Automatisierung: Wir haben unsere Zapier Integration erweitert

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Seit 2014 ist Run my Accounts mit Zapier verbunden und gehörte damals zu den ersten 250 Anbietern die mit der Plattform verbunden waren. Seither ist die Funktion bei unseren Kunden sehr beliebt geworden und wird mehr und mehr benutzt. Deshalb haben wir uns entschieden, unsere Zapier-Integration mit 2 nützlichen neuen Actions zu ergänzen: Rechnungen mit mehreren Positionen und die Erfassung von Debitoren-Zahlungen.

Was ist Zapier und was bringt es mir?

Zapier ist eine universelle Schnittstellen-Plattform, über welche Sie mehrere Tausend Software-Produkte mit wenigen Klicks verbinden können. Wenn eine Software eine Schnittstelle zu Zapier anbietet, dann können sie Daten ganz einfach mit anderen Software-Produkten austauschen, die ebenfalls an die Plattform angeschlossen sind. Die Prozess-Automatisierung im Unternehmen wird so zum Kinderspiel. Wenn Sie z.B. Salesforce als CRM verwenden, können Sie neue Kontakte für ihre Mailingliste per Zapier in Mailchimp erfassen und den Vorgang noch in einem Slack Channel bestätigen lassen. So sparen Sie sich viel Zeit ein für lästige Admin-Arbeit.

Auch in der Buchhaltung kann Zapier helfen, Arbeitsschritte zu eliminieren.

Rechnungen mit mehreren Positionen

Neu können Sie bei Run my Accounts Rechnungen mit beliebig vielen Positionen über Zapier erfassen – bisher war nur eine Sammelbuchung möglich. Dies erledigen Sie über die Action „Create AR Invoice With Line Items“. Diese Zapier Action ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie alle oder einen Teil Ihrer Rechnungen in einem anderen System erstellen, das an Zapier angebunden ist.

Einer unserer Kunden zum Beispiel verwaltet sein Lager mit Zoho Books. In der Sekunde, wo er eine Rechnung aus Zoho an einen Kunden verschickt, wird diese in Run my Accounts eingebucht. Dabei können auch unterschiedliche Kontierungen oder MWST Sätze pro Rechnungsposition berücksichtigt werden.

Shopify ist ein äusserst beliebter und einfach aufzubauender Webshop. Mehrere unserer Kunden haben Shopify mit ihrer Run my Accounts Buchhaltung verbunden. Löst ein Kunde eine Bestellung aus, wird diese direkt bei Run my Accounts eingebucht. Jetzt neu auch mit einzelnen Artikel-Positionen.

Zapier Stripe mit Run my Accounts verbinden

Ist eine Rechnung einmal bei Run my Accounts verbucht, können sie einem Kunden einen ESR Einzahlungsschein oder eine QR-Rechnung zustellen. Auch dieser Schritt lässt sich dank einer API-Funktionalität von Run my Accounts vollständig automatisieren: Über die GET Action von Zapier können Sie den Einzahlungsschein von Run my Accounts beziehen und z.B. per E-Mail weitersenden.

Debitoren-Zahlungen einbuchen

Wird eine Debitoren-Rechnung bezahlt, können Sie die Zahlung der Rechnung per Zapier zuordnen. Dies machen sie mit der neuen Action „Create AR Payment“. Diese Funktion ist vor allem dann relevant, wenn Ihre Kunden Rechnungen mit Kreditkarte oder in Bar bezahlen.

Beispiel: Sie nutzen Stripe und möchten, dass Zahlungseingänge automatisch verbucht werden. Ab sofort können Sie dies mit Zapier lösen. Nicht nur das: auch Kreditkarten-Kommissionen können sie mit dieser Action automatisch verbuchen. Dazu schalten Sie die Action einfach zweimal hintereinander ein und gleichen den Debitoren zuerst mit dem Nettobetrag und dann mit der Kommission aus.

Dank Zapier ist Potential der Automatisierung riesig

Per Zapier lassen sich auch PDF-Dokumente (Lieferscheine, Rechnungen, Einzahlungsscheine, …) aus der Buchhaltung automatisch in Google Drive, Dropbox abgelegen oder per E-Mail verschicken (GET Request von PDFs). Deshalb können viele unserer Kunden dank den beiden neuen Actions auf Zapier den Debitoren-Prozess weitestgehend automatisieren.

Brauchen Sie Beratung, wie Sie Ihren Debitorenprozess am besten Dank Zapier automatisieren? Dann melden Sie Sich gerne bei Ihrem Online-Buchhalter!

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