Wundert sich in diesem Land eigentlich niemand darüber, wieso selbst digitalaffine KMU ihre Buchhaltung noch immer in Papier-Form führen? Das Problem hat einen Namen: Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Diese Verordnung fordert zur digitalen Archivierung von Belegen komplizierte und teure Verfahren: Belege müssen mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden. Nur ganz wenige KMU sind finanziell, organisatorisch oder technisch in der Lage, einen solchen Prozess nach diesen Anforderungen zu betreiben. Deshalb fordern wir den Bundesrat in unserer Petition auf, die GeBüV zu revidieren. Ziel dieser Revision: Alle KMU können ohne weiteres von der digitalen Buchhaltung profitieren.
Machen Sie mit und unterzeichnen Sie unsere Petition:
Um was geht es uns?
Die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung
Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) fordert in Art. 9 Abs. 1 lit. b komplizierte Verfahren zur digitalen Aufbewahrung von Unterlagen: Belege sollen mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden, damit diese auf handelsüblichen Speichermedien archiviert werden dürfen. Darüber hinaus müssen die Verfahren dokumentiert und Logfiles gespeichert werden. Das von der Verordnung geforderte Verfahren ist für die meisten KMU zu teuer:
- Nur schon das geforderte GeBüV-Zertifikat kostet für 3 Jahre CHF 3800.
- Hinzu kommt ein Zeitstempel-Service, für den KMU mehrere Rappen pro Dokument bezahlen müssen.
- Ausserdem wird eine geeignete Signatur-Software benötigt, die in den meisten Fällen ebenfalls einige tausend Franken in der Anschaffung und zusätzlich für den Betrieb kostet.
- Das Verfahren ist derart komplex und muss entsprechend dokumentiert werden, dass ein Unternehmen für die Einrichtung der Lösung einen Spezialisten anheuern muss, der in der Regel mehr als CHF 10’000 für seine Dienstleistungen verrechnet.
Will sich ein KMU an die vom Bund vorgegebenen Regeln halten – und das sollte man in der Schweiz ja eigentlich voraussetzen, dann gehen die Kosten für eine korrekte digitale Archivierung in die Zehntausende von Franken.
Und da fragt sich noch jemand, wieso solche Lösungen bei Schweizer KMU nicht zum Einsatz gelangen und die Schweizer KMU zu wenig für die Digitalisierung vorbereitet sind…?
Widersprüchliche Anforderungen der Ämter
Die ESTV Hauptabteilung MWST hat auf einer Webseite bekanntgegeben, dass sie die Papierrechnung der gescannten Papierrechnung und der elektronischen Rechnung gleichstellt. Die ESTV fordert entgegen der Vorschrift der GeBüV keine digitale Signatur in ihren Kontrollen. Die ESTV schreibt, dass der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit als erbracht gilt, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff OR eingehalten sind.
Leider aber orientieren sich andere Behörden auch auf kantonaler Ebene weiterhin an den Massstäben der GeBüV – was ja eigentlich nicht verwunderlich ist. Denn eine Verordnung ist für alle verbindlich.
Die Widersprüche zwischen der GeBüV und den Regeln einzelner Behörden schaffen Rechtsunsicherheit.
Das Resultat: Papierbuchhaltung
Nicht zuletzt aufgrund dieser Rechtsunsicherheit (wer will sich schon nicht konform mit der Geschäftsbücherverordnung verhalten…?) gehen die meisten KMU den sichersten und pragmatischen Weg: Sie führen ihre Buchhaltung weiterhin zu 100% in Papierform. Denn gemäss GeBüV Art. 9 Abs. 1 lit. a ist dies bedenkenlos und ohne komplizierte Verfahren möglich.
Dies entspricht denn auch unseren Erfahrungen: Nach wie vor verarbeiten wir bei Run my Accounts sehr viele Scans von Buchungsbelegen. In einer Umfrage haben uns mehr als 50% der befragten Unternehmen angegeben, zwischen 60 und 100% aller Rechnungen in Papierform zu erhalten.
Das Potential der digitalen Buchhaltung
Dabei wäre das Potential einer digitalen Buchhaltung riesig!
- Die Verwendung von strukturierten Formaten in digitalen Belegen (z.B. eBill und ZUGFeRD) ermöglicht eine automatische Verbuchung. Das reduziert die Administrationskosten erheblich und macht die KMU wettbewerbsfähiger.
- Finanzielle Informationen können anhand digitaler Belege einfacher, schneller und präziser aufbereitet werden. Die so geschaffene finanzielle Transparenz erlaubt es, wichtige Entscheidungen über die Zukunft des KMU auf einer solideren Zahlenbasis zu fällen.
- Das gesamte Beleghandling wird schlanker: sowohl das Management des Posteingangs, die Freigabe-Prozesse und der Zahlungsverkehr werden dank digitalen Belegen entschlackt.
- Die Ablage als auch die Suche nach Belegen im Archiv wird bei digitalem Beleghandling erheblich vereinfacht.
- Der Papierverbrauch wird reduziert und die Umwelt geschont.
Könnten KMU bedenkenlos ohne technische und finanzielle Hürden Belege einfach digital speichern, dann würde die digitale Transformation wesentlich schneller vorankommen. Dies würde den KMU, innovativen Anbietern und dem Standort Schweiz insgesamt nützen!
Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Grossteil der Buchungsbelege in digitaler Form den Empfänger erreicht. Der Umweg über ein Papier ist heute nicht mehr zeitgemäss und er steht einer effizienteren Arbeitsweise im Weg.
Wir fordern in der Petition: Revision der GeBüV
Wir wollen den Bundesrat auf dem Weg einer Petition bitten, die GeBüV einer Revision zu unterziehen: Unterlagen sollen ohne digitale Signatur oder ähnlichen Verfahren auf veränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden können, sofern der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach OR 957ff erbracht werden kann.
Eine digitale Signatur von Belegen oder der Einsatz ähnlicher Verfahren sollen freiwillig sein. Grundsätzlich sind wir von der Lösung einer digitalen Signatur überzeugt. Denn diese verbessern die Rechtssicherheit: Es kann nachgewiesen werden, dass ein Beleg seit der digitalen Signierung nicht mehr verändert wurde. Es ist aber aus unserer Sicht unnötig, diese von der GeBüV geforderte, komplexe und stark regulierte Lösung anzuwenden. Grundsätzlich würde jedes auf dem Markt erhältliche Signaturverfahren die Rechtssicherheit erhöhen.
Mit dieser Anpassung sollen digital empfangene Rechnungen und sonstige Belege problemlos auf einem handelsüblichen Speichermedium oder in der Cloud archiviert werden können.
Weil letztlich bei einer Revision immer der Einzelfall betrachtet wird, genügt es aus unserer Sicht, dass der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach OR 957ff erbracht werden. Dies kann z.B. anhand einer Bestellung oder eines der Rechnung zugrundeliegenden Vertrags erfolgen. Wenn diese Anforderung der ESTV genügt, wieso soll sie denn nicht auch jeder anderen Behörde genügen?
Wir sind davon überzeugt, dass eine Herabsetzung der Anforderung die Digitalisierung von Schweizer KMU erheblich voranbringen kann. Deshalb fordern wir vom Bundesrat:
KMU modernisieren – Buchhaltung digitalisieren!
Was wir von Ihnen brauchen: eine Unterschrift!
Sie unterstützen unser Vorhaben ganz einfach, indem Sie unsere Petition unter diesem Link digital unterzeichnen:
Weitere Informationen zur Petition:
- Hier finden Sie den Brief, den wir der Bundeskanzlei nach Abschluss der Petition überreichen werden.
- Medienmitteilung
Vielen Dank für Ihren Beitrag zur Digitalisierung der Schweizer KMU!
Update – zu unserer Petition sind folgende Presseberichte erschienen:
