Manchmal erhalten wir von unseren Kunden Belege, auf denen Angaben fehlen oder die wir nicht abschliessend interpretieren können, um eine korrekte Verbuchung oder Zahlungsaufbereitung sicherzustellen. Nachdem wir von unseren Kunden viel positives Feedback zum im Januar 2020 lancierten Modul zur Bereinigung unklarer Bankkonto-Transaktionen erhalten haben, hat uns dies bestärkt, ein Pendant für unklare Belege zu entwickeln. Das neue Modul ist mit dem Release von gestern Abend Live gegangen.
Das neue Modul zur Abklärung unklarer Belege soll überflüssigen E-Mail-Austausch zwischen Kunden und Online-Buchhalter ersetzen und so für eine Zeitersparnis auf Nutzerseite und Effizienzsteigerung bei Run my Accounts sorgen. Dem Kunden werden nur Sachverhalte zugewiesen, welche Belegverarbeiter oder Online-Buchhalter selber nicht klären können.
Wozu gibt es das Modul zur Abklärung unklarer Belege?
Es wäre schön, wenn alle Buchungs-Belege immer ganz einfach zu verstehen und vollständig klar wären. Das ist in den meisten Fällen so – jedoch nicht in allen. Eine Buchhaltung besteht selten nur aus Belegen, die so ohne weiteres wie eine Swisscom- oder Vaudoise Rechnung verbucht werden können. Manchmal sind die Sachverhalte komplexer zu verstehen. Oder es kann sein, dass der Beleg unvollständig ist, Angaben wie Bankkonto oder MWST falsch sind, Zahlungsangaben fehlen, etc. In solchen Fällen benötigt der Buchhalter für eine ordnungsgemässe Buchführung eine Interpretationshilfe durch den Ansprechpartner beim Kunden oder weitere Angaben.
Bis anhin haben sich unsere Online-Buchhalter per E-Mail oder per Telefon bei den Kunden gemeldet, um Unklarheiten mit Belegen zu klären. Dies ist ineffizient und mit zeitlichen Verzögerungen verbunden.
So funktioniert das neue Modul
Nun können Diskussionen zu unklaren Belegen in einer To Do Liste gleich im Kontext zum Beleg nachvollziehbar für alle geführt werden. Sind weder unsere Algorithmen, noch unsere Belegverarbeiter, noch in einer weiteren Stufe der persönliche Online-Buchhalter in der Lage, einen Beleg mit ausreichender Sicherheit korrekt zu verbuchen, kommt das neue Modul zur Anwendung:
- Der für die Belege zuständige Ansprechpartner beim Kunden erhält eine E-Mail, dass es einen unklaren Beleg gibt und wir weitere Angaben benötigen.
- Der zu klärende Beleg erscheint auf einer To Do Liste im Service-Tab unserer Software mit einer Frage.
- Der Kunde kann unsere Frage in einem Chat-Fenster beantworten.
- Die Antwort gelangt an den Online-Buchhalter, der die Verbuchung vornehmen kann.
- Fragen und Antworten werden zusammen mit der Buchung in der Online-Buchhaltungs-Software gespeichert, was vor allem Revisoren freuen wird.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dem neuen Modul für unklare Belege einen noch effizienteren Buchführungs-Service anbieten können. Haben Sie weitere Ideen, Wünsche oder Ideen? Wir freuen uns schon jetzt über Ihr Feedback: dieses können Sie direkt an unsere Entwickler über die Sprechblase oben rechts in unserer Online-Buchhaltungs-Software abgeben.
