Leerläufe oder wieso man jeden Buchungsbeleg 10 Mal in die Hand nehmen muss

Viele Unternehmer unterschätzen den Aufwand massiv, der durch eine klassisch geführte Buchhaltung bei einem Treuhänder entsteht. Vor kurzem berichtete mir ein Kunde, welchen Prozess er für die Buchhaltung implementiert hatte. Jede Rechnung brauchte mindestens 10 arbeitsintensive Schritte, bis sie bezahlt und verbucht war. Dabei gab es viele Doppelspurigkeiten, die beim Schuhschachtelprinzip unvermeidlich entstehen und welche ohne einen radikalen Ansatz nicht reduziert werden können. Jede Lieferantenrechnung durchlief vor der Implementation der Run my Accounts Lösung die folgenden Schritte:

1. Empfang der Rechnung, Öffnen des Briefes, Kontrolle des Inhaltes, erste Ablage auf einem Stapel für Rechnungen
2. Erfassung in Liquiditätsplanung in einer Excel Tabelle
3. Kontierung der Rechnung
4. Zahlen der Rechnung: Abtippen der Einzahlungsschein-Referenznummer in der Online-Bank
5. Empfang des Zahlungsavis der Bank, öffnen des Briefes, Kontrolle der Zahlung, Suche und Zuordnung zur Originalrechnung, Ablegen der Rechnung und des Zahlungsavis im Buchhaltungsordner, einsortiert nach Zahlungsdatum
6. Versand des Buchhaltungsordners an den Treuhänder
7. Falls eine Frage zum Beleg aufkommt, während dem die Dokumente beim Treuhänder sind: Anruf beim Treuhänder
8. Verbuchung von 2 Belegen (Rechnung sowie Zahlung) durch den Treuhänder.
9. Versand des Buchhaltungsordners an den Kunden
10. Empfang und Ablage des Buchhaltungsordners

Allein der Rechnungsbetrag musste 5 mal abgetippt werden. Es gab immer wieder Medienbrüche und zeitliche Verzögerungen. Mein Kunde beschäftigte mit diesem Prozess nicht nur seinen Treuhänder, der mit dem Abtippen der Belege viel Zeit verbrachte und sich im Anschluss mit einer grossen Rechnung bedankte, sondern auch sich selber und sein Personal. Zeit die er lieber in den Verkauf und die Pflege von Kundenbeziehungen investiert hätte.

Seitdem unser Kunde die Run my Accounts Buchhaltungslösung implementiert hat, konnte er seinen Adminstrationsaufwand massiv verringern. An Stelle von 13 Arbeitsschritten erledigt er seine Administrationsarbeit nun in 2 Schritten:

1. Empfang und Kontrolle der Rechnung, Aufkleben eines Barcodes, Scannen der Rechnung, chronologische Ablage im Buchhaltungsordner
2. Auslösen der Zahlung in der Online-Bank

Gleichzeitig hat er eine tagesaktuelle Buchhaltung mit detaillierten Reports zur Verfügung. Da sämtliche Lieferantenrechnung sofort in der Run my Accounts Buchhaltungs Web-Applikation erscheinen, hat er seine Liquidität ohne Zusatzaufwand im Griff. Er spart nicht nur bei den Kosten für den Treuhänder, sondern hat auch einen bedeutend kleineren administrativen Aufwand.

Mehr Informationen zu Run my Accounts finden Sie unter www.runmyaccounts.com.