vom Desktop-Computer, vom Smart-Phone oder vom iPad aus.

Erfahren Sie mehr über unser Angebot oder kontaktieren Sie uns für eine Online-Demo!

Komplett überarbeitete Buchhaltungs-Web-App

Wir haben eine tolle Nachricht für Sie: die Buchhaltungssoftware von Run my Accounts ist komplett überarbeitet. Wir werden die neue Version am Montag, 11. Juni lancieren.

Die Umstellung wird am Sonntag, 10. Juni 2012, abends vorgenommen. Als Folge dessen, ist die Web-App zwischen 18 bis 24 Uhr teilweise nicht verfügbar. Wir bitten Sie um Verständnis.

Diese interessanten Neuerungen stehen Ihnen mit dem Wechsel zur Verfügung:

  • Single Sign-On: Alle Anwendungen werden über ein Login gebündelt.
  • Neue Online-Hilfe: wir haben unsere Buchhaltungs-Hilfe massiv ausgebaut. Sie finden darin viele interessante Informationen zur Anwendung unserer Web-Applikation und zum Thema Buchhaltung.
  • Neues Design: unsere Applikation kommt in frischen Farben und neuem Look-and-Feel daher.
  • Neues Archiv Widget: durchsuchen Sie ihre Belege mit Volltext-Suche oder klicken Sie sich durch das neue Ablage-System.

Darüber hinaus planen wir weitere Features, welche wir voraussichtlich noch im 2012 aufschalten werden. Bleiben Sie gespannt!

Ihr persönlicher Account Manager steht Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihr Feedback zur neuen Applikation oder auf unserer Facebook Seite.

Freundliche Grüsse
Ihr Run my Accounts Team

Buchhaltung in der Cloud?

„Ist Run my Accounts Cloud Buchhaltung?“, werden wir immer wieder gefragt. Hier eine klare Antwort zu geben, ist gar nicht so einfach. Gemäss Wikipedia umschreibt der Begriff Cloud Computing den Ansatz „abstrahierte IT-Infrastrukturen (z. B. Rechenkapazität, Datenspeicher, Netzwerkkapazitäten oder auch fertige Software) dynamisch an den Bedarf angepasst über ein Netzwerk zur Verfügung zu stellen.“ In der Tat bietet Run my Accounts seinen Kunden die Möglichkeit, die Kennzahlen in der Buchhaltung über ein Netzwerk, das Internet, jederzeit und von überall einzusehen. „Die Anwendungen und Daten befinden sich dann nicht mehr auf dem lokalen Rechner oder im Firmenrechenzentrum, sondern in der (metaphorischen) Wolke (engl. „cloud“).“ Die Daten befinden sich also nicht auf dem Rechner unserer Kunden, sondern sind dezentral auf einem Server abgelegt.

In diesem Zusammenhang ist das Thema Datensicherheit von grosser Bedeutung; insbesondere, da es sich bei den von  Run my Accounts gespeicherten Informationen um sehr sensible und schützenswerte Daten handelt: die finanziellen Kennzahlen einer Unternehmung. Wie können Informationen, welche im Internet gespeichert sind, vor fremdem Zugriff geschützt werden? Zuerst einmal befinden sich die Daten unserer Kunden auf zwei gesicherten und permanent gespiegelten Serverstandorten in der Schweiz. Zum Anderen ist der Zugriff verschlüsselt und entspricht der gleichen Sicherheitstufe wie das E-Banking einer Schweizer Bank. Run my Accounts kann man also getrost als Buchhaltung in der Cloud bezeichnen, welche es den Kunden erlaubt, orts- und zeitunabhängig auf ihre Daten zuzugreifen und grösstmögliche Datensicherheit garantiert.

Über die Cloud Lösung hinaus bietet Run my Accounts sehr effiziente Buchführungs-Prozesse an und und erlaubt Schweizer KMU eine sehr hohe Verfügbarkeit der Daten beim Outsourcing der Buchführung.

Wie viel kostet mich eine Buchung?

Der Kostentreiber in einer Buchhaltung ist eindeutig die Anzahl der Buchungen. Dies trifft für kleinere und grössere Buchhaltungen im KMU gleichermassen zu. Man könnte denken, dass mit steigendem Volumen die Kosten sinken. Unsere Erfahrung zeigt, dass genau das Gegenteil der Fall ist: wir haben bei unseren Kunden oftmals gesehen, dass die Kosten pro Beleg eher zunehmen. Grund dafür ist die steigende Komplexität und die Abstimmungsarbeit bei grösserem Belegvolumen.
Schauen wir uns einmal die zu erledigenden Schritte an, wenn eine Lieferantenrechnung von Office World über CHF 25.70 bei Ihnen eintrifft:

1. Die Rechnung trifft per Post ein, wird geöffnet.

2. Die Rechnung wird kontrolliert und allenfalls in einen Liquiditätsplan eingegeben.

3. Die Rechnung muss bezahlt werden: Oftmals geschieht dies im KMU dadurch, indem der Einzahlungsschein direkt im E-Banking abgeschrieben wird.

4. Die Rechnung wird bezahlt und die Bank schickt einen Bank-Zahlungsbeleg, der dieser Rechnung manuell zugeordnet werden muss.

5. Die Rechnung wird kontiert und anschliessend in der Buchhaltung erfasst.

6. Das Rechnungsoriginal wird in einen Ordner, womöglich nach Alphabet, sortiert abgelegt und für 10 Jahre archiviert.

7. Das Bankkonto muss abgestimmt werden.

8. Später wird die MWST Abrechnung erstellt und die MWST-Buchung noch einmal kontrolliert.

9. Auch zum Jahresabschluss werden die Konten in der Regel abgestimmt.

10. Der Revisor schaut sich die Buchhaltung später noch einmal an.

Wie Sie sehen können, ist das Handling einer Rechnung über CHF 25.70 (schlussendlich jeder Rechnung über egal welchen Betrag) mit viel Aufwand verbunden, dem sich entweder interne oder externe Personen annehmen und dafür irgendwie entschädigt werden müssen.

Die Frage, wie viel eine Buchung kostet, ist wie folgt zu beantworten:

1. Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Jahr?

2. Wie viele Rechnungen empfangen Sie pro Jahr?

3. Wie viele Spesenbelege fallen in Ihrem Unternehmen an?

Zählen Sie alles zusammen und rechnen noch einmal rund 10-20% für weitere Buchungen wie Löhne, Zinsen etc. oben drauf und dividieren diese Anzahl durch die Kosten Ihres Treuhänders.

Etablierte Treuhänder rechnen pro FiBu Buchung in der Nachbearbeitung (also ohne Zahlungsabwicklung) über alles gesehen (Buchung, Bankkonto-Abstimmung, Suche nach fehlenden Belegen, MWST Erklärung) mit ca. 7 Minuten pro Beleg. Wenn eine professionelle Buchhaltung mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung geführt wird, liegt dieser Wert bei ungefähr 11 Minuten (inkl. Aufbereitung und Kontrolle der Zahlung). Verrechnet Ihnen der Treuhänder einen Stundenansatz von CHF 140 (normaler Satz für einen Buchhaltungssachbearbeiter), kostet Sie eine Buchung zwischen ca. CHF 16.- und CHF 26.-; das Erstaunen über diese hohen Kosten ist durchaus gerechtfertigt!

Auch wenn die Buchhaltung intern erledigt wird, dürfte dieser Preis pro Beleg nicht wesentlich tiefer liegen – sofern die Vollkosten (Lohn, Sozialversicherungen, Buchhaltungs-Softwarelizenzen, Software Wartung, Computer, Führung der Person, keine permanente Auslastung, ständige Weiterbildung im Bereich der Buchhaltung, …) berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Buchhaltungskosten reduzieren wollen, gibt es diverse Tipps, die Ihnen weiterhelfen:

1. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Buchungen. Dieses Ziel erreichen Sie zum Beispiel über folgende Massnahmen:

      • Verlangen Sie von Ihren Lieferanten Sammelrechnungen. Es ist nicht nötig, dass jeder Ihrer Mitarbeiter mit eigenem Handy eine eigene Rechnung erhält. Die Anbieter in der Schweiz können Ihnen Sammelrechnungen ausstellen. Da auch Ihre Lieferanten ihre Administrationskosten tief halten wollen, werden sie Ihnen dankbar sein.
      • Schreiben Sie selber wenn möglich weniger Rechnungen, dafür mit höheren Beträgen.
      • Lassen Sie durch Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen, damit Ihr Buchhalter nicht die Kleinbelege einbuchen muss. Noch besser: handeln Sie mit dem Kanton ein genehmigtes Spesenreglement aus und ersetzen Sie Kleinbelege durch Pauschalspesen.

2. Installieren Sie möglichst effiziente Prozesse und automatisieren Sie Ihre Buchführung so stark wie möglich (z.B. Verwendung von ESR Einzahlungsscheinen). Auch bei den Kreditoren und in der Bankkontoführung besteht sehr viel Automatisierungspotenzial, das Sie über einen externen Partner nutzen können.

3. Lassen Sie klug buchen. Über geeignete Buchungsansätze können Sie die Anzahl der Buchungen massiv reduzieren und gleichzeitig die Übersichtlichkeit in der Buchhaltung erhöhen.

Partnerschaft mit PrivaSphere

PrivaSphereDank Verschlüsselung von PrivaSphere und der Online-Buchhaltung von Run my Accounts kommt die papierlose Buchhaltung einen Schritt näher.

Run my Accounts integriert neu die Verschlüsselungs-Technologie von PrivaSphere in die Buchaltungs-Lösung für KMU. Sie ermöglicht es Buchhaltungsdokumente unverfälschbar, sicher und mit signierter Empfangsbestätigung übers Web auszutauschen.

Über die Partnerschaft mit PrivaSphere erhalten die Kunden des Online Buchhalters Run my Accounts die Möglichkeit, Belege sicher und verschlüsselt via PrivaSphere Secure Messaging zu übermitteln. Dies geschieht direkt ab einem Scanner, per E-Mail Programm oder über sicheres Web. Die Lösung ist ortsunabhängig, verbindlich, vertraulich und äusserst komfortabel.

Run my Accounts verbucht, signiert und archiviert die Belege tagesaktuell und verlinkt sie mit dem Buchungssatz. Zahlungen werden über Direktschnittstellen mit Banken ins E-Banking geladen und stehen dort zur Visierung durch den Kunden bereit. Der mit Hilfe von PrivaSphere lückenlos geschützte Prozess ist eine Hauptvoraussetzung für die Revisionssicherheit eines elektronischen Archivs und somit ein wichtiger Schritt in Richtung papierloser Buchhaltung im KMU.

Paul Frey, Geschäftsführer der Sedipa GmbH, konnte als Testkunde das Angebot bereits ausprobieren und ist begeistert: „Mit dieser Lösung auf der Basis des Know-hows zweier ausgewiesener Schweizer Spezialisten wird der Übergang ins elektronische Zeitalter auch für meine Buchhaltung Realität. Ich freue mich schon darauf, keine Belegkopien mehr aufbewahren zu müssen – das wird dann meine „Buchhaltung 2.0““

PrivaSphere Secure Messaging ist die führende Schweizer Plattform für sichere eMail. Die Schweizer Firma wurde im Oktober 2002 gegründet. Mit PrivaSphere können Unternehmen aller Grössen und aus den verschiedensten Branchen spontan sicher via Internet kommunizieren – ohne Installation von Software oder Hardware und ohne in eine eigene eMail- Sicherheits-Infrastruktur investieren zu müssen. PrivaSphere wurde mit dem CTI Start-Up Label der schweizerischen Förderagentur für Innovation ausgezeichnet, ist Preisträger des Swiss Technology Awards und ISO27001 zertifiziert. PrivaSphere ist die erste eidgenössisch anerkannte sichere eMail-Zustellplattformtechnologie.

Run my Accounts mit Dropbox

DropboxSoeben ist die Buchführung mit Run my Accounts noch einfacher geworden. Wir haben den führenden Online-Speicher Dropbox in unsere Web-Buchhaltung eingebunden. So können Sie Ihre Buchhaltungsbelege ohne Aufwand übertragen: Scannen Sie diese direkt vom Scanner in Ihre Dropbox – und Ihre Buchhaltung ist wieder auf dem tagesaktuellen Stand. Infos zu diesem tollen Feature erhalten Sie unter welcome@runmyaccounts.com.