Buchhaltung mit Swiss Post Box?

Bereits 2009 hat die Schweizerische Post eine geniale neue Dienstleistung eingeführt: Die Swiss Post Box – ein mobiler digitaler Briefkasten. Die physische Post wird von der Post im Briefverteilzentrum Mülligen eingescannt und den Nutzern digital zur Verfügung gestellt. Das Angebot richtet sich in erster Linie an Personen, die viel unterwegs sind und  ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre physische Post haben wollen. Die Briefe werden von der Post entgegengenommen, auf Verlangen eingescannt und in einem elektronischen Briefkasten abgelegt. Auf Wunsch und gegen Aufpreis werden die Originale an eine andere Zustell-Adresse nachversandt. Die Swiss Post Box ist auch bei Run my Accounts Mitarbeitern beliebt und privat im Einsatz.

Bevor wir unseren Scanning-Service „PaperBuddy“ zusammen mit der Schweizerischen Post lanciert hatten, haben wir uns intensiv damit auseinander gesetzt, ob wir unseren Kunden die Swiss Post Box als Beleg-Scanning Lösung empfehlen sollten. Wir haben uns jedoch aus folgenden Gründen gegen den Einsatz der Swiss Post Box und für die Lancierung eines eigenen Service zusammen mit der Post entschieden:

Rechtliche Herausforderungen:

  • Gemäss Art. 9 der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher müssen elektronisch gespeicherte Buchhaltungsbelege digital mit einer „GeBüV“-konformen Signatur unterzeichnet sein. Die Schweizerische Post signiert die gescannten Briefe in der Swiss Post Box nicht mit einer digitalen Signatur. Damit ist die elektronische Ablage nicht revisionssicher und der Beleg gilt nicht als Original. Für die Buchhaltung müssen jedoch die Originale im Sinne der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher aufbewahrt werden.
  • Die Schweizerische Post kann bei der Swiss Post Box vor dem Scannen keine Belegnummern auf den Rechnungen anbringen: In einer ordentlich geführten Buchhaltung muss eine Prüfspur vorhanden sein. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Jeder Beleg muss daher mit einer Belegnummer gekennzeichnet sein. Im Buchungs-Journal muss jede Buchung eindeutig einem Beleg über diese Nummer zugeordnet werden können.
  • Gemäss Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer Art. 26 Abs. 2 muss eine Rechnung den Leistungsempfänger eindeutig identifizieren und folgende Elemente enthalten: Den Namen und den Ort des Leistungsempfängers. Über die von der Swiss Post Box zur Verfügung gestellten Korrespondenz-Adressen ist eine gemäss MWST Gesetz geforderte Adressierung nicht möglich.

Prozedurale Herausforderungen:

  • Die Öffnung und das Scanning jedes einzelnen Briefes muss manuell beauftragt werden, was für den Anwender einen zusätzlichen Handling-Aufwand bedeutet.
  • Weil die Briefe nicht revisionssicher gespeichert werden, muss die physische Retournierung der Originale für jeden Brief einzeln angefordert werden. Die Handling Gebühr kostet je nach Dienstleistungs-Paket zwischen CHF 2.00 und CHF 5.00 plus Versandkosten. Pro Sendung können maximal 20 Briefe retourniert werden.
  • Bei der Swiss Post Box handelt es sich um einen standardisierten Service, der exakt so wie beschrieben angeboten wird. Individuelle Anpassungen – insbesondere die spezifische Erfüllung der Anforderungen von KMU an die Aufbereitung der Belege für eine ordnungsgemässe Buchführung – sind nicht möglich. Aus Sicht der Swiss Post Box erscheint uns die Standardisierung auch durchaus logisch und wichtig.

Der Einsatz der Swiss Post Box als Scanning Service für die Buchhaltungsbelege unserer Kunden kam aus den 6 genannten Gründen für Run my Accounts nicht in Frage. Die rechtlichen Probleme könnten in unabsehbaren Risiken bei einer Revision durch die Steuerbehörden enden (Rückforderung der Vorsteuer, nicht Geltendmachung des Aufwandes, …). Zudem stehen für eine effiziente Abwicklung der Buchhaltung viele Arbeitsschritte an, welche uns als zu umständlich erscheinen.

Aus all diesen Gründen haben wir zusammen mit der Post einen eigenen Scanning Service entwickelt, welcher gerade auch die Anforderungen eines KMU an eine ordentlich geführte Buchhaltung erfüllt:

  • Run my Accounts versieht alle von der Post gescannten Buchungsbelege mit einer GeBüV-konformen digitalen Signatur.
  • In der gemeinsamen Lösung klebt die Post auf allen Belegen einen Barcode auf, der den Scans eine eindeutige Beleg-Nummer zuweist. Diese Beleg-Nummer ist aus dem Journal bei jeder Buchung ersichtlich. Damit ist die Anforderung an die Prüfspur erfüllt.
  • Eine individuelle und MWST-rechtlich korrekte Adressierung bleibt möglich.
  • Jeder im Scanning Center eintreffende Brief (mit Ausnahme von Werbung) wird geöffnet, eingescannt und landet direkt im Workflow-Modul zur Freigabe. Kunden müssen so Rechnungen nur noch inhaltlich überprüfen und sich entscheiden, ob der Beleg von Run my Accounts zur Zahlung ins E-Banking geladen werden soll.
  • Die Post ordnet alle Briefe in einem Kurzzeit-Archiv ein und verschickt diese mindestens einmal pro Monat an den Kunden sortiert zur direkten Ablage in einem physischen Archiv. Bei Bedarf können die Dokumente auch unter dem Monat beliebig oft retourniert werden. Die Anzahl der retournierten Dokumente ist nicht beschränkt.
  • Unser Scanning Service ist exakt an die Buchführungs-Anforderungen von Schweizerischen KMU angepasst und erfüllt alle gesetzlichen und prozeduralen Vorgaben.

PaperBuddySeit der Lancierung unseres am Best Swiss Web Award ausgezeichneten Scanning Dienstes PaperBuddy haben bereits zahlreiche Run my Accounts Kunden auf den neuen Prozess gewechselt – das Angebot erfreut sich grösster Beliebtheit. Denn einfacher kann ein KMU Buchführung nicht mehr machen. Und übrigens: mit PaperBuddy können Sie auch sonstige Briefe (also nicht nur Buchhaltungsbelege) über den selben Prozess empfangen. Alle Briefe stehen Ihnen über unser elektronisches PDF Archiv zur Verfügung – sogar über eine WebDAV-Schnittstelle mit direkter Anbindung an den Windows-Explorer.

Wir denken, dass die Swiss Post Box gerade für die Zielgruppe der viel reisenden Privatkunden und den gezielten Einsatz im Unternehmen ausserhalb der Buchhaltung eine hervorragende Lösung ist, der Privaten und auch Unternehmen die Administration stark erleichtert und die Mobilität verbessern. Für die Buchhaltung erfüllt der Service die gesetzlichen Anforderungen unseres Erachtens nicht und wir raten in diesem Bereich zu einem spezialisierten Service, wie zum Beispiel PaperBuddy von Run my Accounts.

1 reply
  1. Müller
    Müller says:

    Die SPB ist zu kompliziert; viele Firmen haben für die Anschrift im Adressfeld gar nicht genug Zeilen. Kommt hinzu, dass die Anschrift oftmals gar nicht verstanden wird. Ein weiteres Problem: Solange in Mülligen eingeschriebene Briefe „verloren“ gehen, fehlt mir das Vertrauen in die SPB.

    Antworten

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