Spesenmissbrauch – Auswirkung und Umgang als KMU

 

Spesenmissbrauch Massnahmen als KMUWie Sie vielleicht seit unserem Beitrag zum nicht aufgeführten MWST-Satz auf dem elektronischen Ticket bei der SBB wissen: Wir sind in der Pilotphase unserer Spesen App. Die App soll unseren Kunden das Sammeln und Eingeben von Spesen im Kontext zu unserem Buchhaltungs-Service massiv erleichtern. Da wir uns aufgrund dieses Projektes sehr detailliert mit dem Thema Spesen beschäftigen, kommen wir an vielen Facetten dieses Themas vorbei. Dabei gibt es auch den Spesenmissbrauch, der leider immer wieder einmal vorkommt – auch bei KMU.

Spesenmissbrauch geschieht häufiger als angenommen

Im Grundsatz ist der Spesenmissbrauch eine Form des Wirtschaftsdelikts. Die Association of Certified Fraud Examiners Inc. (ACFE) gab in einer Studie (2016) Zahlen bezüglich den hohen Kosten von Missbrauch im Unternehmen bekannt. Die Missbrauchs-Experten schätzen, dass in einer Organisationen im Durchschnitt circa 5% des Jahresumsatzes dem Missbrauch zum Opfer fallen. Spesenmissbrauch ist also ein Thema, worüber man sich durchaus einmal Gedanken machen sollte. Ist ein solcher Missbrauch systematisch angelegt, kann er zu erheblichem Schaden führen, denn meist ist der Missbrauch mit hohen Beträgen verbunden. Ein einfacher Weg zum Missbrauch und wohl auch der am häufigsten angewendete, ist derjenige über die Spesenabrechnung. Dabei kann der Missbrauch pro Person von wenigen bis zu vielen Tausend Franken reichen. Kleinere Missbrauchsfälle sind zum Beispiel: Bewusst teurere Restaurants aufzusuchen, als den Umständen angebracht und im Spesenreglement vorgesehen. Oder, bewusst eine bessere Reiseklasse für die Geschäftsreise zu wählen (z.B. First Class fliegen).

Spesenmissbrauch Blogbeitrag 5% Umsatzverlust

Bildrechte: Association of Certified Fraud Examiners Inc. (ACFE)

Was ist denn Spesenmissbrauch überhaupt?

In der Theorie könnte man den Spesenmissbrauch so beschreiben: Sobald jemand für die geschäftlichen Ausgaben mehr finanziellen Anspruch erhebt als grundsätzlich für die gegebene Situation angemessen wäre, befindet sich der Mitarbeiter im Bereich des Missbrauchs. Nach oben sind dem Missbrauch kaum Grenzen gesetzt: In der NZZ vom 29. Oktober 2018 (Der kühne Spesenritt einer Direktionssekretärin, Seite 13) wird der Fall einer ehemaligen Direktionsassistentin einer Grossbank, welche über acht Jahre hinweg ca. 1 Million CHF über Spesenausgaben veruntreut hatte, geschildert. Begonnen hat die Direktionsassistentin damit, dass sie private Ausgaben über „nur“ 571 CHF über ihre Spesen abgerechnet hatte. In den besten Jahren folgten dann Luxus-Reisen, Schönheitsoperationen und Einkäufe bei Juwelieren – alles über Spesen bezahlt. Wie sie das gemacht hat? Zum einen hat Sie ihre weit gefassten Spesen einfach unter die vielen Spesen der anderen Mitarbeiter gemischt und dem Direktor zur Unterschrift übergeben. Der Direktor hat die Spesen zwar visiert, dies aber eher beiläufig und im guten Glauben und Vertrauen, dass diese stimmig sind. Zum Zweiten geht das natürlich nur, wenn die Spesenausgaben allgemein hoch sind. Dies war bei dieser Grossbank gegeben. Nun steht die Dame deswegen vor dem Zürcher Gericht. Damit ist sie nicht alleine. Auch die kürzlich aufgefallene Geschichte eines ehemaligen Chefs einer Schweizer Grossbank zeigt einen ähnlich lockeren Umgang mit den Ausgaben von Spesen auf Geschäftskosten. Laut der ACFE Studie missbrauchen CEO und Eigentümer im Durchschnitt in zehnmal grösserem Ausmass als ein normaler Mitarbeiter. Dies ist aufgrund ihrer Macht-Position innerhalb einer Organisation (Zugang zu den Mitteln) sowie in Relation zum Einkommen nicht unbedingt überraschend. Für Unternehmen heisst dies aber, dass schwerer Missbrauch vor allem in der Chefetage entsteht. Und deshalb auch dort reglementiert werden sollte.

Wie kann man Missbrauch verhindern?

Die Spanne zwischen überrissenem Geschäftsessen und Einkauf beim Juwelier ist natürlich sehr gross. Der erste Fall würde wohl nicht viel Schaden verursachen, zudem ist das Erkennen solcher kleinen Missbräuche im Verhältnis sehr aufwendig zu bewerkstelligen. Eine kleine Veruntreuung ist aber oft nur der Start. Das missbräuchliche Verhalten ist häufig eine systematische Angelegenheit, welche über einen längeren Zeitraum in der Höhe des finanziellen Missbrauchs anwächst. Dabei sollten dann unternehmensinterne Schutzmechanismen und Prozesse aufgestellt sein um dieses Verhalten zu erkennen, bevor der Schaden ein zu grosses Ausmass annimmt.

Ich glaube dabei an zwei sich ergänzende Grundsätze:

  1. Eine klare, griffige und einfach zu vermittelnde Spesenregelung, welche alle Mitarbeiter bei denen Spesen anfallen, kennen. Dazu kommt natürlich, dass die Einhaltung der Regelung überprüft wird. Dies kann konstant oder im Rahmen von Stichproben angewendet werden. Bei höheren Ausgaben ist die Unterschrift durch den Vorgesetzten zu empfehlen. Im Falle unserer neuen Spesen App gibt es die Rolle als Admin und Spesenverantwortlichen, dieser kann die eingereichten Spesen elektronisch überprüfen und final freigegeben. Grundsätzlich gilt: Ein Prozess bei welchem eine oder mehrere unabhängige Personen die Spesenausgaben gegenprüfen und allenfalls visieren, kann möglichen Missbrauch gut unterbinden.
  2. Ich glaube, wenn sich die Mitarbeiter dem Unternehmen nahe und wertgeschätzt fühlen, sinkt der Anreiz das eigene Unternehmen betrügen zu wollen. Den Mitarbeitern ein grundsätzliches Vertrauen entgegen zu bringen, bewirkt oft, dass sich diese auch verantwortungsvoll verhalten.

 

Zusammenfassend: Spesenmissbrauch wird öfter betreiben als angenommen und somit durchaus ein Thema welches in Ihrem KMU auf der Agenda stehen sollte. Die Auswüchse können wir teilweise in der Presse lesen. Klar, Urlaub in der Karibik auf Spesen abzurechnen ist bei einem 25-Personen Unternehmen de facto nicht möglich. Aber auch kleinere Beträge können sich schnell summieren. Dazu rate ich Ihnen, ein einfaches aber solides Spesenkontrollsystem einzurichten. Dieses kann wohl gut 80% aller versuchten Missbräuche abwenden. Des Weiteren könnte ein Blick auf die Kultur und das Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern helfen. Wie fest fühlt sich der einzelne Mitarbeiter als Teil Ihres Unternehmens? Wenn diese Verbindung gegeben ist, so ist die Chance gross, dass sich die Mitarbeiter auch verantwortungsvoll verhalten.

 

Gra

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