Buchhaltungs-Umfrage: Wie machen Schweizer KMU Buchhaltung?

Die Resultate unserer Buchhaltungs-Umfrage 2020 haben mich überrascht! Geschäftsführer von Schweizer KMU sind passionierte Buchhalter. Gesetzeskonformität ist zweitrangig – die Buchhaltung muss in erster Linie billig sein. Und die Digitalisierung ist in der Buchhaltung von Schweizer KMU noch kaum angekommen. Unsere Buchhaltungs-Umfrage 2020 haben wir in diesem Sommer zusammen mit unserem Partner GRYPS Offertenportal durchgeführt.

Wer ist der Buchhalter? Der Geschäftsführer!

Geschäftsführer scheinen Buchhaltung zu lieben! In 47% der befragten Unternehmen führt der Geschäftsführer höchst persönlich die Bücher. ​Vor allem bei kleineren Unternehmen sind die Geschäftsführer federführend beim Buchhalten. Erstaunlich ist, dass auch im Segment der Unternehmen in der Grösse von 5 bis 10 Mitarbeitern noch immer knapp 40% der Chefs die Bücher selber führen. Ein externer Treuhandprofi übernimmt in lediglich 19% der befragten KMU die Buchhaltung.

Buchhaltungs-Umfrage 2020: wer führt die Finanzbuchhaltung?

Immerhin: Je komplexer und formeller die Tätigkeit in der Buchhaltung, desto eher werden Treuhandexperten hinzugezogen, z.B. bei Mehrwertsteuer (33%), Jahresabschluss (42%) oder bei den Steuern (45%).

Wir fragen uns: ist es wirklich sinnvoll, dass der Geschäftsführer seine wertvolle Zeit mit der aufwändigen Buchhaltungs-Arbeit und der Administration verschwendet? Oder wäre es nicht sinnvoller, wenn sich der Geschäftsführer auf seine Kunden fokussiert und sich mit der Steigerung des Umsatzes befasst?

Buchhaltung ist auch zeitintensiv! In unter 4 Stunden pro Monat ist eine Buchhaltung nur in wenigen Fällen erledigt – dies selbst bei den kleinsten Unternehmen, die an der Buchhaltungs-Umfrage teilgenommen haben:

Wie viel Zeit erfordert die Erstellung Ihrer Buchhaltung ingesamt?

Buchhaltung muss billig sein!

Die Begründung, wieso die Buchführung in vielen Fällen durch den Geschäftsführer gemacht wird, dürfte darin liegen, dass die Buchhaltung in erster Linie billig sein muss. Dies bringen die Teilnehmer der Buchhaltungs-Umfrage eindeutig zur Geltung: 57% erachten die tiefen Kosten als wichtigen Faktor. Vielleicht ist auch dies mit ein Grund, wieso sich die Geschäftsführer der Buchführung selber annehmen: Sie empfinden die eigene Zeit als nicht sehr kostbar und sind dadurch bereit, die Buchhaltungs-Arbeit selber zu leisten.

Dabei fällt besonders auf, dass die tiefen Kosten noch vor der Gesetzeskonformität priorisiert werden. Angesichts der Folgen, die aus einer mangelhaft geführten Buchhaltung (Bussen oder gar Gefängnisstrafen) drohen können, finden wir diese Haltung vieler KMUler doch recht erstaunlich.

Der Wunsch, die Administration nicht ausufern zu lassen und im Bereich der Buchhaltung möglichst einfache Prozesse zu haben, ist gross. Dies korreliert wohl auch mit dem Verlangen nach tieferen Kosten in der Buchhaltung. Eine Buchhaltung, die sich möglichst von selbst erledigt, somit tiefe Kosten verursacht, korrekt und dabei erst noch tagesaktuell ist – das wäre die Traumvorstellung der Unternehmen.

Buchhaltungs-Umfrage 2020: Was erachten Sie als wichtig an ihrer Buchhaltungs-Lösung?

Und wie steht es um die Qualität?

Möglicherweise geht die billige Buchhaltungs-Lösung auf Kosten der Qualität. Dies zeigt unsere Buchhaltungs-Umfrage. Der Einsatz von fachlich ungenügend ausgebildeten Personen bewirkt, dass die Buchhaltungen nicht in bester Qualität daherkommen. Auf der Skala von 0-4 bewerten die Teilnehmer ihre Buchhaltung im Durchschnitt mit einer 3.3. Lediglich 44% der Teilnehmer erachten die Qualität ihrer Buchhaltung als hoch.

Buchhaltungs-Umfrage 2020: Die Qualität meiner Buchhaltung schätze ich wie folgt ein

Kann man sich auf die Zahlen der Buchhaltung verlassen?

Die Buchhaltung wird vor allem für die Steuer-Abrechnung geführt. Auf einer Skala von 0-4 schätzen sich die Teilnehmer der Buchhaltungs-Umfrage bei einer 2.8 ein, wenn es darum geht, die Buchhaltung für unternehmerische Entscheidungen (z.B. Einstellung neuer Mitarbeiter, Entscheid über Investitionen) zu nutzen. Besonders kleine KMU erkennen das strategische Potenzial der eigenen Bücher nicht. Der Blick auf den Saldo des Bankkontos muss oft genügen. Damit vergeben sich aus unserer Sicht viele die Möglichkeit, anhand von Zahlen fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Möglicherweise liegt das auch daran, dass die Buchhaltungen zu wenig aktuell sind. Ausserdem ist nur eine qualitativ hochwertige Buchhaltung wirklich aussagekräftig.

Meine Buchhaltung nutze ich für unternehmerische Entscheidungen

Buchhaltung ist nicht digital …

Als “digital” kann die Buchhaltung in Schweizer KMU nicht bezeichnet werden. Die Belege in Papierform sind noch immer der Standard. Über die Hälfte der Befragten (55%) schätzen den Anteil der Belege in Papierform noch immer auf mindestens 60% – 100%. 34% der Unternehmen ordnen den Anteil der digitalen Belege gar auf unter 20% ein.

Buchhaltungs-Umfrage 2020: Digital oder Papier? Wie hoch ist der prozentuale Anteil an Belegen, den Sie in Papierform erhalten?

Warum ist das so? Der Grund dafür könnte sein, dass bis Ende 2017 extrem hohe Anforderungen an digitale Belege gestellt wurden. Ohne digitale Signatur konnte es passieren, dass ein elektronischer Beleg von den Steuerbehörden nicht akzeptiert wurde und so der Aufwand oder die Vorsteuer nicht zum Abzug berechtigt war. Seit 2018 behandelt die ESTV digitale Belege als gleichwertig zu Papierbelegen.

Die Buchhaltung in Schweizer KMU setzt sich überwiegend aus Papierbelegen statt eingescannten Digitalbelegen ab. Immerhin: Auch wenn die digitale Welle in der buchhalterischen Tätigkeit noch eher am Anfang zu stehen scheint, zeichnet sich bei den befragten Schweizer KMU eine positive Haltung ab: 70% der Befragten glauben, dass die Digitalisierung den Aufwand in der Buchhaltung verringert:

Ich erwarte, dass die Digitalisierung den Aufwand in meiner Buchhaltung verringert

… und auch nicht online

Offline-Buchhaltungsprogramme dominieren die KMU-Landschaft. Online-Buchhaltungen sind bei den befragten Unternehmen noch weniger verbreitet: Nach wie vor führen 60% der Teilnehmer der Buchhaltungs-Umfrage ihre Bücher auf einer lokal installierten Software.

Buchhaltungs-Umfrage 2020: In der Cloud oder offline?

​Diese Dominanz der Offline-Buchhaltung liegt vermutlich darin, dass viele Geschäftsführer die Buchhaltung selber führen wollen und an Kollaborationen oder Teilen der Daten mit einem Treuhänder kein grosses Interesse zeigen. Ein einfaches Offline-Finanzbuchhaltungs-Programm ist günstiger als eine ausgebaute Online-Buchhaltungssoftware. Wird die Buchhaltung extern von einem Treuhänder geführt, gewährt eine Offline-Buchhaltung keinen direkten Zugriff in die Bücher, der gemäss Befragung vielen KMU wichtig ist.

Beim Outsourcing dominiert die Schuhschachtel-Buchhaltung

Wird die gesamte Buchhaltung an einen Treuhänder ausgelagert, dann findet dies meist in der Form der „Schuhschachtel-Buchhaltung“ statt: Alle Belege werden in einen Karton gelegt, der periodisch dem Treuhänder geschickt wird, damit dieser die Buchungen nacherfassen kann. Eine “Schuhschachtel-Buchhaltung” ist weder aktuell noch unterstützt sie die Prozesse wie die Zahlungseingangskontrolle noch den den Zahlungsverkehr.

Buchhaltungs-Umfrage 2020: Service Ihres Treuhänders?

Dabei gäbe es auch ganz andere Möglichkeiten der Auslagerung der Buchhaltung, wie das Run my Accounts seit Jahren macht: Run my Accounts bietet ein Outsourcing an, welches dank Einsatz digitalisierter und automatisierter Prozesse in etwa gleich günstig ist wie die Schuhschachtel-Buchhaltung. Demgegenüber bietet diese Art der Buchhaltung jedoch wesentlich mehr Komfort und Tagesaktualität und vor allem eine wesentliche Entlastung interner Stellen.

Ein grosses Dankeschön an alle Teilnehmer unserer Buchhaltungs-Umfrage!

Wir bedanken uns bei den vielen Teilnehmern an der Buchhaltungs-Umfrage. Unsere Online-Buchhalterin Tamara hat sich als Glücksfee betätigt und unter den Teilnehmern ein iPad verlost. Gewonnen hat O. R. von der Firma K. GmbH. Herr R. – wir werden Ihnen das iPad zusenden!

Hier geht es zu unserer Medienmitteilung.

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