Debitorenverlust: was ein Unternehmer wissen muss

Ihre Kunden können Rechnungen leider nicht immer bezahlen. Endgültige Zahlungs-Ausfälle resultieren dann in einem Debitorenverlust. Wie Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden durch geschickte Massnahmen verbessern, erfahren Sie in unserem Blog-Artikel «Wie Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden positiv beeinflussen können«. Wie Sie mit Debitorenverlusten umgehen, erklären wir in diesem Beitrag.

Bei Debitorenverlusten unterscheidet man zwischen

  • endgültiger Debitorenverlust; Eine Rechnung wird nachweisbar nicht mehr bezahlt und muss ausgebucht werden.
  • dem Verlustrisiko zu einem Stichtag; Das Vorsichtsprinzip (Art. 622a OR) bei der Bewertung von Bilanzpositionen weist uns an, mögliche Verluste pauschal als Rückstellung zu berücksichtigen.
  • eine beidseitig akzeptierte, im Nachhinein vereinbarte Preisreduktion (Rabatt, Kulanz etc.); im Gegensatz zu den ersten beiden Punkten wird diese nicht als Debitorenverlust behandelt, sondern als Minderung des bereits gebuchten Ertrags berücksichtigt.

Endgültiger Debitorenverlust

Wann soll der Debitorenverlust gebucht werden?

Ein endgültiger Debitorenverlust liegt vor, wenn Sie nicht mehr mit einem Zahlungseingang rechnen können. Die absolute Klarheit haben Sie erst, wenn ein Verlustschein vorliegt. Es lohnt sich nicht für jede offene Forderung einen Verlustschein zu erlangen bzw. den Betreibungsweg zu Ende zu gehen: Eine Konkurseröffnung ist mit Kosten von rund CHF 2’000 verbunden, weshalb sich dies gerade für kleinere Beträge kaum lohnt. Als Verlustnachweis kann ein Beschluss der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrates dienen, wenn nach mehrmaligem erfolglosem Mahnen eine Forderung nicht mehr eingefordert werden kann. Ein Revisor wird als Beweis in der Regel ein schriftliches Dokument mit einem Nachweis einfordern.

Wie wird der Debitorenverlust gebucht?

Ein Debitoren-Verlust sollte wie ein Storno (oder eine Gutschrift) behandelt werden. So wird die offene Position wieder rückgängig gemacht bzw. durch eine Gegenbuchung ausgeglichen. Der Unterschied zum Storno besteht jedoch in der Wahl des Ertragskontos: Der Debitorenverlust wird nicht als negativer Betrag auf die ursprünglich verwendeten Umsatz-Konti gebucht, sondern auf das Ertragsminderungs-Konto «Debitorenverluste» (Konto 3905 im KMU-Kontenplan von Sterchi). In einem System mit Nebenbüchern müssen danach noch die beiden offenen Positionen (Rechnung und Debitorenverlust) ausgeglichen werden. Eine Anleitung, wie ein Debitoren-Verlust in der Buchhaltungs-Web-App behandelt wird, finden Sie in der Buchhaltungs-Hilfe.

Wie wird die MWST behandelt?

Bei effektiven MWST-Abrechnung nach vereinbarten Entgelten (die Standard-Methode) wird die MWST bei Rechungsstellung fällig, unabhängig davon, ob die Rechnung durch Ihren Kunden bezahlt wurde oder nicht. Gerade deshalb ist es wichtig, die Debitoren-Ausstände aktiv zu bewirtschaften und nicht allzulange mit Mahnungen zu zögern. Bei der Debitorenverlust-Buchung kann auch die MWST Buchung wieder rückgängig gemacht werden. Die bereits abgerechnete MWST kann dann mit der nächsten MWST Abrechnung zurückgefordert werden.

Bei effektiven MWST-Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten oder der Saldosteuersatz-Methode (meist vereinnahmt) spielt die MWST keine Rolle, da diese erst mit dem Zahlungseingang fällig wird.

Ungewisser Zahlungseingang

Ist der Zahlungseingang zum Stichpunkt eines Abschlusses lediglich ungewiss, sollte die Position noch nicht ausgebucht werden. Das Verlustrisiko muss zum Ende der Geschäftsperiode abgeschätzt und als Abgrenzung über das Konto Delkredere pauchal oder als Einzelrückstellung erfasst werden.

Das Konto «Delkredere» ist ein Wertberichtigungskonto für die geschätzten Zahlungsausfälle. Für inländische Schuldner kann Delkredere von pauschal 5% des offen Debitorenbestands zum Stichtag als pauschale Wertberichtigung gebucht werden. Bei ausländischen Schuldnern sind es 10%.

In der Regel wird diese Buchung durch Ihren Treuhänder im Rahmen der Abschlussarbeiten gebucht.

2 Kommentare zu „Debitorenverlust: was ein Unternehmer wissen muss“

  1. Thomas Brändle

    Besten Dank für das Lob – ich freue mich, dass der Text geholfen hat und wünsche viel Erfolg bei der Prüfung!

  2. Boris Schneider

    Ich schreibe morgen einen Test im Fach Buchhaltung und dies ist der erste Artikel, der mir den Debitorenverlust verständlich erklärt! :) Dankeschön für diesen tollen Text!

    LG

    Boris

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