Die Banken sowie die Postfinance bieten in der Regel 2 verschiedene Varianten von orangen Einzahlungsscheinen mit Referenznummern (ESR) an: Vorgedruckte oder selbstgedruckte Einzahlungsscheine. Diese unterscheiden sich grundlegend in der Verarbeitung beim Rechnungssteller. Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Facts über die orangen Einzahlungsscheine zusammengestellt.
Gemeinsamkeiten der orangen Einzahlungsscheine
Bei beiden Varianten erhält der Rechnungssteller bei einer Gutschrift jeweils folgende Informationen von der Bank oder der Postfinance:
- Betrag der Gutschrift
- Datum der Gutschrift
- Referenznummer des Einzahlungsscheines
Die Form dieser Informationen kann zwischen Papier (Gutschriftsanzeige / Kontoauszug), PDF-Datei und ESR-Datei (v11-Datei) variieren. Achtung: Der Name des Einzahlers wird in keiner Variante mitgeteilt und muss immer aufgrund der ausgelieferten Referenznummer eruiert werden.
Variante 1: Vorgedruckte Einzahlungsscheine
Ihre Bank bzw. Postfinance stellt vorgedruckte orange Einzahlungsscheine mit aufsteigenden Referenznummern zur Verfügung. Die Rechnung an Ihren Kunden schreiben sie nicht mit einer professionellen Fakturierungs-Software, sondern manuell (zum Beispiel mit Word). Zur Zahlung der Rechnung legen Sie einen vorgedruckten orangen Einzahlungsschein bei. Weil die Bank den Namen des Zahlers nicht mitliefert, müssen Sie manuell notieren, welche Referenznummer zu welcher Rechnung gehört und welcher Betrag geschuldet ist. Diese Arbeit kann zum Beispiel in einer Excel-Tabelle vorgenommen werden. Die Debitorenkontrolle erfolgt ebenfalls manuell: Sobald die Informationen (Referenznummer, Betrag und Datum) von der Bank bzw. Postfinance in Papierform oder als PDF-Datei zur Verfügung stehen, muss im Excel-File nachgeführt werden, welche Debitoren die Rechnungen bezahlt haben.
Danach können Sie wenn notwendig ein Mahnlauf in Gang setzen, welcher ebenfalls manuell durchgeführt werden muss. Mit dem Versand eines neuen orangen vorgedruckten Einzahlungsscheins müssen Sie die neue Referenznummer erneut im Excel notieren. Der gemahnte Debitor hat nun 2 orange Einzahlungsscheine mit Referenznummern zur Auswahl, wobei er nur mit einem Einzahlungsschein bezahlen wird. Dies verursacht Ihnen weitere Aufwendungen bei der Abstimmung der Zahlungseingänge.
Variante 2: Selbstgedruckte Einzahlungsscheine
In einer Fakturierungs-Software schreiben Sie die Rechnung und drucken diese mitsamt den vollständigen Angaben auf dem Einzahlungsschein aus. Die Referenznummer wird automatisch zugeteilt und korrespondiert in der Regel mit der Rechnungsnummer oder Kundennummer. Die Software generiert eine Liste der offenen Posten. Das mühsame und fehleranfällige Erfassen der Referenznummer entfällt. Somit haben Sie jederzeit und automatisch den Überblick auf Ihre offenen Debitoren.
Der Abgleich der offenen Posten erfolgt im Gegensatz zu den vorgedruckten Einzahlungsscheinen ebenfalls automatisiert: Von Ihrer Bank bzw. Postfinance beziehen Sie eine Gutschriftsdatei (ESR-Datei, v11-Datei) via E-Banking, welche Sie in die Software importieren. Dadurch werden die offenen Debitoren automatisch geschlossen und der Mahnlauf kann gestartet werden.
Weil in der Regel von der Fakturierungs-Software bei der Mahnung die gleiche Referenznummer wie bei der Rechnung zugeteilt wird, entstehen keine Konflikte beim Mahnprozess.
Fazit – Vorgedruckte oder selbstgedruckte Einzahlungsscheine?
Wir empfehlen die selbstgedruckten Einzahlungsscheine zu verwenden. Die vorgedruckten Einzahlungsscheine schaffen in vielen Fällen Mehrarbeit und Doppelspurigkeiten und haben gegenüber den roten Einzahlungsscheinen (ohne Referenznummer) keine entscheidenden Vorteile.
Mit der Lösung von Run my Accounts schöpfen Sie das ganze Potential des referenzierten Einzahlungsscheines aus. Das Debitoren-Modul mit der Möglichkeit der selbst bedruckbaren Einzahlungsscheinen ist in unserer Lösung bereits inbegriffen. Dank den Schnittstellen von Run my Accounts zu den allermeisten Schweizer Banken entfällt für Sie zudem das Importieren der ESR-Daten. Ihre Buchhaltung ist somit stets automatisch auf dem neusten Stand, und dies nicht nur bei den Debitoren!
Weitere Informationen zum Thema Einzahlungsschein:
