Die Elektronische MWST-Abrechnung ist hier

Die Elektronische MWST-Abrechnung wurde diesen Sommer für alle Steuerpflichtigen freigeschaltet. Mit dem Versand der MWST-Abrechnungen für das dritte Quartal 2015 hat die ESTV offiziell über die elektronische Variante informiert. Run my Accounts ist bereits seit 2011 beim Piloten der Eidgenössischen Steuerverwaltung mit von der Partie. Wir konnten viele positive Erfahrungen mit dem elektronischen Einreicheverfahren sammeln und unsere Ideen anlässlich von Workshops mit der Steuerverwaltung einbringen.

Wie funktioniert die elektronische MWST-Abrechnung?

Ganz einfach: sobald das elektronische Formular zur Verfügung steht, werden Sie per E-Mail darüber informiert. In der Geschäftsübersicht kann das Formular ausgefüllt oder Frist verlängert werden.

Derzeit müssen die Zahlen aus der Buchhaltungs-Software noch händisch in das entsprechende Formular übertragen werden:

Am letzten Workshop mit der ESTV haben wir vorgeschlagen, dass eine Datei direkt aus der Buchhaltungs-Software ins SuisseTax Portal hochgeladen werden sollte, um die Effizienz zu verbessern, Medienbrüche zu vermeiden und die Fehleranfälligkeit zu verringern. Die ESTV arbeitet gemäss einer aktuellen Auskunft vom August 2015 an dieser Funktionalität. Eine direkte Schnittstelle kann jedoch im Moment aus Kostengründen noch nicht realisiert werden.

Die Anmeldung zur elektronischen MWST-Abrechnung

Unternehmen, welche sich für die elektronische MWST-Abrechnung registrieren wollen, müssen zuerst einen neuen Nutzer unter folgendem Link registrieren: https://www.gate.estv.admin.ch/suissetax/mwst.

Dieser Nutzer erhält ein sog. Superuser-Recht. D.h. dass er alle Geschäfte im ESTV SuisseTax Portal alleine abwickeln und andere Nutzer mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen ausstatten kann. Dabei existieren neben dem Superuser folgende Rollen:

• Der Ausfüller kann MWST-Abrechnungen ausfüllen, aber nicht selber elektronisch einreichen.
• Der Einreicher kann MWST-Abrechnungen ausfüllen und elektronisch einreichen. Ausserdem kann er MWST-Abrechnungen einreichen, die bereits von einem Ausfüller eingereicht wurden.

Bereitstellung der elektronischen MWST-Abrechnung durch den Treuhänder

Ausserordentlich praktisch ist, dass der Treuhänder (resp. Run my Accounts) die elektronische MWST-Abrechnung als «Ausfüller» im ESTV SuisseTax Portal erfassen und dem Kunden auf diesem Weg bereitstellen kann. Der Kunde loggt sich im Anschluss (Benachrichtigung via E-Mail) ins Portal ein und reicht die MWST-Abrechnung elektronisch ein.

Weil die Anmeldung im ESTV SuisseTax Portal immer über ein persönliches Nutzerkonto erfolgen muss (mTAN Verfahren), kann Ihre Treuhand-Stelle nicht als solche registriert werden. So lange Ihre Treuhand-Firma klein ist, ist es unproblematisch, eine bestimmte Person in der Firma zu berechtigen. Bei grösseren Treuhand-Unternehmen ist die Verwaltung aber nicht ganz optimal. Wir haben uns betreffend dieser Schwierigkeit mit dem Spezialisten bei der ESTV unterhalten und schlagen 2 Varianten vor:

1. Berechtigen Sie Ihren persönlichen Kundenbetreuer («Online-Buchhalter» bei Run my Accounts) mit der Rolle «Ausfüller». Nachteile:
   • Wenn es zu einem personellen Wechsel des Betreuungsverhältnisses kommt, müssen Sie rechtzeitig einen neuen «Ausfüller» berechtigen.
   • Auch Stellvertretungen sind nicht ausreichend abgedeckt – allenfalls müssen Sie den Stellvertreter als «Ausfüller» berechtigen.
2. Berechtigen Sie den Geschäftsführer des Treuhand-Unternehmers (resp. von Run my Accounts) mit der Rolle Superuser. Er kann dann seine Mitarbeiter mit der Rolle «Ausfüller» berechtigen und je nach Zuständigkeit flexibel umteilen. Die Ausfüller stellen die MWST-Abrechnung zu Ihrer Freigabe ein. Nachteile:
   • sie müssen den Chef des Treuhand-Unternehmens zwingend mit einer Superuser Rolle ausstatten und geben ihm damit eine Vollmacht. Je nach Vertrauensverhältnis kann dies aber auch gewünscht sein.
   • Ausserdem kann auch der Geschäftsführer des Treuhand-Unternehmens einmal die Firma verlassen, was dann zu einem hohen Administrations-Aufwand führen kann.

Bei Run my Accounts empfehlen wir die Variante 2.

Wie berechtige ich meinen Treuhänder?

Wenn Sie sich bereits als Superuser für Ihr Unternehmen registriert haben, dann können Sie Ihren Treuhänder über das Menu Administratives – Benutzerverwaltung einladen.

Sofern Sie sich noch nicht registriert haben, kann Ihr Treuhänder über den elektronischen Kanal eine Freischaltung beantragen:

Erfahren Sie mehr zur elektronischen MWST-Abrechnung im Video der ESTV: