Hier kommen sie: meine 7 Lieblings-Apps, die ich täglich nutze. Ohne diese kleinen Helfer würde mein Arbeitsalltag etwas weniger Spass machen. Ausserdem wäre ich wohl auch weniger effektiv.
iA Writer
iA Writer ist ein ganz einfacher Texteditor, mit dem ich viele Texte schreibe. Übrigens ein Schweizer Produkt der Firma iA in Zürich! Die Macher hinter iA Writer möchten die beste Schreib-Erfahrung bieten. Das ist meiner Ansicht nach gelungen.
iA Writer kommt vollständig ohne Knöpfe aus. Im Vollbild-Modus startet man mit einem grauen Bildschirm – sonst ist da nichts. Dies ermöglicht einem den vollen Fokus auf die Schreib-Arbeit zu legen. Die Formatierung des Textes geschieht über Markdown.
# bedeutet Titel 1. Stufe
## bedeutet Titel 2. Stufe
* bedeutet Bullet-Point
Am liebsten schreibe ich meine Texte mit den Modi Schreibmaschinen-Modus und Fokus. Der Schreibmaschinen-Modus stellt die aktuelle Zeile immer in der Mitte des Bildschirms dar. Fokus zeigt nur den aktuellen Satz im Vordergrund. Alles andere verschwindet hellgrau meliert im Hintergrund. So sind bei meinen Schreib-Arbeiten dank dieser Lieblings-App meine Gedanken immer voll beim Text.
Ist der Text fertig geschrieben, lässt er sich einfach in ein Word, PDF, HTML oder Text File exportieren. iA Writer lässt die Installation von Dokument-Templates zu, welche von GitHub herunter geladen werden können. So ist sichergestellt, dass der Output immer schön formatiert daher kommt.
Schreiben macht mir dank iA Writer richtig viel Spass.
Remember the Milk
In meinem Blog 3 Tipps wie Sie Ihre Produktivität verbessern bin ich bereits darauf eingegangen, wie ich meine Arbeit am effektivsten organisiere. Ein Eckpfeiler dieser Organisation stellt für mich das webbasierte Tool Remember the Milk dar – eine meiner absoluten Lieblings-Apps. Das ist die App, mit welcher ich alle meine Aufgaben organisiere.
Die Aufgaben lassen sich in folgende Dimensionen unterteilen:
- verschiedene Aufgabenlisten: Privat, Büro.
- Tags: Die Aufgaben sortiere ich so nach Kontext. Wenn ich etwas mit Nils besprechen muss, erhält die Aufgabe den Tag «Nils». Wenn ich mich mit Nils zusammen setze, dann habe ich mit einem Klick alles beisammen, was besprochen werden muss.
- Orte: Wenn ich an einem Ort ankomme, dann piept mein Telefon und es erinnert mich an meine Aufgabe.
- Fälligkeit: wenn ich etwas an oder bis zu einem bestimmten Tag erledigen muss.
- Priorität: die Priorisierung meiner Aufgaben ist essenziell, damit ich auch die wirklich wichtigen Dinge als erstes erledige.
Praktisch ist in der Pro Version natürlich die Synchronisation zwischen allen Geräten. Ich habe Remember the Milk auf meinem Mac als Desktop-App, auf meinem iPad und auf dem Android Handy installiert. Die Apps synchronisieren sich kontinuierlich, so habe ich alle Anpassungen vom Desktop im Büro auch unterwegs auf meinem Handy im Blick.
1Password
Unterschätzen Sie die Gefahr aus dem Internet nicht! Leider nutzen noch immer die meisten Leute viel zu schwache Passwörter: Wie das Hasso-Plattner-Institut herausgefunden hat, stehen an der Spitze der meist genutzten Passwörter «hallo», «passwort» oder «123456». Dazu kommt, dass die meisten Anwender überall das selbe Passwort nutzen: fürs E-Banking, E-Mail, SBB-Mobile, usw. Das ist einfach nur Fahrlässig. Wird ein Web-Service gehackt, sind alle Zugänge weit offen. Ein grosser Schaden kann entstehen.
Auf der anderen Seite: Bei jedem Login ein anderes kompliziertes Passwort zu verwenden und sich dieses auch noch zu merken, ist ein Ding der Unmöglichkeit. Genau dafür gibt 1Password.
1Password macht das, was der Name verspricht: mit einem Passwort bekommt man Zugang zu einem Passwort-Tresor für alle Logins. D.h. man muss sich nur ein Passwort für 1Password merken, alle anderen Logins sind in 1Password gespeichert. Dies ermöglicht einem, für jeden Service ein eigenes Passwort zu erstellen. Dabei wird der Nutzer von 1Password mit einem praktischen Passwort-Generator unterstützt – es braucht also nicht mal mehr Kreativität, um ein neues Passwort zu schöpfen.
Auch 1Password gibt es für die unterschiedlichsten Betriebssysteme: Windows, Mac, iOS, Android. 1Password erstellt eine hochverschlüsselte Datei, welche zum Beispiel in der Dropbox des Users gespeichert wird. Wird die Dropbox gehackt, ist das nicht weiter tragisch weil es Jahrzehnte bräuchte, um die verschlüsselte 1Password-Datei zu knacken. Weil die Datei auf der Dropbox gespeichert ist, kann man mit allen Devices auf alle aktuellen Passwörter zugreifen.
Praktisch ist, dass 1Passwort Plugins für alle gängigen Web-Browser bietet. Wenn ich an ein Login-Fenster gelange, klicke ich einfach auf den 1Password Button und das Tool erledigt das Login für mich. Wenn ich ein neues Login erstellen will, dann wird die URL, der Username und das Passwort gleich mitgespeichert. Komfortabler geht es nicht.
Ausserdem bietet 1 Password die Möglichkeit, die eigenen Personalien zu speichern und Formulare im Web damit abzufüllen. Auch Kreditkarten-Zahlungen im Netz sind im Nu erledigt, weil 1Password die Kreditkartennummer, Ablaufdatum und Kartenprüfnummer mit einem Klick einfüllen kann.
Doodle
Doodle kennt jeder, der schon einen passenden Termin mit verschiedenen Leuten koordinieren musste. Das beste Feature gibt es aber nur in der Doodle Premium Version: eine persönliche MeetMe-Seite.
Meine Terminkalender (privat und geschäftlich) werden laufend mit Doodle synchronisiert. Möchte jemand ausserhalb der Firma einen Termin mit mir vereinbaren, sende ich ihm einfach den Link zu meiner Doodle MeetMe-Seite. Dort ist meine Verfügbarkeit ersichtlich. Personen können mir über Doodle Terminvorschläge unterbreiten, die ich annehmen oder selbstverständlich auch ablehnen kann. Akzeptiere ich einen Terminvorschlag, wird der Termin sofort in meinen Kalender übertragen.
Dieser Service spart mir sehr viel Zeit zur Terminkoordination. So komme ich dank dieser Lieblings-App um einen Assistenten herum.
TypeIt4Me
TypeIt4Me ist eine kleine Mac-Applikation, die mir viel Schreibarbeit abnimmt. In TypeIt4Me kann ich eigene Abkürzungen hinterlegen und das Programm gibt den dahinter gespeicherten Text aus.
Beispiele:
- ich tippe «mfg», TypeIt4Me schreibt «Freundliche Grüsse, Thomas Brändle»
- ich tippe «sgh», TypeIt4Me schreibt «Sehr geehrter Herr»
Damit lassen sich auch ganze Email-Vorlagen speichern, vor allem Dinge, die ich immer wieder schreiben muss – wie z.B. die Wegbeschreibung zum Run my Accounts Büro oder eine Einladung in ein Webmeeting.
Die Statistik von TypeIt4Me behauptet so, dass ich in den letzten 2 Jahren mit dieser Lieblings-App total mehr als 16 Stunden beim Tippen eingespart hätte. Immerhin…!
Scanbot
In einem Blog im Jahre 2014 bin ich bereits einmal auf die App Scanbot eingegangen. Hatte die Scanning-App damals noch einige Probleme mit der Qualität, der Geschwindigkeit und der Synchronisation mit Google-Drive, sind mittlerweile praktisch alle Probleme behoben. Die App funktioniert nun, schnell und zuverlässig. Mit der Version 6 wurde die App massiv verbessert.
Scanbot ist eine iOS oder Android App, mit der man Dokumente fotografieren und so «einscannen» kann. Mehrseitige Dokumente werden ganz simpel in einem PDF zusammengefügt. Was ich besonders toll finde, ist wie flott man mit dem Scanning dank der App vorankommt. Ein Alleinstellungsmerkmal ist, dass die Scans gleich in einen vordefinierten Ordner, z.Bsp. auf Google Drive, Dropbox, OneDrive etc. hochgeladen werden.
Gerade in Verbindung mit Run my Accounts ist die App hervorragend: Weil wir eine Anbindung an Dropbox haben, fotografieren Sie mit Scanbot Ihre Belege, diese werden automatisch ausgeschnitten und per Dropbox an Run my Accounts zur Verarbeitung geschickt.
Run my Accounts
„Eating your own dog food“. Als Geschäftsführer von Run my Accounts ist es mir wichtig, das eigene Produkt auch aus Kundenperspektive zu sehen. Nicht nur mit Run my Accounts selber bin ich Kunde, sondern auch in meinen Rollen als Vereinsvorstand oder Verwaltungsrat von anderen Firmen. Für mich ist eine aktuelle und qualitativ hochwertige Buchhaltung ein derart wichtiges Führungsinstrument, auf welches ich nicht verzichten will. Run my Accounts ermöglicht mir diesen aktuellen Einblick – ohne dass ich etwas mit der aufwändigen Arbeit zu tun hatte. Deshalb ist unsere eigene Online-Buchhaltungs-Software definitiv eine meiner Lieblings-Apps. Aktuelle Buchhaltung wie Strom aus der Steckdose. Mehr Convenience gibt es im digitalen Zeitalter nicht.
Mein Fazit
Es gibt unglaublich viele unterschiedliche Apps und Unterstützungshilfen für die Arbeit. Diese sieben Stück sind meine momentanen Favoriten und absoluten Lieblings-Apps, ohne die ich in vielen Situationen fast schon aufgeschmissen wäre. Sie ermöglichen eine umfassende Erleichterung und steigern meine Effizienz. Die Anzahl an solchen «Helfern» ist unglaublich gross. Es ist nicht einfach, immer die besten Apps für die entsprechende Situation zu finden. Oft weiss man schlichtweg nicht davon. Ich hoffe, dass ich Ihnen mit meiner Erfahrung den einen oder anderen Tipp mitgeben konnte. Natürlich freue ich mich aber auch über Kommentare und Tipps von Ihnen zu anderen Helfern, von denen Ich vielleicht noch nichts weiss!
