Kreditkarten-Buchhaltung eines Online Shops

Folgender Blog ist ein angepasster Gastbeitrag unseres Partners Sascha Kürsi von wallee.

Mit zunehmendem Erfolg, der wachsenden Grösse Ihres Online Shops sowie der erhöhten Anzahl Bestellungen stehen Sie mit Ihrem Unternehmen vor der Herausforderung, wie Sie Ihre Prozesse verbessern und automatisieren können. Insbesondere in Branchen mit grossem Kostendruck stehen Webshop-Händler vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu automatisieren. Es stellt sich daher die Frage, wie die Buchhaltungsprozesse von Kreditkarten und anderen Zahlungsmitteln (PayPal, PostFinance, TWINT) in Ihrem Online Shop automatisiert werden können. Darauf werden wir in diesem Blogbeitrag eingehen und mögliche Ansätze liefern.

Mit dem Fortschritt der Digitalisierung und den damit verbundenen Chancen der Automatisierung können Händler aller Grössen Zeit und Geld sparen, wenn sie Automatisierungspotenziale erkennen und umsetzen. Insbesondere im Bereich der Kreditkarten-Buchhaltung eines Online Shops besteht ein solches Potenzial. Die Verbuchung der vielen verschiedenen Zahlungsmittel stellen grosse Herausforderungen für Händler dar.

Kreditkarten-Buchhaltung: Automatisierungspotenzial

Konkret sprechen wir von der Automatisierung der Mehrwertsteuerabrechnung sowie der Verbuchung von Umsätzen und Gebühren. Hier liegt die Herausforderung, dass diese über die verschiedenen Zahlungsarten realisiert werden. Auch die Automatisierung von Retourenprozessen und die damit verbundenen Zahlungsströme bieten einiges an Potenzial für eine Automatisierung.

Kreditkarten-Buchhaltung: Herausforderungen

Die Verbuchung von Kreditkartenumsätzen stellt Sie als Händler aus diversen Gründen vor Herausforderungen. Diese erfordern mit wachsendem Bestellvolumen viel manuelle Arbeit:

  • Zahlungen von Kreditkarten treffen verzögert und als Sammelbuchungen auf Ihrem Konto ein. Somit können Sie nur schwer eine Verbindung zwischen dem Geld auf dem Konto und den dafür verantwortlichen Geschäftsvorgängen/ Bestellungen herstellen.
  • Wenn Sie in verschiedene Märkte liefern und/ oder in verschiedenen Währungen, werden in den Sammelüberweisungen, Umsätze verschiedener Mehrwertssteuerklassen „versteckt“ sein. Sie können daher nicht einfach die ausbezahlten Beträge der Acquirer als Ertrag verbuchen. Umso mehr, da für die Mehrwertsteuer der Bruttoumsatz relevant ist. Die Kreditkarten-Kommissionen müssen als Ertragsminderung ausgewiesen werden.
  • Anhand der Zahlungseingänge lassen sich die relevanten MWST-Sätze nicht ermitteln. Es ist aufwändig, die Zahlungen den korrekten Mehrwersteuersätzen zuzuweisen.
  • Zahlungen des Acquirers treffen erst einige Tage später, nach Erbringung der Leistung, auf dem Bankkonto ein. Es kommt somit zu Abgrenzungsproblemen.
  • Abhängig vom Kartentyp werden unterschiedliche Gebühren verrechnet. Dieses Problem akzentuiert sich umso mehr, wenn Sie im Modell Interchange++ abrechnen. Die Gebührenstruktur der Kreditkarten Acquirer ist auch für gestandene Experten hochkomplex.
  • Ihre Kunden haben die Möglichkeit, Transaktionen anzufechten, sogenannte Charge Backs. Im Falle eines Charge Backs wird das Geld vom Acquirer zurückbehalten und mit Ihrer Auszahlung verrechnet. Dies erhöht den Abstimmungsaufwand und Sie haben allenfalls ein Interesse, diese Forderung auf anderen Wegen einzutreiben.

Aus den oben genanten Gründen resultiert eine klare Erkenntnis: Sie können die Einzahlungen auf dem Bankkonto nicht einfach als Umsatz verbuchen. Ausnahme: Sie haben garantiert nur einen Mehrwertsteuersatz (und damit auch kein Export) und Sie erkennen aus der Buchung direkt den korrekten Kommissionsbetrag.

Korrekte Verbuchung von Kreditkartenumsätzen

Wir sehen zwei Methoden, wie Sie die Umsätze von Kreditkarten in Ihrem Online Shop richtig verbuchen. In jedem Fall richten Sie sich für jedes Zahlmittel (Visa, Mastercard, American Express, PayPal, PostFinance, TWINT, etc) ein eigenes Konto in der Buchhaltung ein. Als Alternative können Sie ein Konto pro Acquirer (Beispielsweise; Debitor Six Payment Services, Debitor Swisscard, PayPal) erstellen.

1) Einzelmethode:

Sie verbuchen jede Transaktion in Ihrem Webshop einzeln in der Buchhaltung. Beim Verkauf eröffnen Sie einen Debitor gegenüber dem entsprechenden Acquirer oder der verwendeten Zahlungsart. Im Falle der Auszahlung auf Ihrem Konto liefern alle Acquirer sogenannte Auszahlungsreports. In diesen Reports finden Sie Informationen zur Bestellung und zum Auszahlungsbetrag. Anhand dieser Informationen schliessen Sie den Debitor und verbuchen die Kreditkartenzahlung.

Beispiel:

VerkaufDebitor SIX Payment Services / Warenertrag CHF (8% MwSt)200 CHF
MwStDebitor SIX Payment Services / zu zahlende MwSt16 CHF
BezahlungBank ZKB / Debitor SIX Payment Services216 CHF
KommissionKommissionsaufwand Kreditkarte / Bank5.94 CHF

Diese Methode ist aufwendig, weil für einen Geschäftsvorgang mindestens 4 Buchungssätze benötigt werden. Zudem führt es zu einer Aufblähung des Journals. Da für jede Bestellung mindestens oben genannte Buchungssätze erstellt werden müssen.

2) Nebenbuch:

Als Alternative für die Kreditkarten-Buchhaltung eines Online Shops können Sie den Webshop als Nebenbuch betrachten. Dabei verbuchen Sie die Umsätze nach Mehrwertsteuer aufgeschlüsselt jeweils am Ende einer Periode (beispielsweise eines Monats). Die Umsatzdaten stammen in den meisten Fällen aus dem Export aller Bestellungen Ihres Online Shops oder der Anbindung Ihres Shops an Ihre Buchhaltungssoftware. Die erhaltenen Zahlungen verbuchen Sie dann jeweils direkt auf die Debitorenkonten. Im Buchungssatz der Überweisung finden Sie in der Regel auch gleich die Kommissionsbeträge.

Verkauf InlandDebitor SIX Payment Services / Warenertrag CHF (8% MwSt)20’000 CHF
Verkauf ExportDebitor SIX Payment Services / Warenertrag CHF (0% MwSt)45’000 CHF
MwStDebitor SIX Payment Services / zu zahlende MwSt1’600 CHF
Bezahlungseingänge*Bank ZKB / Debitor SIX Payment Services756 CHF
KommissionKommissionsaufwand Kreditkarte / Bank15.94 CHF

Das Problem dieser Methode: Sie haben keine Kontrolle auf Stufe der Einzeltransaktion und somit auch keine Informationen über Charge Backs. Zudem arbeiten Sie dabei mit Durchlaufkonten, welche eine komplexe Abstimmung mit sich bringen können. Trotz allem bleiben auch immer noch relativ viele manuelle Buchungen und damit verbundener Abstimmungsaufwand übrig.

Buchhaltungslösung für Ihren Webshop

Automatisiertes Nebenbuch (wallee) & Integration in Run my Accounts:

Wickeln Sie Ihre Transaktionen über wallee ab und erhalten Sie am Ende der Periode einen detaillierten Auszug. Diesen können Sie so dann direkt in Ihre Buchhaltung bei Run my Accounts einlesen. Ja genau, durch eine einfache Übermittlung zwischen wallee und Run my Accounts, können wir eine komplette Buchhaltungslösung für Ihren Webshop und Ihr Unternehmen bieten. Von der Verbuchung einer Verkaufstransaktion im Webshop hin bis zum Steuer- und Jahresabschluss Ihres Unternehmens. Die Kombination von wallee und Run my Accounts macht dies möglich.

Kreditkarten-Buchhaltung eines Online Shops automatisieren

Kreditkarten-Buchhaltung eines Online Shops automatisieren

Egal welche der oben genannten Methode Sie für die Kreditkarten-Buchhaltung eines Online Shops schlussendlich wählen. Es verbleibt relativ viel manuelle Arbeit oder Sie nehmen einen Transparenzverlust in Kauf. Unser Partner wallee bietet Ihnen Abhilfe und eine solide Lösung für dieses Problem:
Mit wallee werden die beschriebenen manuellen Arbeiten vollkommen zu automatisiert erledigt. Bei der Verarbeitung von Transaktionen via wallee sind alle Informationen Ihrer Bestellung inkl. Mehrwertsteuersatz vorhanden. Sie wissen also genau, was Ihre Kunden zu welchem Steuersatz und Bruttobetrag gekauft haben. Sofern Sie die Transaktionen via wallee verarbeiten, kann wallee zudem automatisiert die Auszahlungsdaten des Kreditkarten-Acquirers einlesen und den Transaktionen zuordnen. Somit sparen Sie sich die manuelle Verbuchung der Umsätze und haben gleichzeitig eine einfache Integration Ihrer Buchhaltung für Ihren Webshop realisiert.

Transparenz:

Mit wallee finden Sie alle Informationen gesammelt an einem Ort: Wann auf welches Konto und zu welchen Gebühren Geld überwiesen wurde. Alles geschieht vollkommen automatisch, da wallee die Reconciliation Files der Kreditkarten Acquirer, PayPal, PostFinance, TWINT, Rechnungsanbieter, CAMT Files, etc. vollständig automatisiert einlesen und verarbeiten kann.

 

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Beratungsgespräch zur Buchhaltung eines Online Shops ausmachen:

Gern beraten wir Sie in einem unverbindlichen Online-Gespräch über die Möglichkeiten der Buchhaltung für Ihren Webshop. Füllen Sie einfach das Formular aus und wir melden uns schnellstmöglich wegen eines Termin bei Ihnen zurück.


Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen.


 

Gra

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